Liquidität sichern: Loch in der Hebammenkasse stopfen

Der für viele schönste Beruf der Welt hat einen entscheidenden Nachteil: In den Kassen vieler Hebammen klafft ein Loch. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von unzureichender Vergütung und unbezahlter Büroarbeit über hohe Versicherungsbeiträge bis hin zu formalen Fehlern oder Fristversäumnissen bei der Abrechnung, die zu Honorarkürzungen führen. Das Berufsbild der Hebamme ist gesellschaftlich wertvoll, aber wirtschaftlich prekär, besonders in der freiberuflichen Tätigkeit.

Vielfältige Absetzungsgründe reißen Loch in die Hebammenkasse

Die Vielfalt der Ursachen, die ein Loch in die Hebammenkasse reißen, spiegelt sich in der Vielzahl der Gründe, aus denen die gesetzlichen Krankenkassen Abrechnungen abweisen. Die häufigsten Absetzungsgründe sind formaler Natur: Da fehlen Unterschriften der Versicherten, gesetzlich vorgegebene Fristen werden nicht eingehalten, wenn etwa eine Wochenbettbetreuung nach der 12. Woche abgerechnet wird, oder Leistungen werden der falschen Positionsnummer zugeordnet oder nach veralteter Gebührenverordnung abgerechnet. Ebenfalls abgewiesen werden beispielsweise nicht stimmige zeitliche Abstände zwischen Geburtsvorbereitungskurs und Wochenbettbesuchen, Leistungen außerhalb der vertraglich geregelten Zeiten vor der 24. Schwangerschaftswoche oder nach dem regulären Leistungszeitraum sowie fehlende Versichertenangaben, Kurs- oder Vertretungsdokumentationen. Die Folge sind Honorarkürzungen trotz erbrachter Leistungen, investiert die Hebamme nicht in wiederum unbezahlte zeitaufwändige Rückfragen bei der Krankenkasse, nachträgliches Einreichen fehlender Dokumente, Korrekturen und Neuanträge. Wertvolle Arbeitszeit geht so für die Betreuung der Frauen verloren – nicht zuletzt, weil klare Aussagen der Kostenträger zu den Kürzungsgründen in der Regel nicht mit der Absetzung zurückkommen.

Papierkram per Mausklick erledigen

Hebammen lieben das Papier. Wo es im Zuge digitalisierter Prozesse überall auf dem Rückzug ist, halten sich Quittierungsbögen, handschriftliche Unterschriften sowie manuell erstellte Dokumentationen und Rechnungen hartnäckig in der Schwangerschafts- und Wochenbettbetreuung. Dabei sind die werdenden und frischgebackenen Mütter mit digitalen Prozessen in ihrem Alltag längst bestens vertraut. Abläufe lassen sich mit einer Hebammensoftware, wie die von Optica-Partner Hebamio, deutlich verschlanken, wenn der Papierkram etwa per Mausklick direkt beim Hausbesuch am Tablet digital erledigt werden kann. Termine können automatisiert im digitalen Terminkalender rund um die Uhr gebucht, On-Demand-Kurse jederzeit abrufbar angeboten und die elektronische Leistungsbestätigung (eLB) per Mausklick eingeholt werden. Einige Krankenkassen sind Vorreiter und ermöglichen die Patientenbestätigung über die Zusammenarbeit mit ihrer Hebamme über eine App. So wird es auch möglich, Honorare bereits nach drei bis fünf Tagen überwiesen zu bekommen, statt wie bisher erst nach guten sechs Wochen mit Einreichen einer Sammelrechnung, die über mehrere Monate zusammengestellt wurde. Das geht, weil Rechnungen schnell und unkompliziert mit Hebamio papierlos über die nahtlose Anbindung an Optica als Abrechnungsdienstleister versendet werden können. Werden Rechnungen häufiger bei den Kostenträgern eingereicht, fließt auch regelmäßig Geld in die Hebammenkasse.

Mit Software Absetzungsgründe von vornherein umgehen

In der digitalisierten Praxis müssen Hebammen in ihrer Software nur noch die Leistungen beschreiben. Das Programm erstellt dann per Mausklick die Rechnung und zieht sich anhand der Dokumentation automatisch die korrekte Positionsnummer. Auch das Kilometergeld wird automatisch berechnet und garantiert nicht mehr vergessen. Das optimiert auch die Privatabrechnung. Mit Softwareunterstützung lässt sich eine Vielzahl der Absetzungsgründe von vornherein umgehen, denn das Tool weist auf etwaige Unstimmigkeiten in der Abrechnung hin. Eine fortlaufende Liquidität ist dann auch deswegen gesichert, weil Abrechnungsdienstleister den Gesamtbetrag auf Wunsch zu einem vereinbarten Termin oder per Sofortauszahlung innerhalb von 48 Stunden überweisen. Dabei kümmern sie sich um das Kostenträger- und Forderungsmanagement, so dass zeitraubende Rückfragen an die Krankenkassen entfallen und die Privatpatientenbeziehung auch bei geringer Zahlungsmoral nicht unnötig belastet wird. Um Unterschiede in der Abrechnung sowie aktualisierte Konditionen je Krankenkasse müssen sich Hebammen so auch nicht mehr selber kümmern. Auch eine Aufgliederung der Abrechnung nach Kostenträgern entfällt. Dabei ist es möglich, den Umfang der Zusammenarbeit mit dem Abrechnungsdienstleister nach den individuellen Anforderungen zu gestalten.

Jede vermiedene Absetzung bedeutet gesichertes Einkommen

Digitalisierte Prozesse, abgebildet in einer Hebammensoftware mit Abrechnungsmodul, unterstützen Hebammen nicht nur in ihrem Zeitmanagement, sondern tragen auch merklich zu ihrer finanziellen Absicherung bei. Die Software prüft die Plausibilität der Eingaben und verhindert formale Fehler, z.B. bei den Leistungszeiträumen, fehlenden Unterschriften oder falschen Gebührenziffern. Das reduziert Absetzungen erheblich und jede vermiedene Rückweisung bedeutet gesichertes Einkommen. Dabei lassen sich Abrechnungen mit wenigen Mausklicks erstellen und schnell digital einreichen. Damit reduziert sich der zeitliche Aufwand und die Patientinnen mit ihren Babys rücken wieder mehr in den Fokus der Arbeit. Die Software zeigt alle erfassten, abgerechneten und offenen Leistungen auf einen Blick an: So behalten Hebammen den Überblick über ihre Honorare und können gezielt nachfassen, wenn Zahlungen ausbleiben. Bei Rückfragen oder Ablehnungen unterstützt die Software, Korrekturen schnell vorzunehmen. Aktuelle Gebührenordnungen und Abrechnungsrichtlinien sind automatisch hinterlegt, so dass Fristen und Verträge nicht mehr manuell im Blick behalten werden müssen. Alle Abrechnungen und Leistungsnachweise werden systematisch digital archiviert und relevante Dokumente sind auch für die Steuererklärung oder Prüfungen schnell auffindbar. Dabei kann das Papierarchiv im Keller Platz machen für eine sinnvolle Nutzung, etwa einen neuen Kursraum.

Damit nicht nur die Kasse stimmt, sondern auch noch Zeit für Freizeit bleibt

Es muss viel stimmen, um das Loch in der Hebammenkasse zu stopfen: Es muss sorgfältig dokumentiert werden, gesetzlich definierte Leistungszeiträume und Gebührenziffern müssen sitzen, Genehmigungen für entsprechende Leistungen eingeholt, regelmäßig Fortbildung besucht, Absetzungen bearbeitet und Unterschriften lückenlos eingeholt werden. Eine gute Abrechnungssoftware senkt das Risiko für Honorarverluste, erleichtert die Verwaltung und sorgt für verlässliche Einnahmen. Sie ist ein zentraler Faktor für eine wirtschaftliche Praxisführung, gerade für freiberufliche Hebammen. So rechnet sich der für viele schönste Beruf der Welt nicht nur, es bleibt auch wieder genügend Zeit für Freizeit.