Optica Viva Version 7.0
Diese Funktionen sind neu
- Mitarbeiterqualifikationen & Terminsuche
- Datenherausgabe
- Rechtskonformes Dokumentieren
- Zwei-Schrank-Methode
- Tarifupdates
- Weiterentwicklungen
- Bugfixing
Mitarbeiterqualifikationen & Terminsuche
Die Benutzerverwaltung wurde um die Qualifikationen (wie z. B. MLD, Handrehabilitation oder LOUD LSVT) für Mitarbeiter erweitert.
Die für Ihre Praxis relevanten Qualifikationen können in der Verwaltung > Qualifikationen erfasst und den Mitarbeitern in Verwaltung > Benutzer zugeordnet werden.
Eine Filterung der Therapeuten nach Qualifikationen soll bei der Terminvergabe über die Terminsuche und im Kalender die Auswahl der Therapeuten vereinfachen.
Datenherausgabe
Die rechtliche Grundlage für die Herausgabe von Daten aus Cloud-Diensten ergibt sich primär aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Mithilfe der Funktionalität "Datenherausgabe" unterstützt Optica Viva Sie bei der Erfüllung Ihrer Pflichten zur Bereitstellung von Daten gegenüber Ihrer Patienten, Ärzte, Organisationen und Benutzern. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, alle Daten Ihrer Praxis in maschinenlesbarem Format zu erhalten.
Der Prozess der Datenherausgabe läuft in folgenden Schritten ab:
- Ein Auftrag zur Herausgabe von Daten der betroffenen Person, Organisation oder Praxis wird erstellt.
- Die Aufträge werden von Optica Viva zeitversetzt nachts verarbeitet, um die Leistung des Programms nicht zu beeinträchtigen. Der Überblick über alle erstellten Aufträge zeigt den aktuellen Status der Verarbeitung.
- Verarbeitete Aufträge stehen für den Download bereit und können mit Hilfe des Programms Optica Viva Tools heruntergeladen und entschlüsselt werden.
- Heruntergeladene und entschlüsselte Dateien werden auf Ihrem Computer in einem Unterordner bereitgestellt.
Mehr Informationen finden Sie in unserem Hilfebeitrag im eingeloggten Bereich.
Rechtskonformes Dokumentieren
Um die Gesetzesvorgaben hinsichtlich der Änderung von Termindokumentation und Dokumentationen zu erfüllen, soll in Optica Viva eine historische und versionsbasierte Anzeige der Einträge in den Terminen und den erstellten Dokumentationen geschaffen werden.
Bei den Dokumentationen und den Terminen führen wir zwei Ansichten ein, die es erlauben, die Historie der verschiedenen Versionen eines Dokumentes oder der Termindokumentation anzuzeigen.
Sie finden den Zugang zu den Dokumenten beim Patienten im Bereich "Dokumentation". Hier wird ein neues Symbol im Bereich der Aktionen angezeigt, sobald mehrere Versionen existieren. Bei der Termindokumentation finden Sie eine ähnliche Liste im Bereich "Verlauf" beim Patienten.
Eine Bearbeitung der älteren Versionen ist aus Gründen der Revisionssicherheit nicht zulässig.
Zwei-Schrank-Methode
Die Zwei-Schrank-Methode ist ein datenschutzkonformes Verfahren bei der Übergabe einer Praxis, bei dem Patientenakten in zwei physische Schränke aufgeteilt werden, um die Schweigepflicht zu gewährleisten. In Schrank 1 werden die Akten des abgebenden Heilmittelerbringers aufbewahrt, die nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Patienten an den Praxisnachfolger weitergegeben werden. Schrank 2 ist zunächst leer und wird mit den Akten der Patienten gefüllt, die ihre Zustimmung erteilt haben.
Da mit fortschreitender Digitalisierung und dem Einsatz einer Praxissoftware immer weniger Aktenschränke existieren, muss diese Methode auch in der digitalen Praxis umgesetzt werden.
Ist eine Praxis von einem Inhaberwechsel betroffen und die PRAXINO GmbH hat der Übernahme des Kontos zugestimmt, werden alle Patientenakten in der Software Optica Viva gesperrt.
Ab diesem Zeitpunkt kann der Praxisnachfolger nur noch auf die Basisdaten eines Patienten zugreifen, wie Namen, Adresse und Geburtsdatum. Versucht er, eine Patientenakte zu öffnen, so wird von ihm die Bestätigung des Einverständnis des Patienten verlangt. Diese Bestätigung wird protokolliert und im nächsten Moment kann der neue Inhaber die Daten des Patienten sehen und mit diesen arbeiten.
Wird der Prozess der erfolgten Praxisübernahme einmal gestartet, kann dieser aus rechtlichen Gründen und aus Datenschutzgründen nicht umgangen werden.
Tarifupdates
- Ergo: Tarifvorlage für BG/UK ab 1. September 2025
Weiterentwicklungen
- Rezepte: Listen der Rezepte (GKV/Privat/BG-UK) optimiert im Ladeverhalten
- Terminsuche: Verbesserung der Suche nach dem Kalenderraster
- Terminsuche: Therapeuten mit deaktiviertem Kalender werden ignoriert in der Suche
- Abrechnung mit ARZ: Optimierung des Ladevorgangs der Rezepte
Bugs
- Rezepte: Status "in Arbeit" nach 1. stattgefundenem Termin wieder hergestellt
- Rezepte: Feld "Ggf. neurologische, pädiatrische Besonderheiten" in Privatrezepten ist jetzt editierbar
- Rezepte: Termine "mit Rezept verknüpfen" erfordert zuerst die Auswahl des Rezeptes und danach können die Termine ausgewählt werden
- Prüfungen: Sortierung der Spalten in Zuzahlung korrigiert
- Prüfungen: Änderungen am Tarif führen nicht mehr zum Verlust der ZZI
- Arbeitszeiterfassung: Tagesabschluss funktioniert wieder einwandfrei
- Gleitzeitkonto: Monatsabschlüsse vor der 1. Arbeitszeitbuchung verbessert
- Registrierung: Korrekter Praxistyp wird nun angewendet
- Registrierung: Existenzgründermerkmal wird nun korrekt übertragen