Abrechnung
Preisänderungen, Abrechnungstipps, Verträge und vieles mehr: Hier informieren wir Sie über alle abrechnungsrelevanten Änderungen Ihrer Berufsgruppe und stellen Ihnen wichtiges Wissen und hilfreiche Tipps rund um die Abrechnung und die Bearbeitung Ihrer Rezepte zur Verfügung.
FAQ: Absetzungen bei Heilmittelverordnungen vermeiden
Jährlich 130 Millionen Euro in der Physiotherapie und jährlich 51 Millionen Euro Retaxierungen aufgrund von Formfehlern in der Logopädie. Diese beindruckenden Zahlen hat die Initiative #druckaufGKV im November 2022 auf Basis von Zuschriften ermittelt. Doch wie kann ich Absetzungen vermeiden? Im diesem FAQ haben wir für Sie die häufigsten Fragen zu diesem Thema gesammelt, die uns rund um Fristen, Angaben und Korrekturen erreichen.
Die häufigsten Absetzungsgründe
Absetzungen sind teilweise oder vollständige Korrekturen von Kostenträgern, beispielsweise aufgrund von fachlichen Fehlern, die etwa 70% aller Absetzungen ausmachen. Auch Falschabsetzungen vonseiten der Kostenträger oder Übermmittlungsfehler können zu Absetzungen führen. Aus unserer Erfahrung als Abrechnungsdienstleister stellen wir bei bestimmten Absetzungegründen eine besondere Häufigkeit fest.
Die sechs häufigsten Gründe für Absetzungen:
- Die Beginnfrist von 28 bzw. 14 Tagen wurde überschritten
- Die Verjährungsfrist wurde überschritten
- Es wurde Korrekturmittel verwendet
- Die Höchstverordnungsmenge wurde überschritten
- Die abgerechnete Leistung stimmt nicht mit der Verordnung überein
- Die Arztunterschrift fehlt
10 Tipps, wie Sie eine Absetzung Ihrer Verordnung vermeiden können lesen Sie auch in unserem Beitrag "Wie kann ich selbst Absetzungen vermeiden".
Übergreifend für alle Heilmittelerbringer:innen
Wann beginnt die Verjährungsfrist?
Die Verjährungsfrist wird immer ab dem letzten Behandlungsdatum gerechnet.
Dies gilt für alle Heilmittelerbringer:innen.
Wie lasse ich eine Verordnung korrigieren?
Korrekturen müssen mit erneuter Arztunterschrift & Datum quittiert werden und nachverfolgbar sein. Am besten sollten Korrekturen lesbar durchgestrichen und neu daneben notiert werden, die Verwendung von Korrekturmitteln wie z.B. Tipp-Ex wird abgesetzt.
Bei einer extrabudgetären Verordnung mit 24 Therapieeinheiten habe ich 2 mal wöchentlich therapiert, somit wurdedie Therapiezeit von 12 Wochen eingehalten. Ist das Einreichen dieser Verordnung 8 Monate nach der letzten Therapie noch zulässig?
Die Verjährung wird immer erst ab dem letzten Behandlungstag gerechnet und hat nichts mit der Behandlungszeit zu tun.
Darf für Korrekturen Tipp-Ex verwendet werden?
Korrekturen mit TippEx oder anderen Korrekturmitteln werden konsequent abgesetzt. Bitte verwenden Sie diese nicht uns streichen stattdessen durch.
Was tun, wenn in der Arztpraxis schon Korrekturmittel (z.B. TippEx) verwendet wurde?
Die Verwendung von Korrekturmittel wird konsequent agesetzt. Lassen Sie sich daher in einem solchen Fall eine neue Verordnung ausstellen.
Wie kann ich ein Ausstellungsdatum ändern lassen?
Die Korrektur muss neben demzu korrigierenen Punkt stehen. Also auch das Änderungsdatum und die Unterschrift. Ein Stempel wird nicht mehr benötigt.
Gilt ein Faxdatum als Änderungsdatum?
Nein. Das Änderungsdatum sollte auf der Verordnung bei der Änderung eingetragen sein.
Wie lange habe ich Zeit für einen Widerspruch?
Physiotherapeut:innen, Ergotherapeut:innen und Podolog:innen haben 9 Monate nach Posteingang der Absetzug Zeit für einen Widerspruch. Nur bei den Logopäd:innen muss dies innerhalb von 3 Monaten passieren.
Wenn man sich in den Daten verschreibt, darf man diese dann auch durchstreichen und neu daneben schreiben?
Ja, das ist möglich.
Innerhalb welcher Fristen muss eine BG-VO begonnen bzw. abgeschlossen sein?
Ab 01.04.2023 gilt folgendes:
- 14 oder 7 Tage nach Vorgabe des Behandlungsbeginnes durch den Arzt.
- Sollte keine Vorgabe des Behandlungsbeginnes eingetragen sein, dann zählt vom Austellungsdatum innerhalb von 14 oder 7 Tagen.
Bei Änderungen von Rezepten benötigt man die Unterschrift und das Änderungsdatum? Den Stempel benötigt man nicht?
Seit der Umstellung auf die neuen Heilmittelrichtlinien sind Stempel nicht mehr notwendig. Es wird nur die Arztunterschrift und das Änderungsdatum benötigt.
Kann man bei einer Unterbrechung oben kein "Sternchen" machen?
Man kann natürlich ein ein "Sternchen" setzen und unter Begründung den Unterbrechungsgrund eintragen. Dies müsste dann aber für jede Unterbrechung gemacht werden.
Ist eine Korrektur möglich wenn "nur" das Datum bei der Korrekturänderung auf der Verordnung fehlt?
Nein, wenn die Verordnung abgerechnet wurde, dann ist eine nachträgliche Korrektur nicht mehr möglich.
Was bedeutet das "LE" und wann/wo muss ich das vermerken?
"LE" muss nur vom Leistungserbringer eingetragen werden, wenn ein Korrektur durch den Leistungserbringer durchgeführt wird. Was korrigiert werden darf, finden Sie in der Anlage 3a Ihres Rahmenvertrages.
Reicht es, wenn der Patient, bei Datumskorrekturen/Korrekturen der Maßnahme auf der Rückseite, dies nur mit einer erneuten Unterschriftgegenzeichnet ?
Es reicht, wenn Ihr:e Patient:in die Änderung durch eine Unterschrift bestätigt, es muss nicht dazugeschrieben werden, wann gegengezeichnet wurde.
Gibt es Änderungen an den Verordnungen, die vor dem ersten Behandlungstermin vom Arzt geändert werden müssen?
Hierzu bitten wir Sie, die Anlage 3a Ihres Rahmenvertrages lesen. Dort sind alle Vorgaben aufgeführt. Eine Übersicht der verschiedenen Korrekturmöglichkeiten finden Sie außerdem in unserem Beitrag "Was muss ich bei Rezeptkorrekturen beachten?"
Bin ich verpflichtet den ICD-10 Code für extrabudgetäre Verordnungen auf Richtigkeit zu überprüfen?
Hier ist es wichtig, den ICD-10 Code zu prüfen, da die Verordnung abgesetzt wird, wenn der ICD-10 Code nicht als LHB/BVB gelistet ist.
Unterbrechungen von 14 Tagen: wie und wo muss dies auf der VO gekennzeichnet werden?
Es reicht ein Kürzel K: Krankheit, F: Urlaub/Ferien, T: Therapeutisch indiziert. Dies muss einfach zwischen den einzelenen Behandlungen eingetragen werden.
Sende ich einen Widerspruch an die Kostenträger oder ans Abrechnungszentrum?
Wenn Sie über ein Abrechnungszentrum abrechnen, reichen Sie Widersprüche immer über Ihr Abrechnungszentrum ein.
Wie kann ich über Optica einen Widerspruch einreichen?
Nutzen Sie hierfür unser Nachberechnungsformular.
Sind alle Krankenkassen bei der Vorabprüfung enthalten?
Ja. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag "Neue Vorgehensweise in der Rezeptprüfung: Optica Vorab-Rezept-Prüfung für alle Kassen und mit mehr Kriterien"
Muss eine Doppelbehandlung vom Arzt verordnet werden?
Ja, eine Doppelbehandlung muss immer verordnet werden.
Wie ist die Abkürzung für einen Hausbesuch in sozialen Einrichtungen?
Wir empfehlen HBH oder besser HB-Heim
Es gibt mehrere Verordnungen zum gleichen ICD10 Code. Darf das im gleichen Zeitraum (nicht am gleichen Tag) abgerechnet werden?
Wenn die beiden Heilmittel nicht auf einer Verordnung aufgeführt sind, dürfen diese nicht im gleichen Zeitraum abgegeben werden. Das geht dann nur nacheinander.
Wie soll ich den Hausbesuch in der Pflegeeinrichtung eintragen?
Auch hier empfiehlt es sich, HB-Heim einzutragen.
Manche Patienten unterschreiben nicht leserlich. Müssen diese ihren Namen zusätzlich leserlich schreiben?
Nein, es muss nur eingetragen werden, wenn eine andere Person unteschreibt.
Muss die Leitsymptomatik immer ausgefüllt werden, auch wenn a oder b angekreuzt wurde oder nur, wenn x angekreuzt wurde?
Ein Klartext der Leitsymptomatik muss nur bei "X" eingetragen werden.
Bei Korrektur auf der VO: darf hier auch eine Unterschrift mit "i.A." oder "i.V." erfolgen?
Korrekturen von Arztseite mit i.A. sind nicht gestattet, eine ärtzliche Korrekur mit i.V. ist möglich.
Muss, auf der Rückseite der Verordnung, in jeder Zeile alles ausgeschrieben sein? Oder kann man ab Behandlung 2 abkürzen?
Ab der 2. Behandlung können Kürzel verwendet werden.
Physiotherapie
Wie lange ist ein Rezept mit mehr als 12 Behandlungen gültig? 3 Monate oder 6 Monate?
In der Physiotherpie sind es bis 6 Einheiten 3 Monate und über 6 Einheiten 6 Monate.
Muss das Änderungsdatum vor der 1. Behandlung sein?
In der Physiotherapie ja, andere Berufsgruppen können bis zur Abrechnung korrigieren.
Wie sieht denn eine Rückseite bei einem D1 Rezept aus wenn der Arzt MT, KG und HR verschrieben hat?
Hier muss auf der Rückseite auch MT, KG und HR bei jedem Behandlungsdatum eingertagen werden .
Darf man bei Z.n. Mama-Ca mit Lymphknotenentfernung MLD45 annehmen?
Ja, das ist möglich.
Warum werden MLD 45 Min Verordnungen bei einem Körperteil abgesetzt?
Verordnungen dürfen so nicht ausgestellt werden. Wenn keine extrem schwere Erkrankung vorliegt ist für ein Körperteil 30 Minuten anzusetzen.
Wenn nur Wärmetherapie verordnet wurde, darf ich auf der Rückseite Fango ergänzen, ohne das der Arzt dies spezifiziert?
Wenn nur Wärmetherapie verordnet wurde, dann können Sie als Leistungserbringer:in entscheiden, welche Wärmetherapie abgegeben werden soll. Nur wenn die Wärmetherapie durch der verordnenden Arzt spezifiziert ist, dann muss genau diese abgegeben werden.
Logopädie
Reicht bei der Logopädie die Positionsnummer des Hausbesuchs auf der VO?
Logopäd:innen müsen den Hausbesuch nicht unter den Maßnahmen eintragen, wenn dieser verordnet ist. Wir bei Optica benötigen nur einen Hinweis, wenn kein Hausbesuch gemacht wurde oder weniger als verordnet wurde.
Haben wir bei einer 10er Verordnung in der Logopädie eine 6-Monate-Frist oder gelten dort 9 Monate, wie bei einer 20er Verordnung?
Hier greift die Gültigkeitsregel. Bis zu 10 Einheiten sind es 7 Monate. Ab 11 Einheiten sind es 9 Monate.
Müssen bei dem Heilmittel Stimm-, Sprech-, Sprachtherapie als Maßnahme auch alle drei Wörter als Maßnahme eingetragen werden? Bisher haben wir nur die Maßnahme eingetragen, die in der Therapie im Vordergrund stand.
Nein. Laut Rahmenvertrag muss nur die Behandlugszeit, also z.B. 45 Minuten eingetragen werden. Nur die Erstdiagnostik und die Bedarfsdiagnostik muss ausgeschrieben werden.
Ergotherapie
Ausschreiben von Maßnahmen in der ersten Zeile: was tun, wenn der Platz nicht ausreicht?
Reicht der Platz beim Ausschreiben der Maßnahmen nicht aus, so dürfen Sie auch über mehrere Zeilen schreiben. Wichtig ist, dass in der ersten Zeile wirklich alles ausgeschrieben ist.
Muss das Änderungsdatum vor dem Behandlungsbeginn datiert sein?
Laut Rahmenvertrag muss die Korrektur nur vor Einreichung durchgeführt werden. Siehe auch Anlage 3a des Rahmenvertrages.
Rezepte in der Ergotherapie dürfen insgesamt 70 Tage unterbrochen werden. Ist diese Unterbrechung auch am Stück möglich? Was passiert wenn ich die 70 Tage überschreite?
Es ist egal wie oft Sie unterbrechen. Es dürfen allerdings über alle Unterbrechungen zusammen insgesamt nicht mehr als 70 Tage unterbrochen sein. Das Therapieziel muss dabei gesichert sein.
Wie werden Unterbrechungstage bei Ergo-Rezepten genau gezählt?
Es wird immer ab dem 14. Unterbrechungstag gerechnet.
Podologie
Wie lange kann in der Podologie bei Krankheit die Behandlung ausgesetzt werden?
Dies ist max. bis zu 12 Wochen nach der letzten Behandlung möglich.
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