FAQ: Abrechnung in der Physiotherapie

Kinder dürfen ab dem 10. Lebensjahr selbst unterschreiben.

Extrabudgetäre Verordnungen gehen über die normale Höchstmenge je Verordnung hinaus. Mehr zu diesen Sonderfällen lesen Sie hier: LHB und BVB: 5 Tipps wie Sie extrabudgetäre Verordnungen prüfen

Eine Übersicht aller gängigen Abkürzungen finden Sie in unserem Beitrag "Physiotherapie: Abkürzungen korrekt verwenden".

Für jede Unterbrechung die über 14 Kalendertage hinausgeht muss eine Begründung eingetragen werden.

Bei Unterbrechungen haben Sie die Möglichkeit diese wie folgt zu kennzeichnen:

• K = Krank
• Foder U = Urlaub 
• T= Therapeutisch Indiziert. 

Diese Kürzel reichen als Begründung aus.

Dies betrifft Unterbrechnungen, die entstehen, weil der oder die Therapeut:in die Unterbrechungsfrist nicht einhalten kan, z.B. durch Fortbildung oder termintechnische Probleme.

Hier reicht eine kurzer Hinweis, wie z.B. bezahlt 

Zur Erstabrechnung müssen Originalunterschriften vorhanden sein. Die Annerkennung von Kopien zur Abrechnung sollten Sie sich auf jeden Fall von der Kasse im Vorfeld schriftlich genehmigen lassen bzw. Einzelfallgenehmigung einholen und der Abrechnung beilegen. Eine Kopie Ihres Abrechnungsvorganges behalten Sie bitte auch für Ihre Unterlagen. 

Nutzen Sie dann eine Kopie der leeren zweiten Rezept-Rückseite und achten Sie darauf, den Rezeptanhang mit Kundennummer und Patientename bzw. Verordnungsdatum zu kennzeichnen. Eine eindeutige Zuordnung muss gegeben sein.

Falls der Arzt bei der "standardisierten Heilmittelkombination" die Einzelleistungen spezifiziert, sind sie daran gebunden - d. h. es müssen genau diese 3 Einzelleistungen abegeben werden und der bzw. die Patient:in muss den Erhalt der Leistungen bestätigen.

Doppelbehandlungen sind für ergänzende Heilmittel nicht zulässig, nur für vorrangige Heilmittel. Sie dürfen nur abgegeben werden wenn diese verordnet sind. Dann muss unter Maßnahmen auf der Rückseite jede Behandlung mit eingetragen werden. Das Behandlungsdatum muss nicht 2x eingetragen werden. Wichtig: wurden z.B. 10 x KG Doppelbehandlung verordnet, dürfen nur 5 Termine eingetragen werden.

"Gänsefüßchen" bei Doppelbehandlungen sind möglich - aber auch hier gilt: die erste Behandlung muss immer vollständig ausgeschrieben sein, z.B. KG ZNS Bobath Doppelbehandlung + Hausbesuch. Alle weiteren Termine dürfen per Wiederholungszeichen ergänzt werden.

Ja, dies müssen Sie auf der Rückseite begründen.

Tragen Sie das Datum ein, an dem Sie erfahren, dass die Behandlung abgebrochen werden muss. Dies muss nicht das letzte Behandlungsdatum sein.

Das vergessene Datum wird zum Schluss angefügt, dann vom Patienten mit Unterschrift bestätigt und zum Schluss darf von oben nach unten durchnummeriert werden.

Wenn beide Adressen exakt gleich sind, kann kein Hausbesuch abgerechnet werden. Dies wird von den Kassen nicht akzeptiert. Die Adressen müssen sich unterscheiden, damit ein Hausbesuch abgerechnet werden kann.

Die Hygienepauschale ist pro Verordnung immer nur 1x abrechenbar, wenn die Behandlung als Heimbesuch oder Kurzzeitpflege gemacht wurde.

Dies können Sie am ICD-10 Code erkennen. Hierzu gibt es eine Diagnoseliste, auf der die ICD-10 Codes für Langfristigen Heilmittelbedarf (LHB) und Besonderen Verordnungsbedarf (BVB) gelistet sind. 

Die Rechnung und eine Mahnung werden gemeinsam mit einem Nachberechnungsbogen an die Kassen weitergegeben. Diese sind verpflichtet den Betrag zu übernehmen und sich mit den Patient:innen in Verbindung zu setzen. 

Bezahlt Ihr:e Patient:in dann zwischenzeitlich geben Sie uns als Optica-Kund:in die schriftliche Information, dass Ihr:e Patient:in zwischenzeitlich bezahlt hat. Alles andere (Kasse wird von uns benachrichtigt) erledigen wir.

Alle Maßnahmen müssen in der ersten Zeile im Klartext ausgeschrieben werden, auch ergänzende Heilmittel und Hausbesuche.

Danach dürfen Abkürzungen und "Gänsefüßchen" verwendet werden.

Korrekturen müssen mit erneuter Arztunterschrift & Datum quittiert werden und nachverfolgbar sein. Am besten sollten Korrekturen lesbar durchgestrichen und neu daneben notiert werden, die Verwendung von Korrekturmitteln wie z.B. Tipp-Ex wird abgesetzt. Welche Angaben bis wann und von wem korrigiert werden dürfen, lesen Sie in unserem Beitrag: Was muss ich bei Rezeptkorrekturen beachten?

Die Korrektur mit Änderungsdatum und Arztunterschrift versehen werden. Ein Stempel wird nicht mehr benötigt.

Eine Änderung kann auch auf einer Kopie durchgeführt werden, wenn diese der Originalverordnung beigefügt wird. Ob diese dann per Fax oder Mail geschickt wird ist dabei zweitrangig. Wichtig ist nur, dass eine Änderungskopie nicht ohne das Original abgerechnet werden kann.

Ja, diese darf nachgetragen werden.

Eine Änderung über die 6 Einheiten hinaus ist in der Regel kein Problem. Jedoch muss bei einer Änderung der Behandlungsmenge immer auch der ICD-10 Code berücksichtigt werden: Wichtig dabei ist, dass der ICD-10 Code für einen langfristigen Heilmittelbedarf (LHB) oder einen besonderen Verordnungsbedarf (BVB) zugeordnet werden kann. Ansonsten dürfen die 6 Einheiten nicht überschritten werden.

Korrekturen von Arztseite mit i.A. sind nicht gestattet, eine ärtzliche Korrekur mit i.V. ist möglich.

Bitte streichen Sie das Behandlungdatum lesbar durch (es muss erkennbar sein was davor dort stand) und notieren das korrekte Datum daneben. Ihr:e Patient:in muss dies mit Kürzel gegenzeichen. Bitte Verwenden Sie keine Korrekturmittel.

Der Zeitraum hierfür beträgt 9 Monate.

Physiotherapeut:innen, Ergotherapeut:innen und Podolog:innen haben 9 Monate nach Posteingang der Absetzug Zeit für einen Widerspruch. Nur bei den Logopäd:innen muss dies innerhalb von 3 Monaten passieren.

Ab 01.04.2023 gilt folgendes:

- 14 oder 7 Tage nach Vorgabe des Behandlungsbeginnes durch den Arzt.
- Sollte keine Vorgabe des Behandlungsbeginnes eingetragen sein, dann zählt vom Austellungsdatum innerhalb von 14 oder 7 Tagen.

Unterbrechungen bis 14 Tage sind zulässig, das Therapieziel darf nicht gefährdet sein. Fällt der letzte Tag der Frist auf einen Samstag oder Sonntag gilt der nächste Werktag.

Ausschlaggebend ist das letzte Behandlungsdatum: In der Physiotherapie ist ein Rezept bis 9 Monate ab Ende des Monats der letzten Behandlung gültig, wenn eine Behandlung nach dem 01.08.2021 durchgeführt. Dies gilt auch für Zuzahlungen nach 43c.
'(§18 Abs. 5 Rahmenvertrag)

Beginnfrist "28-Tages-Frist": z.B. Ausstellung VO 02.08.23, (03.08. bis 30.08.23) Behandlung muss bis zum 30.08.23 beginnen.

Unterbrechnungsfrist "14-Tage-Frist": z.B. Ausstellung VO 02.08.23, (03.08. bis 16.08.23) Behandlung muss bis zum 16.08.23 beginnen.

Ja, hier gilt die Regelung der Kalendertage.

Wenn Sie ein Begründung für die Unterbrechung eingetragen haben, dürfen Sie auch 2 Monate unterbrechen. Wichtig ist nur, dass der Gültigkeitszeitraum der Verordnung eingehalten wird.

Auf der Vorderseite der Verordnung, rechts oben unter den Kästchen der Heilmittelverordnung ist ein etwas Platz. Dort darf gerne die Anmerkung "befreit" stehen.

Hierfür wird nur benötigen Sie nur das Nachberechnungsformular. Darüber können Sie die Nachberechnung einreichen. Das Formular kann über unseren Kundenservice bestellt werden.

Nutzen Sie hierfür unser Nachberechnungsformular.

Für die Bearbeitung Ihrer Verordnungen benötigen wir etwas Zeit. Um noch Spielraum für eventuelle Korrekturen zu haben, empfehlen wir eine Einreichung bis 3 Monate vor dem Ende der Verjährungsfrist. Eine Einreichung ist aber auch noch bis allerspätestens 3 Wochen vor Fristende möglich.