Von papierbasierten Abläufen zur digitalen Arbeitsweise
Individuell anpassbar statt unnötig komplex
Eine Software wird nur dann im Arbeitsalltag akzeptiert, wenn sie einfach zu bedienen ist und sich an unterschiedliche Aufgabenbereiche anpassen lässt. Gerade in Betrieben, in denen Mitarbeitende mit verschiedenen Schwerpunkten arbeiten, profitieren Teams von einer Oberfläche, die individuell anpassbar ist. Das sorgt für Übersichtlichkeit, verkürzt Einarbeitungszeiten und erleichtert die tägliche Arbeit.
“Mir gefällt besonders die intuitive Bedienweise und der einfache Aufbau. Dazu die Möglichkeit, einzelnen Benutzern ihr eigenes Dashboard zusammenzubauen, um sie nicht mit zu vielen Funktionen zu überfordern.”
Darüber hinaus bietet Optica Omnia zahlreiche Möglichkeiten, Arbeitsabläufe abzubilden. Eigene Formulare, flexible Filter und eine klar strukturierte Oberfläche ermöglichen es, Informationen schnell zu finden und Prozesse an die Anforderungen des jeweiligen Betriebs anzupassen. So entsteht eine Arbeitsumgebung, die mit dem Unternehmen wächst und unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützt.
Digitalisierung beschleunigt Prozesse
Ein besonders großer Vorteil zeigt sich bei der Bearbeitung eingehender Rezepte. Während papierbasierte Abläufe häufig mehrere Arbeitsschritte und die Weitergabe physischer Dokumente erfordern, können Informationen mit Optica Omnia unmittelbar digital verarbeitet werden. Das spart Zeit, reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf denselben aktuellen Datenstand zugreifen können.
„Am meisten erleichtert mir der OCR-Scan und das damit verbundene sehr schnelle und einfache Anlegen von Vorgängen und Kunden die tägliche Arbeit. Alle unsere Eingangsrezepte werden im Laden gescannt und können dann unabhängig voneinander und papierlos im Büro bearbeitet werden.“
Informationen stehen zentral zur Verfügung, sind jederzeit aktuell und können von berechtigten Mitarbeitenden ohne langes Suchen eingesehen werden. Das erleichtert die Zusammenarbeit und schafft mehr Transparenz im gesamten Betrieb.
Flexibel arbeiten – auch außerhalb des Betriebs
Moderne Arbeitsprozesse enden längst nicht mehr an der Bürotür. Durch die cloudbasierte Architektur von Optica Omnia können Mitarbeitende auch außerhalb des Unternehmensstandorts auf wichtige Informationen zugreifen. Das ermöglicht flexibles Arbeiten, ohne auf aktuelle Daten verzichten zu müssen.
Für Karl Wolf bedeutet das, bei Bedarf auch von zuhause aus produktiv arbeiten zu können. Gleichzeitig entfällt der Aufwand für den Betrieb, sich selbst um Datensicherung und Serverinfrastruktur kümmern zu müssen. Die Daten werden zentral verwaltet und sicher gespeichert, wodurch interne Ressourcen entlastet und die Betriebssicherheit erhöht werden.
Gut begleitet beim Umstieg
Eine neue Software einzuführen bedeutet immer auch Veränderung. Deshalb spielt neben der technischen Lösung auch die Begleitung während der Einführungsphase eine entscheidende Rolle. Schulungen, Unterstützung bei der Datenübernahme und kompetente Ansprechpartner, wie unsere Softwareberater, helfen dabei, den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten.
„Den Wechsel habe ich als sehr einfach empfunden. Optica hat uns gut durch die Umstellung begleitet.“
Eine klare Empfehlung
Nach der erfolgreichen Einführung fällt das Fazit von Karl Wolf eindeutig aus. Besonders überzeugt ihn, wie einfach der Einstieg in die digitale Arbeitsweise gelingt. Ganz unabhängig davon, wie vertraut Mitarbeitende bereits mit digitalen Systemen sind.
„Der Umstieg lohnt sich! Es war selten so einfach und intuitiv, von 0 auf 100 komplett digital zu arbeiten. Die Bedienung für Mitarbeiter, die nicht computeraffin sind, lässt sich sehr einfach auf die individuellen Bedürfnisse anpassen.“
Fazit
Die Erfahrungen von Karl Wolf zeigen, wie moderne Branchensoftware die Digitalisierung im Betrieb nachhaltig voranbringen kann. Mit individuell anpassbaren Arbeitsbereichen, digitalen Prozessen und cloudbasiertem Arbeiten unterstützt Optica Omnia Unternehmen dabei, Abläufe effizienter zu gestalten und den Arbeitsalltag spürbar zu vereinfachen.
Anstatt bestehende Prozesse nur zu digitalisieren, bietet Optica Omnia neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass Informationen schneller verfügbar sind und Routineaufgaben deutlich einfacher erledigt werden können. So wird der Wechsel auf eine moderne Software zu einem wichtigen Schritt in Richtung zukunftssicherer Unternehmensprozesse.
Jeder Betrieb hat seine eigene Geschichte. Lesen Sie hier, welche Erfahrungen andere Kund:innen mit Optica Omnia gemacht haben.
Optica Omnia: die clevere Software für das Sanitätsfachhandel und Gesundheitshandwerk
Optica Omnia ist eine Branchensoftware, die Sie entlang des gesamten Versorgungsprozesses unterstützt – mit allen Funktionen in einer Software. Das Ergebnis: weniger Programmchaos, mehr Effizienz. Auch dank verschiedenster Schnittstellen zu Programmen wie Rothballer oder medilogic.