Weniger Listen, mehr Übersicht: Wie die Kriwat GmbH ihre Prozesse mit Optica Omnia zentralisiert
Mit Optica Omnia hat sich das verändert. Bestände und Vorgänge lassen sich heute zentral in der Branchensoftware verwalten und direkt mit den weiteren Arbeitsabläufen verknüpfen. Für Lais Kriwat, geschäftsführender Gesellschafter der Kriwat GmbH, ist genau diese Verbindung aus Übersichtlichkeit und einfacher Bedienung ein wichtiger Vorteil.
Wiedereinsatz-Hilfsmittel zentral verwalten
Besonders deutlich zeigt sich die Veränderung bei der Verwaltung von Wiedereinsatz-Hilfsmitteln. Zuvor mussten bei Kriwat mehrere Excel-Listen parallel gepflegt werden. Heute sind Bestände und Vorgänge direkt in Optica Omnia hinterlegt.
„Während zuvor mehrere Excel-Listen für Bestände und Vorgänge parallel geführt werden mussten, können wir Wiedereinsatz-Hilfsmittel nun zentral und übersichtlich direkt im Programm verwalten.“
Damit sind die Informationen dort verfügbar, wo auch die weiteren Vorgänge des Betriebs bearbeitet werden. Die separate Pflege verschiedener Listen entfällt und die Mitarbeitenden haben eine zentrale Anlaufstelle für die relevanten Informationen.
Aus mehreren einzelnen Verwaltungsschritten wird so ein zusammenhängender Prozess und damit mehr Übersicht im Arbeitsalltag.
Kunden und Vorgänge einfach anlegen
Auch das Anlegen von Kunden und Vorgängen gehört bei Kriwat zu den täglichen Aufgaben. Gerade bei wiederkehrenden Abläufen kommt es darauf an, dass alle relevanten Informationen strukturiert erfasst werden und nichts Wichtiges untergeht.
Optica Omnia führt die Mitarbeitenden dabei durch die notwendigen Schritte.
„Vor allem das einfache Anlegen von Kunden und Vorgängen erleichtert unseren Arbeitsalltag erheblich, da diese Prozesse zu unseren zentralen Aufgaben gehören.“
Die einfache Bedienung ist für Kriwat dabei ein wichtiger Faktor. Die Mitarbeitenden können die notwendigen Angaben strukturiert erfassen und die jeweiligen Vorgänge direkt im System weiterbearbeiten.
So fügt sich die Software in den bestehenden Arbeitsablauf ein, anstatt zusätzliche Komplexität zu schaffen.
Preisstrukturen einmal hinterlegen und einfacher pflegen
Auch bei der Preisgestaltung profitiert Kriwat von der Möglichkeit, wiederkehrende Regeln direkt in Optica Omnia abzubilden.
Statt Artikel einzeln zu bepreisen und die entsprechenden Angaben immer wieder manuell zu pflegen, können unterschiedliche Preisstrukturen über Preisregeln hinterlegt werden. Das reduziert wiederkehrende Arbeitsschritte und erleichtert die laufende Pflege.
Für Kriwat ist das ein weiterer Baustein eines zentralisierten Arbeitsablaufs: Informationen und Regeln werden einmal strukturiert im System hinterlegt und können anschließend im täglichen Arbeiten genutzt werden.
Eine Oberfläche, in der sich auch neue Mitarbeitende schnell zurechtfinden
Bei einer Branchensoftware kommt es nicht nur auf die Funktionen an. Entscheidend ist auch, wie leicht sich die Mitarbeitenden im täglichen Umgang mit dem Programm zurechtfinden.
Für Kriwat ist die Benutzerfreundlichkeit von Optica Omnia deshalb ein wesentlicher Pluspunkt.
„Besonders positiv hervorzuheben ist die hohe Usability sowie die sehr übersichtliche Oberfläche von Optica Omnia. Neue Mitarbeiter finden sich schnell im Programm zurecht und sind dadurch zügig in der Lage, eigenständig zu arbeiten.“
Gerade für neue Mitarbeitende kann eine übersichtliche Benutzeroberfläche einen wichtigen Unterschied machen. Wenn Funktionen und Informationen schnell gefunden werden, fällt es leichter, Sicherheit im Umgang mit der Software zu gewinnen und Aufgaben eigenständig zu bearbeiten.
Gut vorbereitet in die Umstellung
Der Wechsel von Optica direct zu Optica Omnia wurde bei Kriwat durch mehrere Schulungen mit Optica begleitet. So konnte sich das Team frühzeitig mit der neuen Software und ihren Möglichkeiten vertraut machen.
Seine Empfehlung an andere Betriebe: möglichst früh mit dem neuen Programm arbeiten, offene Fragen bereits vor dem Start klären und alle Mitarbeitenden umfassend schulen.
Denn eine neue Software verändert nicht nur technische Abläufe. Sie wird Teil des täglichen Arbeitens und muss deshalb auch von den Menschen, die mit ihr arbeiten, verstanden und angenommen werden.
Das Fazit: Mehr Übersicht durch zentrale Prozesse
Die Erfahrungen der Kriwat GmbH zeigen, welchen Unterschied es machen kann, wenn Informationen und Arbeitsschritte nicht mehr über verschiedene Listen und Ablagen verteilt sind, sondern zentral in einer Branchensoftware zusammenlaufen.
Besonders bei der Verwaltung von Wiedereinsatz-Hilfsmitteln hat Kriwat diesen Unterschied im Alltag erlebt: Aus mehreren parallel geführten Excel-Listen ist eine zentrale Verwaltung von Beständen und Vorgängen geworden. Gleichzeitig erleichtern die strukturierte Erfassung von Kunden und Vorgängen, hinterlegte Preisregeln und die übersichtliche Benutzeroberfläche die tägliche Arbeit.
Für Lais Kriwat fällt die Bewertung entsprechend positiv aus:
„Ich würde Optica Omnia auf jeden Fall weiterempfehlen, da wir insgesamt sehr zufrieden mit dem System sind.“
Seine Empfehlung für andere Betriebe lautet dabei: sich frühzeitig mit der neuen Software auseinanderzusetzen, offene Fragen vor der Einführung zu klären und die Mitarbeitenden umfassend zu schulen.
Denn wenn Prozesse zentral zusammengeführt werden sollen, ist nicht nur die richtige Software entscheidend – sondern auch ein Team, das den neuen Arbeitsablauf sicher und gerne nutzt.
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