Praxisorganisation leicht gemacht

In jeder Praxis fallen Tag für Tag viele Verwaltungsaufgaben an, von der Terminplanung und der Patientenverwaltung bis hin zu Buchhaltung und Abrechnung. Damit Sie dennoch genug Zeit für die Behandlung Ihrer Patienten haben, sollten Sie sich über die wesentlichen Aufgaben der Praxisorganisation bewusst werden und Abläufe optimieren.

3 Tipps, wie Sie Ihre Praxisorganisation optimieren können: 

1. Abläufe festhalten und organisieren

Eindeutige Strukturen und eine dazu passende Organisation unterstützen Sie dabei, die Abläufe und Arbeiten in Ihrer Praxis zu verbessern. Fehlende Praxisorganisation kann sowohl zu unnötiger Mehrarbeit (Ineffizienz) führen, als auch reale monetäre Verluste (Absetzungen von Verordnungen wegen formalen Fehlern oder physischer Verlust von Verordnungen) und im schlimmsten Falle schlechte Therapie (fehlende Dokumentation dadurch unpassende Vorgehen oder Ziele) bewirken.

Um sich einen Überblick zu verschaffen sollten Sie sich regelmäßig die Zeit nehmen, alle Abläufe und Strukturen eines regulären Arbeitstages festzuhalten und Optimierungsmöglichkeiten bewerten: Was funktioniert gut? Wo gibt es Verbesserungspotenzial und wie kann ich diese Verbesserung bewirken? Betrachten Sie dabei organisatorische Aspekte, wie Arbeitsabläufe, Doppelarbeiten, Zeitfresser, patientenorientiertes Verhalten und Serviceangebot, aber auch personelle und räumliche Strukturen. Fragen Sie auch gerne Ihre Patienten: Eine regelmäßige Befragung zur Patientenzufriedenheit kann Ihnen ebenfalls wertvolle Anregungen geben.

Vor der Umsetzung von Änderungen ist das Gespräch mit Ihrem Team wichtig, denn Herangehensweisen können individuell unterschiedlich sein.  Regelmäßige Teambesprechungen halten darüber hinaus alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand. Hier können festgelegte Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar verteilt werden. 
 

2. Rezeptionskraft einstellen

Damit Sie und Ihre Therapeuten sich auf das Wesentliche konzentrieren können ist das Anstellen einer Rezeptionskraft ein sinnvoller Schritt. Diese kümmert sich um Terminvergaben, -Erinnerungen und Management, Korrespondenz, sowie die Betreuung der Patienten vor und nach der Behandlung. Darüber hinaus können Sie einer Rezeptionskraft auch Aufgaben aus dem Bereich der Rezeptprüfung und Korrektur sowie der Abrechnungsvorbereitung und Rechnungsstellung übertragen.

Ein wesentlicher Vorteil hierbei ist, dass Praxisinhaber und Therapeuten entlastet werden. Dies kann sogar die Wirtschaftlichkeit Ihrer Praxis erhöhen, wenn aus diesem Grund die umsatzrelevante Arbeitszeit Ihrer Therapeuten steigt. 

Wichtig: eine Rezeptionskraft darf keine von der GKV vergüteten Aufgaben übernehmen, die ein therapeutisches Fachwissen erfordern, z.B. das Auflegen von Fangopackungen. 
 

3. Eine Software zur Praxisverwaltung nutzen

Um seine Ziele in der Effizienz und Qualität zu erreichen, benötigt man ein gutes Werkzeug, welches die Arbeit einfach und schnell gestaltet. Hier ist in der heutigen Zeit die digitale Praxisverwaltung mit einer Praxissoftware nicht mehr weg zu denken. Durch die Einführung einer Praxissoftware werden (nach der Umstiegszeit) bei jedem Therapeuten ca. 10 % mehr Therapiezeit frei, die für die Behandlung von Patienten genutzt werden kann. 

Die Abrechnung oder Dokumentation verlangen bereits seit langem nach einer digitalen Unterstützung, z.B. bei Rechnungstellung, Berechnung von Zuzahlungen oder Behandlungsdokumentationen. Hier kommt eine Praxissoftware ins Spiel. Das Praxisverwaltungssystem erlaubt es Ihnen, zentral Ihre Daten zu speichern und zu organisieren. Sie haben nur noch eine Anwendung anstatt einer ganzen Heerschar von digitalen Helfern. Digitale Integration heißt dabei: Die Praxissoftware kann alle Daten, die ihr zur Verfügung stehen, miteinander kombinieren, um gewohnte Tätigkeiten effizienter zu gestalten und neue Möglichkeiten zu eröffnen. Sie kann beispielsweise die Auslastung der Praxis im Blick behalten oder die Abrechnung mit freien Mitarbeitern erleichtern.

Hinzu kommen weitere Vorteile, zum Beispiel die Absetzungsverhinderung bei Verordnungen: Die Praxissoftware prüft die Verordnungen gegen die Heilmittelrichtlinien und findet so zum Beispiel Verordnungen die nicht mehr weiter therapiert werden oder noch nicht abgerechnet (Privat und Zuzahlungen) wurden. Bei Tarifänderungen ist diese in den meisten Fällen mit einem Knopfdruck die Änderung (nach der korrekten Änderungsart) durchzuführen. Darüber hinaus erleichtert eine entsprechende Software durch einen digitalen Export von Abrechnungsdaten an das Abrechnungszentrum auch die Abrechnung selbst.

Auch bestimmte Kennzahlen können mit einer Praxissoftware einfach überwacht werden, z.B. die Umsätze, die Therapeutenleistung (ggfs. auch Abrechnungsgrundlage) und andere Kennzahlen für die Effizienzsteigerung.

Je nach Anbieter unterscheiden sich Leistungsumfang und Funktionen der verschiedenen Softwarelösungen. Welche Praxissoftware zu Ihren Bedürfnissen passt hängt dabei von einigen Faktoren ab, die Sie vor einer Entscheidung vergleichen sollten. 

Die Praxissoftware Optica Viva ist hierfür cloudbasierte Lösung, die Sie nicht nur in der Praxis, sondern auch auf Hausbesuchen unterstützen kann: Der Benutzer kann mit jedem internetfähigen Gerät mit einem modernen Browser, also PC, Laptop, Tablet oder Smartphone auf seine Praxissoftware zugreifen. Als vollumfängliche Praxissoftware unterstützt Optica Viva Sie bei Patientenverwaltung, Terminplanung, Rezeptverwaltung, Rechnungsstellung für Zuzahlungen, Selbstzahlern und der Abrechnung. Auch Dokumentation, Anamnesen sind möglich, ebenso wie umfangreiche Statistiken, die Überwachung offener Posten oder Zahlungserinnerungen.