23. August 2021

Software sollte einfach und zukunftssicher sein

Ein IT- und Prozessberater hat die Software „Optica Omnia“ getestet. In einem Interview mit der Fachzeitschrift MTD wurden die Ergebnisse vorgestellt.

Herr Hirtreiter, Sie beraten Sanitätshäuser, Orthopädie- und Orthopädieschuhtechniker rund um die IT. Wie steht es um die Digitalisierung in der Branche?

Ehrlich gesagt gibt es hier noch Luft nach oben. Die meisten Betriebe kommen aus dem Handwerk und für den Inhaber stehen der Kunde und die Versorgung an erster Stelle. Die IT ist für ihn ein notwendiges Übel und nicht selten ein Ärgernis. Meist existiert zwar eine Branchensoftware, aber sie dient eher als elektronische Schreibmaschine.

Warum tun sich viele Betriebe beim Thema Software so schwer?

Die Anwender orientieren sich an den Erfahrungen, die sie beispielsweise mit ihrem Smartphone machen. Dort ist die Bedienung einfach und unkompliziert, bei der betrieblichen Software hingegen oft umständlich. Zudem sind viele Softwareprodukte parallel im Einsatz und das Verbinden über Schnittstellen gestaltet sich kompliziert. Ohnehin haben die Betriebe mit den weiteren gesetzlichen Anforderungen wie DSGVO, HHVG, MDR alle Hände voll zu tun – eine regelrechte Flut an Dokumentation und Nachweispflichten, und das meist noch in Papierform. Gerade hier gibt es jedoch sinnvolle Lösungen und ich stelle fest, dass ein Wechsel hin zu einer Automatisierung der Prozesse stattfindet.

Welche Fähigkeiten muss eine zeitgemäße Softwarelösung in der Hilfsmittelbranche heute mitbringen?

Sie sollte vor allem einfach sein – also bedienerfreundlich, übersichtlich und nicht überfrachtet. Und sie muss den Nutzern eine gute Führung bieten. Ganz konkret: Ein Kunde betritt das Geschäft, die Versicherungskarte wird eingelesen und der Artikel gescannt. Dann sollte das System das Personal am Point of Sale aktiv unterstützen, beispielsweise bez. Vertragspreisen, Zuzahlungshinweisen oder ob ein Kostenvoranschlag für die Krankenkasse erforderlich ist. Hier ist entscheidend, dass auch die Datenbasis stimmt. Deshalb lautet der zweitwichtigste Aspekt, dass die Branchensoftware Daten integrieren kann, beispielsweise die rund 5.600 Verträge mit den Kassen und den kompletten Hilfsmittelkatalog mit seinen rund 30.000 Produkten.

Optica Omnia Dashboard: Direkt zur richtigen App

Sie hatten jüngst Gelegenheit, die neue Branchensoftware „Optica Omnia“ ausgiebig zu testen. Wie war Ihr Eindruck?

Für kleinere und mittlere Häuser bietet Omnia genau den richtigen Funktionsumfang. Die Software ist bewusst schlank gehalten. Omnia hat noch nicht den Umfang wie die Platzhirsche unter den Branchenanwendungen, die seit zwanzig oder dreißig Jahren am Markt sind. Aber die Software verfügt über großes Potenzial. Man merkt, dass in die Entwicklung die neuesten Erkenntnisse zur Nutzerfreundlichkeit eingeflossen sind. Die Anwender bekommen die wichtigsten Funktionen und Informationen schon beim Start in einem Dashboard angezeigt, und zwar jeder entsprechend seiner Aufgaben. So lässt sich nach dem Log-in direkt dort weitermachen, wo der Nutzer aufgehört hat. Zudem enthält die Software alle wesentlichen Daten. Also Verordnungs- und Krankenkassen- oder Artikelstammdaten.

Wie bewerten Sie die Verfügbarkeit und die Pflege der Daten?

Die meisten Branchenanwendungen erfordern die manuelle Dateneingabe und -aktualisierung. Das ist der Knackpunkt für viele Nutzer, denn wie gesagt: Der Handwerksmeister möchte sich am liebsten gar nicht mit seiner IT beschäftigen. Bei Omnia werden diese Daten automatisch aus der Cloud eingespielt. Die abgerufenen Krankenkassen-Verträge sind somit stets tagesaktuell. Beim Verkauf im Ladengeschäft gibt das mehr Sicherheit.

Welche weiteren Vorteile bietet die Anbindung an die Cloud?

Die Cloud speichert sowohl die zur Verfügung gestellten Informationen, als auch die Daten, die der Nutzer selbst erstellt. Es lässt sich also von jedem WindowsRechner aus arbeiten, ob am Arbeitsplatz oder unterwegs. Insbesondere für einen Betrieb mit mehreren Filialen ist das ein großer Vorteil, denn der Datenbestand bleibt jederzeit einheitlich. Außerdem sind die Daten meist besser geschützt als auf der unternehmenseigenen Festplatte. Dank der mobilen Nutzung der Software per Tablet kann ein Mitarbeiter den Patienten in der Kabine beraten oder etwas im Lager suchen und der Vertriebsmitarbeiter hat beim Kundentermin immer alles dabei, was er braucht.

Der Hilfsmittelkatalog umfasst derzeit etwa 30.000 Produkte. Wie finden sich Nutzer von Omnia darin zurecht?

Die Volltextsuche, in die Begriffe ganz oder teilweise eingegeben werden können, macht die Orientierung leicht. Zu viele Suchtreffer lassen sich filtern, beispielsweise durch einen Teil der Hilfsmittelnummer, der Bezeichnung oder der Produktbeschreibung. So kommt man sehr schnell zum gewünschten Artikel. Hierfür stehen die Kataloge der Hersteller zur Verfügung. Der Nutzer kann aus diesen auch Produkte herauskopieren, den Preis kalkulieren und als neuen eigenen Artikel abspeichern.

"Mein Ziel ist es, dass Ihre Branchensoftware und alle angeschlossenen IT-Systeme richtig angewendet werden: Abgestimmt mit den jeweiligen Arbeitsprozessen und von allen Mitarbeitern umsetzbar. Damit jeder, vom einzelnen Mitarbeiter im Tagesgeschäft bis zur Geschäftsleitung, davon profitieren kann. Die positiven Auswirkungen machen Unternehmen fit für die Zukunft: Für alle Anforderungen der Digitalisierung und sie sparen Aufwand und Kosten."

Martin Hirtreiter, Inhaber von iTundCo

Wie lange braucht ein neuer Mitarbeiter, um Omnia sicher zu bedienen?

Ich konnte mich ohne Schulung innerhalb kürzester Zeit einarbeiten und einen Kunden erfolgreich bedienen. Die Software unterstützt die Nutzer durch eine gute Führung, es gibt keine überflüssigen Schaltflächen.

Wie ist das Thema Rollen und Berechtigungen geregelt?

In Omnia lassen sich Vorgänge einem Bereich oder einem Mitarbeiter zuordnen. Das ist sinnvoll, denn beispielsweise sind ja die Gesamtumsätze in den Filialen oder die Roherträge nur für die Geschäftsleitung relevant. Auch die Kalkulation der Preise kann von einem berechtigten Mitarbeiter den Produkten zugewiesen werden und der Mitarbeiter an der Kasse muss sie unverändert übernehmen. An dieser Stelle würde ich mir noch etwas mehr Differenzierung wünschen.

Kann sich die Geschäftsleitung einen einfachen Überblick verschaffen, wie das Unternehmen aktuell dasteht?

Es gibt ein Dashboard, das die wichtigsten Parameter der Geschäftstätigkeit abbildet. Einige andere Branchenanwendungen bieten hier im Moment allerdings mehr. Sehr gut finde ich die Rechnungsübersicht. Es gibt auch eine Übersicht, welcher Mitarbeiter gerade welchen Auftrag bearbeitet und welche Geldbeträge er bewegt. Das Unternehmens-Dashboard ist aber sicher noch ausbaufähig

Wer sich für eine Branchensoftware entscheidet, legt sich langfristig fest. Ist Omnia zukunftssicher, auch hinsichtlich des digitalen Gesundheitswesens – Stichwort Telematikinfrastruktur?

Bei Omnia kommt eine Softwarearchitektur zum Einsatz, die sich unkompliziert und flexibel um zusätzliche Features und Services erweitern lässt. Der moderne Softwarestack in Java gewährleistet ihre Zukunftsfähigkeit. Somit ist bereits heute die Anbindung an die Telematikinfrastruktur und Services wie KIM (Kommunikation im Medizinwesen) möglich.

Herr Hirtreiter, danke für das Gespräch.

Mit freundlicher Genehmigung des MTD-Verlags, Amtzell www.mtd.de .

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