Stimmungsbild Software-Wechsel in der Hilfsmittelbranche: Mitarbeiterschulungen

Die Digitalisierung, zunehmende Bürokratie und der anhaltende Fachkräftemangel machen spezialisierte Branchensoftware in der Hilfsmittelbranche immer unverzichtbarer. Eine solche Software unterstützt dabei, die Versorgung der Patient:innen effizient zu gewährleisten und interne Abläufe zu optimieren. Doch manchmal ist es unumgänglich, die eingesetzte Branchensoftware gegen eine neue Lösung zu tauschen – das hat die aktuelle Umfrage von Optica in Zusammenarbeit mit der MTD Medizintechnischer Dialog und OST verdeutlicht. Technologischer Fortschritt, geänderte Anforderungen und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit haben bei den über 230 befragten Leistungserbringer:innen dazu geführt, dass knapp 12 % von ihnen in den letzten 24 Monaten ihre Branchensoftware gewechselt haben. Ein solcher Wechsel birgt jedoch Herausforderungen und sollte nicht unterschätzt werden.

„Bei einem Wechsel der Branchensoftware ist die größte Herausforderung die ausführliche Schulung und Begleitung [der Mitarbeiter:innen] beim Start.“

Stimme aus der aktuellen Umfrage

Die Branchenumfrage zeigt, dass ein zentraler Erfolgsfaktor bei der Software-Umstellung die Schulung der Mitarbeiter:innen darstellt. Es ist entscheidend, dass das gesamte Team von Anfang an mit eingebunden wird, hinter der digitalen Lösung steht und die neue Software akzeptiert. Denn neben dem laufenden Betriebsalltag, müssen sie sich nun „nebenbei“ in eine neue Software einarbeiten. Umfassende Schulungsmaßnahmen erleichtern hier den Übergang erheblich und nehmen die Mitarbeiter:innen an die Hand. Doch wie sehen kompetente Schulungen sowohl methodisch als auch inhaltlich aus? Das wollte Optica herausfinden und hat bei den Leistungserbringer:innen nachgefragt. Die Umfrageergebnisse aus der Branche geben wertvolle Einblicke in die Praxis und zeigen auf, wie Schulungsmaßnahmen durchgeführt werden sollten, um den Übergang zwischen zwei Softwarelösungen so reibungslos wie möglich zu gestalten. 

Auf den Inhalt kommt es an 

Die vermittelten Inhalte sind essenziell für den Erfolg der Schulungen. Das zeigen die Umfrageergebnisse: Um den Mitarbeitern ein tiefes Verständnis der neuen Software zu vermitteln, sind praktische Übungen und die Demonstration alltäglicher Arbeitsabläufe unerlässlich. Schulungsteilnehmer:innen sollten die Möglichkeit haben, in einem Testumfeld zu üben und sich mit der Programmstruktur vertraut zu machen. Auch Prozessänderungen, die mit der neuen Software einhergehen, sollten beleuchtet werden. Hier kann ein direkter Vergleich mit der bisher verwendeten Software sinnvoll sein, um die Unterschiede verstehen und Verbesserungen nachvollziehen zu können.

Ein essenzieller Bestandteil der Schulung ist die Erfassung und Verwaltung von Patientendaten – von der Stammdatenpflege über die Rezepteingabe bis hin zur Abrechnung. Ein weiterer wichtiger Schulungspunkt ist die Warenwirtschaft, einschließlich der Verwaltung des Lagerbestands und der Abwicklung von Bestellungen. Mitarbeiter:innen sollten spezifisch auf den jeweiligen Arbeitsbereich anwendungsbezogen und mit realistischen Fallbeispielen geschult werden. Dies umfasst sowohl eine Grundlagenschulung zur Einführung in die neue Software, als auch regelmäßige Auffrischungsschulungen. Damit wird gewährleistet, dass alle offenen Fragen geklärt werden und die Mitarbeiter:innen die Software sicher und kompetent anwenden können.

Methoden und Formate der Schulungen

Die Umfrage verdeutlicht, dass Betriebe unterschiedliche Schulungsansätze verfolgen. Präsenz-Schulungen sind weiterhin beliebt und wurden von 2/3 der teilnehmenden Leistungserbringer:innen bevorzugt, da sie direkten Austausch und individuelle Hilfestellung ermöglichen. Allerdings steigt auch die Akzeptanz von Live-Online-Schulungen: Knapp 33 % der Betriebe nutzen lieber Live-Online-Workshops und Webinare, um ihre Mitarbeiter:innen zu schulen.

Ein interessanter Trend zeigt sich bei der Nutzung von E-Learning-Tutorials. Auf die Frage, welche Aspekte bei E-Learning-Tutorials besonders wichtig sind, wurde die höchste Priorität der Aktualität der Inhalte zugewiesen. Es ist entscheidend, dass die Lerninhalte stets auf dem neuesten Stand sind, um den Nutzern die aktuellsten Informationen und Prozessschritte der Software zu vermitteln. Interaktive Elemente wurden als zweitwichtigster Aspekt bewertet, da sie das Engagement der Lernenden fördern und das Verständnis durch praktisches Anwenden erleichtern. Zusätzlich trägt eine attraktive und ansprechende Darstellung der Lerninhalte dazu bei, das Interesse der Nutzer zu wecken und die Motivation zu steigern. Die ständige Verfügbarkeit der E-Learning-Tutorials ist ein weiterer Vorteil, da Mitarbeiter:innen so jederzeit flexibel auf die Inhalte zugreifen können, um nach Bedarf zu lernen. Ist beispielsweise ein Arbeitsschritt in der neuen Software noch nicht ganz verinnerlicht, kann das passende E-Learning-Modul wiederholt und das Wissen aufgefrischt werden. 

Die Teilnehmer:innen der Umfrage gaben an, dass sie mehrere kompakte Termine sowie Schulungen in kleineren Gruppen bevorzugen, um die vermittelten Informationen leichter zu verarbeiten und eine individuelle Betreuung zu ermöglichen. Zudem wünschen sich die Leistungserbringer:innen bei Schulungen integrierte und abschließende Lernerfolgskontrollen, um die neu erlernten Prozessschritte nachhaltig zu festigen. Ergänzend dazu sollten FAQs und regelmäßige Auffrischungsschulungen angeboten werden, um offene Fragen zu klären und die sichere Nutzung der Software zu gewährleisten.

Schulungen als Schlüssel zum erfolgreichen Software-Wechsel

Damit ein Software-Wechsel reibungslos durchgeführt und die neue digitale Lösung möglichst schnell von allen Mitarbeiter:innen effizient genutzt werden kann, ist eine gut geplante Schulung aller Nutzer:innen das A und O. Eine nachhaltige Qualifizierung trägt zum sicheren Umgang mit der Branchensoftware bei und reduziert den Frust beim Umgang mit dem neuen System. Ohne eine ausreichende Schulung sind Mitarbeiter:innen von einer neuen Software schnell überfordert und frustriert, was unter Umständen ganze Projekte in Gefahr bringen kann. Umso wichtiger ist es, bei der Planung und Umsetzung von Schulungen nicht zu sparen. Bei der Auswahl eines neuen Software-Anbieters sollte daher auch berücksichtigt werden, wie dieser die Schulungen für die Mitarbeiter:innen gestaltet und unterstützt.

Die Umfrageergebnisse zeigen deutlich, dass trotz der anfänglichen Herausforderungen eines Wechsels letztlich die positiven Effekte einer modernen Softwarelösung überwiegen. Betriebe sind gut beraten, in umfassende und nachhaltige Schulungsmaßnahmen zu investieren, um die gesamten Potenziale der Branchensoftware voll auszuschöpfen. Eine einmalige Investition in Zeit und Ressourcen für gründliche Schulungen gewährleistet den sicheren und effizienten Einsatz der neuen Software und zahlt sich daher langfristig aus.

Der Weg zum erfolgreichen Softwarewechsel

Der digitale Wandel im Hilfsmittelmarkt ist in vollem Gange und die Branche passt sich aktiv den neuen Gegebenheiten an, um zukunftsfähig zu bleiben. Ein gut geplanter und durchdachter Wechsel zu einer cleveren Branchensoftware kann langfristig zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und verbesserten Versorgungsqualität führen. Die vorliegende Umfrage zeigt, dass ein erfolgreicher Softwarewechsel am besten gelingt, wenn alle beteiligten Parteien von dem technischen Umzug überzeugt sind, hinter der Entscheidung stehen und gemeinsam die Projektumsetzung angehen. Dabei spielen eine gute und realistische Vorbereitung sowie der passende Softwarepartner mit Branchenkenntnis an seiner Seite eine wichtige Rolle. 

Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass die Digitalisierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung darstellt und unterstreichen die Notwendigkeit, auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.