Wissen für Gründer:innen - die fünf goldenen Regeln der Praxisgründung

Von der Planung über Rechtsthemen bis zur Abrechnung: Diese fünf Regeln sollten Sie beachten, wenn Sie Ihre eigene Praxis eröffnen wollen.

Junge Therapeutin in Ihrer Praxis

Die eigene Praxis: Als Wunschtraum und Berufsziel vieler Therapeut:innen prangt sie für die Meisten wie ein unerreichbarer Stern am Heilmittelhimmel. Auch wenn der Schritt in die Existenzgründung ein großer ist, so ist er doch gangbar. Damit er nicht in eine Sackgasse führt, haben unsere Gründungsexpert:innen fünf goldene Regeln für die Eröffnung der eigenen Praxis erarbeitet.

1. Planung ist alles

Auf dem Weg in die eigenen vier Praxiswände ist Planung oberstes Gebot. Dabei gilt es zunächst, die eigenen, strategischen und wirtschaftlichen Ziele abzustecken. Angehende Gründer:innen dürfen am Anfang ihres Weges träumen: Welches Einkommen möchten sie in fünf Jahren haben, welches Auto fahren, wie wohnen und wohin reisen? Darauf aufbauend entwerfen Gründer:innen dann ihren Plan zur strategischen und wirtschaftlichen Umsetzung dieser Wünsche: Welcher Standort ist geeignet, in welche Immobilie lohnt sich die Investition, mieten oder kaufen, welche Fördertöpfe stehen dafür bereit und wer wird Marketing-Stratege des Vertrauens? Günstig ist etwa für Heilmittelpraxen ein Standort mit Apotheken, Ärzten, Kindergärten und Pflegeheimen in der Nähe. Außerdem sind Antworten zu finden auf Fragen wie: Welche steuerlichen Entlastungsmöglichkeiten gibt es? Wie lässt sich der Umsatz durch Privatleistungen steigern? Oder wie gewinnt man Fachkräfte und hält sie langfristig? 

2. Sparen Sie nicht an rechtlicher Beratung

Gerade zu Beginn der Gründerlaufbahn stellen sich zahlreiche rechtliche Fragen. Gut beraten ist da, wer in Rechtsberatung investiert. Dabei eröffnen sich fünf Themenfelder, die Therapeut:innen bearbeiten sollten: Absicherung, Zulassung, Arbeits-, Miet- sowie Kaufverträge für die Räumlichkeiten. In Sachen Versicherung benötigen Praxen etwa eine Berufshaftpflicht, eine Betriebshaftpflicht sowie eine Unfallversicherung für die Praxisinhaber:innen. Und die Zulassung ist rechtzeitig bei der zuständigen ARGEn zu beantragen. „Spätestens beim Thema Verträge sollten Gründer:innen nicht an Beratung sparen: So geht es etwa bei einem Zehnjahresmietvertrag über 2.000 € um Verbindlichkeiten von 250.000 €“, so Dr. Dr. Thomas Ruppel, Fachanwalt für Medizinrecht. Dabei seien etwa Größenanforderungen an die Räumlichkeiten zu beachten, welche aus der Heilmittelrichtlinie (HMR) hervorgingen und man müsse auf Regelungen zu Parkplätzen, Aufzügen oder Räumpflichten achten. „Wichtig ist das Schriftformgebot im Gewerbemietrecht“, so Dr. Dr. Ruppel. „Außerdem sollten Therapeut:innen auf die Umsatzsteueroption achten: Sie erbringen umsatzsteuerfreie Leistungen. Wenn Vermieter:innen eine Umsatzsteuer einfordern, bekommen Therapeut:innen diese nicht erstattet.“ Auch bei der Praxisübernahme gebe es zahlreiche Fallstricke: Anforderungen an den Patientendatenschutz seien zu erfüllen, die Übernahme von Software-, Telefon- und Arbeitsverträgen zu beachten und eine Konkurrenzschutzklausel ratsam.

3. Werden Sie Expert:in für Verordnungsmanagement

Das tägliche Brot sichert Therapeut:innen die Abrechnung von Verordnungen. Absetzungen sind schmerzhaft, denn bei einem abgelehnten Rezept geht es meist um mehrere hundert Euro. Für Gründer:innen, die bei begrenztem Budget häufig selber abrechnen, ist die Kenntnis der wichtigsten Absetzungsgründe deswegen existenziell wichtig. Angelika Mettlach, Verkaufsleiterin bei Optica, kennt sie: „Therapeut:innen sind laut HMR verpflichtet, Verordnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen“. Dabei gehe es häufig um formale Angaben. So müsse etwa der Kostenträger korrekt ausgefüllt sein, Ausstellungsdatum, Diagnosegruppe und ICD-10-Code dürfen nicht fehlen, die Leitsymptomatik müsse angegeben und Heilmittel und Behandlungseinheiten entsprechend des Heilmittelkatalogs hinterlegt sein. „Gerne vergessen werden Stempel und Unterschrift der behandelnden Ärzt:innen“, so Angelika Mettlach. Auch die Fristen für den Behandlungsbeginn müssen eingehalten und auf der Rückseite die Behandlungsmaßnahmen mit Begründung etwaiger über 14 Tage hinaus gehender Unterbrechungen korrekt eingetragen sein. Fehlerhafte Angaben müssen vor Behandlungsbeginn von den Ärzt:innen mit Datum und Unterschrift versehen korrigiert werden. „Durch den Einsatz einer Praxissoftware, wie Optica Viva, können bis zu 95 % der Fehler in Verordnungen automatisiert erkannt und behoben werden“, weiß Eduard Schlein, IT-Experte und einer der führenden Köpfe hinter der Lösung. Das sichert nicht nur volle Budgettöpfe, sondern erspart Inhaber:innen auch jede Menge Zeit.    

4. Sorgen Sie für Freiräume

Eine Praxissoftware verschafft Gründer:innen Freiräume: Sie spart Zeit, übernimmt Prüfpflichten und Schritte zur korrekten Abrechnung oder organisiert den Terminkalender. Darüber hinaus macht sie den Kopf frei für die Behandlung von Patient:innen, die Akquise und Vernetzung mit Ärzt:innen sowie Einrichtungen im Praxisumfeld oder für die eigene Freizeitgestaltung im wohlverdienten Feierabend. „Gerade Gründer:innen bieten Praxislösungen enorme Vorteile: Sie übernehmen das gesamte Praxismanagement von der Terminierung über die Dokumentation bis hin zur Abrechnung“, weiß Eduard Schlein. Dabei weist die Software beispielsweise auch automatisiert auf abrechnungsrelevante Fehleingaben hin. „Mit einer Praxissoftware, wie Optica Viva, sind Gründer:innen zudem bereits heute bestens ausgestattet für die Anforderungen der Telematikinfrastruktur, die in wenigen Jahren flächendeckend eingeführt wird“, so Eduard Schlein.  

5. Sammeln Sie Praxiserfahrung

Von allen vorgenannten Punkten haben Therapeut:innen mit einigen Jahren Berufserfahrung bereits einen Eindruck. Sie wissen, worauf es im Praxisalltag ankommt, wo Herausforderungen lauern und Prozesse optimiert werden können. „Berufsschulen bilden keine Praxisgründer:innen aus, sondern Therapeut:innen“, weiß Eduard Schlein. Umfassende Kenntnis des Gesundheitsmarktes, betriebswirtschaftliches Wissen sowie abrechnungsrelevante Faktoren seien bei der Gründung jedoch unerlässlich. „Es ist deswegen ratsam, sich diese Kenntnisse vorab anzueignen, sei es durch Praxisjahre im Angestelltenverhältnis, Weiterbildungen bei den Berufsverbänden oder Industrie- und Handelskammern oder im Rahmen von Seminaren für Gründer:innen, wie sie beispielsweise auch Optica regelmäßig anbietet“, ergänzt Angelika Mettlach. So können Therapeut:innen nach den Sternen greifen und sich den Wunsch von der eigenen Praxis erfüllen.     


Über Optica Viva

Als webbasierte Praxissoftware erfüllt Optica Viva alle Sicherheitsanforderungen an den Patientendatenschutz, wie sie mit Blick auf die Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) vorgegeben sind. Gründer:innen brauchen lediglich einen aktuellen Browser und einer Internetverbindung und schon übernimmt die Software das Praxismanagement. Sie steht sofort zur Verfügung, ohne Installation und IT-Kenntnisse. Die selbsterklärende Oberfläche ist ausgestattet mit zahlreichen Hilfe-Funktionen, so dass Anwender:innen logisch verknüpft und in Echtzeit durch alle Arbeitsschritte geführt werden. Dabei übernimmt Optica Viva beispielsweise auch die Daten für Folgeverordnungen automatisch und hält eine Liste mit allen Krankenkassen, ihren Verträge und zahlreiche Ärzt:innen vor, so dass manuelle Eingaben deutlich reduziert werden können.  

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Optica Viva ist eine Software der PRAXINO GmbH