Die meisten Betriebssoftwarelösungen bieten eine Kalenderfunktion, in der sich Termine eintragen und verwalten lassen. Doch oftmals lassen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit zu wünschen übrig, weshalb viele Hilfsmittelerbringer:innen zusätzlich zu ihrer Branchensoftware Kalenderapps, -tools oder einen Papierkalender nutzen. Dadurch verschenken sie aber ein großes Potenzial, denn eine integrierte Kalenderfunktion, die auf alle arbeitsrelevanten Daten zugreifen kann, steigert die Effizienz enorm – und macht den mühsamen händischen Abgleich mit externen Kalendern überflüssig. Im Falle eines zusätzlich genutzen Papierkalenders, kommt außerdem die Papierersparnis hinzu, worüber sich nicht nur der Geldbeutel freut, sondern auch die Umwelt.

Auf Usability und Übersichtlichkeit kommt es an.

Die Gründe, warum die Kalenderfunktion vieler Branchensoftwarelösungen nicht konsequent genutzt wird, sind vielfältig. Zum einen wird der Nutzen häufig unterschätzt. Zum anderen ist die Bedienung oftmals nicht einfach genug. Mal ist das Design überladen, mal ist die Bedienung zu kompliziert, da das Eintragen und Verwalten von Terminen zu viele Klicks erfordert und nicht intuitiv genug von statten geht. Jeder kennt es aus eigener Erfahrung am Computer: Bereitet ein Prozess Mühe oder kostet zu viel Zeit, sucht man sich andere Möglichkeiten. Hat man aber eine integrierte Kalenderfunktion vor sich, die selbsterklärend und so übersichtlich gestaltet ist, dass man sofort alles im Blick hat, nutzt man diese auch – und profitiert davon.

Eine integrierte Kalenderfunktion erlaubt mehr Möglichkeiten.

Im Gegensatz zu zusätzlichen Kalenderapps oder einem Papierkalender ist eine integrierte Kalenderfunktion "direkt mit der Arbeit" verbunden und kann automatisch bereits vorhandene Informationen abrufen. So können zum Beispiel Termine, die in den Bereichen "Vorgänge" oder "Aufgaben" vorhanden sind, automatisch im Kalender angezeigt werden. Darüber hinaus kann eine integrierte Kalenderfunktion Termine unternehmensweit sichtbar machen, so dass alle Kolleg:innen jederzeit über die Termine der anderen informiert sind. Gerade das ist ein unschätzbarer Vorteil, wenn Kund:innen anrufen und ein Treffen oder ein Gespräch mit einer bestimmten Person vereinbaren möchten, diese aber gerade nicht im Haus ist. Mit einem Klick kann sich die Vertretung sofort anzeigen lassen, ob der Wunschtermin noch frei ist und den Kund:innen verbindliche Auskünfte geben. Ist der Termin dann eingetragen, lassen sich auch Terminerinnerungen erstellen, die rechtzeitig auf den kommenden Termin hinweisen.

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Wenn alle Mitarbeiter:innen dieselbe integrierte Kalenderfunktion nutzen – und nicht jeder eine andere App – dann ergeben sich noch weitere Vorteile. Denn dann lassen sich auch Zeitpläne teamübergreifend koordinieren, ebenso wie Urlaubspläne. Selbst die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen, Maßkabinen und einzelnen Pkws aus dem Fahrzeugpool lassen sich transparent und für alle Beteiligten auf einen Blick ersichtlich in den Kalender eintragen.

Optica Omnia: So muss eine Kalenderfunktion sein.

Unter den derzeit verfügbaren Branchensoftwarelösungen ist Optica Omnia eine der leistungsfähigsten, was sich auch auf die integrierte Kalenderfunktion bezieht. Ins Auge fällt dabei sofort die klare und übersichtliche Gestaltung der einzelnen Kalenderblätter, die ein schnelles Zurechtfinden ermöglicht.

Wichtige Funktionen wie das Übernehmen von relevanten Gruppenterminen aus Einladungen in das eigene Kalenderblatt sind automatisiert, was das händische Einpflegen und Flüchtigkeitsfehler wie z. B. Zahlendreher erspart. Weitere Funktionen wie das Anlegen von Serienterminen, Wiedervorlagen und Fristen sind praktisch selbsterklärend, sodass jede:r Mitarbeiter:in den Kalender auch ohne langwierige Schulung sofort richtig nutzen kann – eine wichtige Voraussetzung, damit der Kalender auch tatsächlich konsequent und fortlaufend von allen Beteiligten genutzt wird. Nur so ist der Kalender stets aktuell, enthält alle relevanten Einträge und sorgt für mehr Effizienz.

Fazit: Der Nutzen einer integrierten Kalenderfunktion wird gerne unterschätzt. Hilfsmittelerbringer:innen, die die Anschaffung einer (neuen) Branchensoftware in Erwägung ziehen, sollten sich bei den für Sie in Frage kommenden Lösungen aber die Kalenderfunktion genauer ansehen. Die Praxis zeigt, dass sich das lohnt.