Fast jede Branchensoftware bietet eine Kalenderfunktion. Doch längst nicht alle sind so leistungsfähig, dass sie über die bloße Verwaltung von Terminen hinausgehen. Aber genau das lohnt sich für Hilfsmittelerbringer:innen. Denn mit den richtigen Funktionen lassen sich auch Ressourcen wie Maßkabinen, Besprechungsräume und Fahrzeuge verwalten – und zwar so, dass belegte und freie Kapazitäten für alle Mitarbeiter:innen auf den ersten Blick zu sehen sind. Aus dem Kalender wird damit ein Tool, das auch für die Teamplanung eingesetzt werden kann und die Zusammenarbeit enorm erleichtert.

Ein Kalender, alle Daten

Zu den großen Vorteilen eines Branchensoftware-Kalenders gehört die zentrale Datenverwaltung. Das heißt, dass alle Termine und Belegungen zentral in einem einzigen Kalender eingetragen sind und von allen Nutzer:innen, die über eine Leseberechtigung verfügen, eingesehen werden können. So ist zum Beispiel auf den ersten Blick ersichtlich, wann die Kolleg:innen Urlaub oder einen Termin haben und somit nicht zur Verfügung stehen. Gerade das ist ein unschätzbarer Vorteil, wenn Kund:innen anrufen und ein Treffen oder ein Gespräch mit einer bestimmten Person vereinbaren möchten, diese aber gerade nicht im Haus ist. Mit einem Klick kann sich die Vertretung sofort anzeigen lassen, ob der Wunschtermin noch frei ist und den Kund:innen verbindliche Auskünfte geben. Ist der Termin dann eingetragen, lassen sich auch Terminerinnerungen erstellen, die rechtzeitig auf den kommenden Termin hinweisen. Wenn die Mitarbeiter:innen eigene Kalender nutzen, zum Beispiel in Papierform, müssen die Eintragungen erst mühsam abgeglichen werden – ein zeitlicher Aufwand, der bei einem Branchensoftware-Kalender entfällt.

Nicht nur Termine planen, sondern auch Ressourcen.

Was für Urlaube und Kundentermine der Kolleg:innen gilt, gilt auch für Ressourcen. So können alle Teammitglieder im Kalender zum Beispiel sehen, wann welche Maßkabinen oder Besprechungsräume belegt sind und welche Fahrzeuge an welchen Terminen verfügbar sind. Ein enormer Vorteil, denn dadurch lassen sich Doppelbelegungen vermeiden und die vorhandenen Ressourcen effizienter nutzen. Im Gegensatz zu zusätzlichen Kalenderapps oder einem Papierkalender ist eine integrierte Kalenderfunktion "direkt mit der Arbeit" verbunden und kann automatisch bereits vorhandene Informationen abrufen. So können zum Beispiel Termine, die in den Bereichen "Vorgänge" oder "Aufgaben" vorhanden sind, automatisch im Kalender angezeigt werden.  

Je einfacher die Funktionen, desto konsequenter die Nutzung.

Je mehr Daten und Ereignisse in den zentralen Kalender eingetragen werden, desto größer die Gefahr, dass er unübersichtlich wird. Sinnvolle Filter, mit denen verschiedene Arten von Einträgen ein- oder ausgeblendet werden können, sind daher besonders wichtig. Auch die Usability spielt bei der Kalenderfunktion eine wichtige Rolle. Mal ist das Design überladen, mal ist die Bedienung zu kompliziert, da das Eintragen und Verwalten von Terminen zu viele Klicks erfordert und nicht intuitiv genug von statten geht. Jeder kennt es aus eigener Erfahrung am Computer: Bereitet ein Prozess Mühe oder kostet zu viel Zeit, sucht man sich andere Möglichkeiten. Hat man aber eine integrierte Kalenderfunktion vor sich, die selbsterklärend und so übersichtlich gestaltet ist, dass man sofort alles im Blick hat, nutzt man diese auch – und profitiert davon.

Idealerweise sind der Kalender und seine Funktionen selbsterklärend und die Einträge lassen sich besonders einfach erstellen und verwalten – dann werden die Mitarbeiter:innen den Kalender am ehesten konsequent nutzen, sodass seine Vorteile für die Team- und Ressourcenplanung voll zum Tragen kommen.

Optica Omnia: Top auch beim Kalender

Als eine der leistungsfähigsten Softwarelösungen für Hilfsmittelerbringer:innen verfügt Optica Omnia über einen Kalender, der alle genannten Funktionen und Vorteile vereint. Der Omnia-Kalender wird stetig weiterentwickelt, um die Nutzung noch komfortabler zu gestalten. So können zum Beispiel die Lese- und Schreibrechte für einzelne Nutzer:innen besonders einfach vergeben werden. Da Optica Omnia filialfähig ist, lassen sich Ressourcen wie Fahrzeuge einzelnen Filialen zuordnen. Auch die Einladungs- und Benachrichtigungsfunktion ist äußerst benutzerfreundlich: Um Kolleg:innen z.B. zu Besprechungen einzuladen, können direkt in Omnia entsprechende Nachrichten verschickt werden, die den eingeladenen Personen dann sofort in der Nachrichtenzentrale angezeigt werden. Ein Klick genügt, um die Einladung anzunehmen und den Termin in den persönlichen Kalender zu übernehmen. Zudem kann im jeweiligen Termin ein bestimmter Kunde oder Vorgang zugewiesen werden. So lässt sich beim Öffnen des Termins sofort erkennen, um welchen Vorgang es geht, und der Anwender kann auch direkt auf diesen zugreifen.

Fazit: Mit einer leistungsfähigen Kalenderfunktion, wie sie Optica Omnia bietet, können Hilfsmittelerbringer:innen die Ressourcen- und Teamplanung wesentlich vereinfachen und effizienter gestalten. Keine Doppelbelegungen mehr, keine verpassten Termine und keine Engpässe aufgrund von Urlauben: Mit Optica Omnia haben Hilfsmittelerbringer:innen ihre Kapazitäten und geplanten Ereignisse jederzeit im Blick.