10 Regeln für eine reibungslose Privatabrechnung

Die Abrechnung von von Privatrezepten und Selbstzahlerleistungen unterscheidet sich in einigen Punkten von der Rezeptabrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Was Sie bei der Privatabrechnung beachten müssen lesen Sie hier.

10 Tipps für Ihre Privatabrechnung

Etwa 9 Millionen Menschen gehören in Deutschland einer privaten Krankenversicherung an, darunter Selbstständige, Freiberufler:innen, beihilfeberechtige Beamt:innen oder Menschen, deren Einkommen oberhalb der Versicherungspflichtgrenze liegt. Diese schließen je Person einen eigenen Vertrag mit der privaten Krankenversicherung (PKV) ab. Werden Privatversicherte behandelt, so bezahlen sie direkt in der Praxis und gehen somit in Vorleistung. Die Kosten der Behandlung können die Patient:innen sich dann ganz oder in Teilen von ihrer privaten Krankenkasse zurückerstatten lassen. Der bzw. die Patient:in ist also gleichzeitig Leistungs- und Rechnungsempfänger:in. 

Erstattet werden nur die Leistungen bzw. therapeutischen Angebote, wenn sie aufgrund einer Verordnung durchgeführt werden, wobei es keine einheitlich gültigen Mustervorlagen für Verordnungen gibt. Eine allgemein verbindlich geltende Gebührenordnung für physiotherapeutische Leistungen existiert im Bereich der privaten Krankenversicherung ebenfalls nicht, es werden keine Praxisgebühr und keine Zuzahlung erhoben.

So funktioniert die Privatabrechnung mit Optica

Optica übernimmt den kompletten Prozess ab Rechnungsstellung an Patient:innen: Wir prüfen Ihre Rezepte auf Vollständigkeit und Abrechenbarkeit, erstellen und versenden die Rechnung an die Patient:innen. Sie erhalten so ein geregeltes Honorar und auf Wunsch schnelle Liquidität, unabhängig von der Zahlungsweise Ihrer Patient:innen. Sollten Patient:innen Ihre Rechnungen nicht begleichen, übernimmt Optica das kaufmännische Mahnwesen mit bis zu 3 Mahnstufen, inklusive außergerichtlichem Mahnverfahren, sowie auf Wunsch auch das gerichtliche Mahnverfahren. Darüber hinaus erhalten Sie Aufstellungen für Ihre:n Steuerberater:in.  

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Im Vergleich: Privatabrechnung mit und ohne Abrechnungsdienstleister

Selbstabrechnung eines Privatrezeptes

Abrechnung über einen Abrechnungsdienstleister

Privatabrechnung: Diese 10 Regeln sollten Sie beachten

Um eine reibungslose Abrechnung zu garantieren sollte das Rezept vor der Einsendung korrekt ausgefüllt werden. Die Angabe von Behandlungsdaten oder Unterschriften sind zwar nicht verpflichtend, wird aber von immer mehr Krankenkassen gefordert. Die Behandlungsdaten und Patientenunterschriften müssen dann vollständig auf der Verordnung eingetragen werden.  

Um die Rezepte korrekt abzurechnen gibt es zwei Möglichkeiten.

  1.  Notieren Sie die Einzelpreise und die Anzahl direkt auf die jeweilige Verordnung. 
  2.  Lassen Sie Ihre Preisliste für die Privatabrechnung hinterlegen. Hierbei müssten Sie nur noch angeben, ob es sich um ein Privatrezept (P) oder ein Beihilferezept (B) handelt. Auch wenn die Angabe keine Pflicht ist, ist es für das Rechenzentrum sehr wichtig, um die richtigen Preise abzurechnen. 

Achten Sie darauf, dass das Rezept eine vollständige Patient:innenadresse enthält. Diese wird für den Rechnungsversand benötigt und stellt sicher, dass die Rechnung auch bei dem oder der richtigen Patient:in ankommt. Zudem muss klar ersichtlich sein, ob es sich um ein Privat- oder Kassenrezept handelt. (z.B. Postebeamten A oder B)

Lediglich den Gesamtpreis auf dem Rezept zu notieren ist für die Abrechnung nicht ausreichend. Jede Position muss mit einem Einzelpreis pro Heilmittelbehandlung auf dem Rezept gelistet sein, um richtig abgerechnet werden zu können.

Vermeiden Sie wenn möglich Anhänge und Post-Its, sodass einem erfolgreichen Scanprozess nichts im Wege steht. Notieren Sie Änderungen wie z.B. Adresse, abweichende Rechnungsempfänger,  wenn möglich immer direkt auf der Verordnung. Wenn es doch einmal einen Rezeptanhang braucht darf dieser (ausnahmsweise) an das Rezept getackert werden. So bleibt alles eindeutig zuordenbar.

Möchten Sie Selbstzahlerleistungen abrechnen sollten folgende Angaben gemacht werden:
-    Leistungserbringer:in
-    Vollständige Patient:innenadresse
-    Diagnose
-    Heilmittel
-    Preis

 Legen Sie sich eine eigene Preisliste und eine Patient:innenliste an und schicken Sie diese mit an uns. Wir gleichen dann für Sie ab ob, alle Dokumente vorhanden und korrekt sind.

Um Diskussionen zu vermeiden, sollten Sie vor der Behandlung einen Behandlungsvertrag mit Ihren Patient:innen abschließen, in dem Dauer, Preise, Termine sowie Ausfall- und Mahngebühren festgesetzt werden. Mit der Unterschritt weiß der oder die Patient:in, dass er/sie zur Zahlung verpflichtet ist etc. Behandlungsdaten sollten Sie nicht angeben. 

Damit Optica Ihre Abrechnung verarbeiten darf, benötigen Sie eine Einverständniserklärung zur Datenweitergabe Ihrer Patient:innen. Diese können Sie kostenlos über unseren Kundenservice bestellen.

Als Abrechnungsdienstleister kommunizieren wir nicht mit Ihren Patient:innen. Lediglich, wenn es Korrekturen gibt nehmen wir Kontakt mit dem oder der Leistungserbringer:in auf und informieren über die Korrekturrechnung sowie die offenen Beträge oder Rückerstattungen. Fragen zu Behandlungen/Preisen/Behandlungsdaten können nicht vom Abrechnungszentrum geklärt werden.

In unserer Mediathek steht unser Webinar „Privatabrechnung leicht gemacht“ jederzeit für Sie zum Abruf bereit: Was sind die häufigsten Gründe für Absetzungen in der Privatabrechnung? Worauf sollte man besonders achten? Wie kann Optica hierbei unterstützen? Von der Einverständniserklärung für Patient:innen bis hin zu Preislisten - in diesem Webinar beantworten unsere Expert:innen all diese Fragen und geben Ihnen wertvolle Tipps. 

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Privatabrechnung mit Optica

Als erfahrener Abrechnungsdienstleister kümmern wir uns um Ihre Privatabrechnung und nehmen Ihnen den kompletten Verwaltungsaufwand ab. Das Besondere daran: Sie können Ihre Privatrezepte bei uns einreichen, wann immer Sie möchten – Sie sind nicht an eine monatliche Einreichung gebunden. Auch wenn Sie Ihre GKV-Rezepte nicht mit uns abrechnen, kümmern wir uns sehr gerne um Ihre Privatabrechnung.

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