Branchensoftware auswählen: Wichtige Kriterien für die Entscheidung

Teil 6 unserer 11-teiligen Serie für die Bundesfachschule für Orthopädietechnik: Die Digitalisierung verändert die Hilfsmittelbranche grundlegend und stellt Sanitätshäuser sowie Betriebe der Orthopädie- und Orthopädieschuhtechnik vor neue Herausforderungen. Effiziente IT-Lösungen sind entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und eine optimale Patientenversorgung sicherzustellen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der passenden Branchensoftware, um Arbeitsprozesse zu automatisieren und Fehler zu vermeiden.

Die Hilfsmittelbranche steht vor der Herausforderung, ihre Betriebe sowohl für die Gegenwart zu optimieren als auch zukunftsfähig zu machen. IT-Lösungen spielen dabei eine zentrale Rolle und beeinflussen das moderne Gesundheitswesen maßgeblich. Mit zunehmender Digitalisierung müssen Sanitätshäuser sowie Orthopädietechnik- und Orthopädieschuhtechnik-Betriebe immer häufiger auf eine geeignete Branchensoftware zurückgreifen. Denn um am Hilfsmittelmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben und eine optimale Versorgung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, die eigenen Arbeitsprozesse durch Technologie effizient zu gestalten und zu automatisieren.
Die Wahl der passenden Software für die spezifischen Anforderungen des eigenen Betriebs kann eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Aufgabe sein, da der Markt eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen bietet. Um Fehlentscheidungen und unnötige Investitionen zu vermeiden, ist eine sorgfältige strategische Entscheidung erforderlich. Doch was sind die Kriterien für die Software-Auswahl? Und wie findet man letztendlich das passende Tool für seinen Betrieb? Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte, die bei der Entscheidung für eine Branchensoftware in der Hilfsmittelbranche beachtet werden sollten.


1. Funktionsumfang und Anpassungsfähigkeit

Die passende Branchensoftware muss über einen umfangreichen Funktionskatalog verfügen, der speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Betriebs zugeschnitten ist. Die digitale Lösung sollte alle wesentlichen Bereiche wie integrierte Ladenkasse, Abrechnung und Lagerverwaltung abdecken. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem wie beispielsweise bei Optica Omnia, dass eine transparente Produktverfolgung sowie eine sichere Planung für Versorgung, Touren und Rückholungen ermöglicht, ist für die Hilfsmittelverwaltung unerlässlich. Es ist vorteilhaft, wenn der Anbieter die Softwarelösung basierend auf praktischer Erfahrung entwickelt hat, da dies sicherstellt, dass die alltäglichen Arbeitsabläufe realistisch abgebildet werden und die Besonderheiten der Branche berücksichtigt sind. Ebenso wichtig ist, dass die Software flexibel genug ist, um spezifische betriebliche Anforderungen und individuelle Arbeitsabläufe anzupassen.


2. Cloud-basierte Lösungen und mobile Zugänglichkeit

In der heutigen digitalen Welt ist eine Cloud-basierte Softwarelösung von großem Vorteil. Sie ermöglicht die automatische Synchronisation der Daten in Echtzeit, was die Effizienz und Datensicherheit erhöht. Mitarbeiter:innen können nahezu uneingeschränkt mobil arbeiten: Ob bei Kundenterminen, im Ladengeschäft oder im Home-Office. Die Möglichkeit, von verschiedenen Standorten aus auf die aktuellen Daten zuzugreifen und reibungslos zusammenzuarbeiten, als säßen die Teammitglieder direkt nebeneinander, ist ein entscheidender Faktor für die Wahl der richtigen Software. Gleichzeitig ist eine Software basierend auf der aktuellsten Cloud-Lösung zukunftssicher, da sie kompatibel mit weiteren Technologien wie der Telematikinfrastruktur (TI) oder dem E-Rezept ist. Durch regelmäßige Updates wird sichergestellt, dass die Softwarelösung immer auf dem neusten Stand ist.


3. Integration von Zahlungsabwicklung und Vertragsmanagement

Eine effektive Branchensoftware sollte den gesamten Zahlungsprozess abdecken: Vom Versenden der elektronischen Kostenvorschläge (eKV) über die Rechnungserstellung und Buchhaltung bis hin zur Abrechnung mit den Krankenkassen. Die nahtlose Integration der eKV-Abwicklung, wie z. B. bei Optica Omnia, vereinfacht das Genehmigungsverfahren zur Kostenübernahme und reduziert den Verwaltungsaufwand. Darüber hinaus erleichtert eine clevere Branchensoftware die Verwaltung von Verträgen und Preislisten erheblich. Manuelles Erfassen von Vertragsänderungen und Preis-Updates gehört der Vergangenheit an. Mit einer digitalen Lösung kann dieser Zeitaufwand vermieden werden, indem bei der Auswahl einer neuen Software darauf geachtet wird, dass stets die aktuellsten Verträge aus den Fachbereichen Sanitätshaus, Orthopädietechnik & Orthopädieschuhtechnik verfügbar sind. Zudem sollte eine Software den Export von Datensätzen für DATEV vorbereiten, um den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Arbeitsprozesse effizient zu gestalten. 


4. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutz

In der Hilfsmittelbranche müssen zahlreiche gesetzliche und regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Eine professionelle Branchensoftware unterstützt Betriebe dabei, diese Anforderungen zu erfüllen, indem sie eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller relevanten Daten gewährleistet. Eine zuverlässige Softwarelösung muss durch umfassende Sicherheitsfunktionen dafür sorgen, dass alle gesetzlichen Anforderungen wie beispielsweise den Datenschutz erfüllt werden, um die Vertraulichkeit aller Daten zu gewährleisten. 

5. Benutzerfreundlichkeit und Support

Die Benutzerfreundlichkeit einer Softwarelösung ist ein entscheidendes Kriterium. Eine intuitive und selbsterklärende Benutzeroberfläche, die individuell angepasst werden kann, erleichtert den täglichen Gebrauch und reduziert die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter:innen. Zudem sollte die Software einen kompetenten und persönlichen Kundensupport bieten – einschließlich persönlicher Schulungen und Weiterbildungen. Dies stellt sicher, dass das gesamte Team die Funktionen, Vorteile und Potenziale der Software optimal nutzen kann. 


6. Kostenfaktor und Wirtschaftlichkeit

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Entscheidung für eine Branchensoftware ist der Kostenfaktor. Die Anschaffung und Implementierung einer neuen Softwarelösung erfordern eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse. Hierbei sollten sowohl die unmittelbaren Kosten für Lizenzgebühren, Implementierung und Mitarbeiterschulungen, als auch die langfristigen Betriebskosten berücksichtigt werden. Eine hochwertige Softwarelösung mag auf den ersten Blick teurer erscheinen, kann jedoch durch Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen im täglichen Betrieb langfristig wirtschaftlicher sein. 
Besonders vorteilhaft sind Cloud-basierte Lösungen, da sie die Notwendigkeit teurer Hardware und lokaler Server eliminieren. Darüber hinaus können durch den Einsatz von Branchensoftware administrative Aufwände reduziert und Fehlerquellen minimiert werden, was ebenfalls zu Kosteneinsparungen führt. Eine gut gewählte Softwarelösung trägt somit nicht nur zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung bei, sondern auch zur langfristigen Wirtschaftlichkeit des Betriebs.

It's a match! – Die optimale Softwarelösung

Bei der Entscheidung für eine Branchensoftware sind mehrere Kriterien zu beachten, um die beste Lösung für den jeweiligen Betrieb zu finden. Der Funktionsumfang und die Anpassungsfähigkeit der Software, die Vorteile einer Cloud-basierten Lösung, die Integration von Zahlungsabwicklung und Vertragsmanagement, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, die Benutzerfreundlichkeit, der Support sowie der Kostenfaktor spielen entscheidende Rollen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Branchenerfahrung des Anbieters, da diese sicherstellt, dass die Softwarelösung optimal auf die spezifischen Anforderungen und Besonderheiten der Hilfsmittelbranche zugeschnitten ist. Eine gut gewählte Branchensoftware trägt maßgeblich zur Optimierung der Arbeitsprozesse, zur Verbesserung der Kundenversorgung und der gleichzeitigen Entlastung des Teams bei.

Mit anderen Worten ist die optimale Software die, die Ihre Arbeit versteht und Ihre fachspezifischen Prozesse umfassend vereinfacht.
 

Zusammenfassung:

Die Hilfsmittelbranche steht vor der Herausforderung, ihre Betriebe zu optimieren und zukunftsfähig zu machen, wobei die Wahl der richtigen Branchensoftware eine zentrale Rolle spielt. Bei der Entscheidung sind mehrere Kriterien zu beachten. Zunächst muss die Software alle wesentlichen Funktionen wie Abrechnung und Lagerverwaltung abdecken und an individuelle betriebliche Anforderungen anpassbar sein. Cloud-basierte Lösungen bieten Echtzeit-Synchronisation und ermöglichen mobiles Arbeiten, was die Effizienz und Datensicherheit erhöht. Eine effektive Branchensoftware sollte den gesamten Zahlungsprozess und die Verwaltung von Verträgen nahtlos integrieren, um den Verwaltungsaufwand nachhaltig zu reduzieren. Zudem muss die Software gesetzliche Anforderungen und Datenschutzvorgaben erfüllen und eine lückenlose Dokumentation gewährleisten. Eine intuitive Benutzeroberfläche und kompetenter Kundensupport, einschließlich Schulungen und Weiterbildungen, sind ebenfalls entscheidend. Schlussendlich erfordert die Entscheidung eine sorgfältige Kosten-Nutzen-Analyse, um sowohl kurzfristige als auch langfristige Kosten zu berücksichtigen und die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Die optimale Branchensoftware trägt zur Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung und langfristigen Wirtschaftlichkeit des Betriebs bei, indem sie die Arbeitsprozesse vereinfacht und die Kundenversorgung verbessert.

Alles verstanden?

!
Suchen Sie eine neue Branchensoftware?