Softwarewechsel im Hilfsmittelmarkt: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren im Fokus

71% der Hilfsmittelerbringenden betrachten eine Branchesoftware als wesentlichen Faktor für ihren Erfolg. Doch welche Herausforderungen müssen überwunden werden, wenn ein Wechsel ansteht? Die Ergebnisse der Umfrage von MTD, OST und Optica fangen die Stimmung in der Branche ein.

Der Hilfsmittelmarkt befindet sich durch die  Zunahme an Bürokratie, Digitalisierung und dem Fachkräftemangel im stetigen Wandel. Digitale Lösungen wie eine leistungsstarke Branchensoftware sind dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Betriebe und können sowohl komplexe Arbeitsabläufe durch Automatisierungsprozesse sowie die Versorgung der Kund:innen verbessern. Die Entscheidung für eine neue Software sollte gut durchdacht sein, da die Umstellung neben vielen Chancen auch Herausforderungen mit sich bringt. Dabei stehen nicht nur die technischen Aspekte im Vordergrund, sondern auch die Anpassungen an stetig wandelnde Anforderungen und die Erwartungen der Mitarbeiter:innen. 

Optica hat in Zusammenarbeit mit der MTD und OST herausgefunden, welche Erfahrungen und Herausforderungen mit einem Software-Wechsel verbunden sind und befragten dazu über 230 Leistungserbringer:innen der Branche. Was spricht für einen Wechsel der Branchensoftware? Welche Unterstützung kann geboten werden, damit der Umstieg reibungslos verläuft? 


Übersicht:

  1. Wechselbereitschaft einer Branchensoftware
  2. Herausforderungen beim Softwarewechsel
  3. Der Schlüssel zum Erfolg
  4. Der Weg zum erfolgreichen Softwarewechsel

Wechselbereitschaft einer Branchensoftware 

Die aktuelle Umfrage ergab, dass knapp 12 % der befragten Teilnehmer:innen in den letzten 24 Monaten ihre Branchensoftware gewechselt haben. Im Vergleich: Beim Stimmungsbild im vergangenen Jahr waren rund 16 % der Befragten bereit, auf einen neuen Softwareanbieter umzustellen. Dies zeigt einen Trend zur tatsächlichen Umsetzung. Doch welche Gründe sprechen für einen Wechsel?   

Als Hauptgrund gaben knapp 75 % der Hilfsmittelerbringer:innen an, auf die Zukunftsfähigkeit der Software zu setzen. Neue Entwicklungen erfordern neue Anforderungen bei betrieblichen Arbeitsabläufen. Diese müssen von einer zukunftsfähigen Software stets berücksichtigt und flexibel angepasst werden, um langfristig auch bei einem sich ständig wandelnden Umfeld effektiv und effizient zu bleiben. Daneben sind die Benutzerfreundlichkeit (68,70 %) und der erweiterte Funktionsumfang (59,57 %) wesentliche Faktoren, welche die Entscheidung für einen neuen Softwareanbieter beeinflussen. Nur knapp die Hälfte der Teilnehmer nennt den Preis als ausschlaggebenden Grund für den Wechsel. Zusätzliche Beweggründe umfassen die Schnittstellen, den Supportumfang, die Funktionalität mit der Telematikinfrastruktur sowie Einstellung des Betriebs durch den bisherigen Softwareanbieter.

Herausforderungen beim Softwarewechsel

Ein solcher Wechsel bringt auch Herausforderungen mit sich, so sind sich die Teilnehmer:innen der Umfrage einig. Die größten Hürden sind dabei neben den potenziell entstehenden Zusatzkosten, die technische Einrichtung sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter:innen, mit einem neuen System zu arbeiten. Zudem heben die Leistungserbringer:innen bei der Umfrage besonders die reibungslose „Datenübertragung aus der alten Software“ und die „Einarbeitung in die neue Software“ als kritische Punkte hervor. Auch ist die „Implementierung während des laufenden Prozesses und die Schulung bzw. Compliance der Mitarbeiter“ nicht zu unterschätzen, so eine Teilnehmerantwort.

Die größte Herausforderung beim Wechsel einer Branchensoftware ist es, „alle bereits vorhandenen Daten in die neue Software zu bekommen, sodass man auf diese zugreifen kann und auch die Archivierungszeit (meistens 10 Jahre) von Kundendaten gewährleistet ist.“

Der Schlüssel zum Erfolg

Mitarbeiter:innen sollten unbedingt beim Prozess der Einführung einer neuen Branchensoftware eingebunden werden, da das gesamte Team mit der digitalen Lösung arbeitet. Dies wird auch von den Hilfsmittelerbringer:innen in der aktuellen Umfrage bestätigt: Als entscheidenden Faktor für einen erfolgreichen Softwareumzug nennen die Teilnehmer:innen umfassende Schulungen der Mitarbeiter:innen. Diese gewährleisten, dass alle Nutzer die neue Software sicher bedienen können und fördern gleichzeitig die Akzeptanz des neuen Systems. Zudem werden Überforderungen oder Vorbehalte im Team sowie Bedienfehler reduziert. Die Schulung sollten dabei wesentliche Bereiche der täglichen Arbeitsprozesse wie das Erfassen von Kundendaten, Warenwirtschaft und Rezeptabrechnung abdecken. Auch sind „Vergleiche mit der alten Software“ wünschenswert, „damit die Mitarbeiter:innen die Veränderungen besser verstehen“ und nachvollziehen können, so eine Aussage aus dem aktuellen Stimmungsbild. Die vorliegenden Umfrageergebnisse verdeutlichen zudem, wie wichtig es für Mitarbeiter:innen ist, realistische Fallbeispiele aus dem Arbeitsalltag in einem Testumfeld üben zu können, um neue Abläufe zu verinnerlichen. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor für einen reibungslosen Wechsel sehen die befragten Leistungererbringer:innen in einem kompetenten Support des Softwareanbieters während und nach dem Umzug der Branchensoftware, um offene Fragen schnell und einfach abgeklärt zu können. Die sofortige Problemlösung und Erreichbarkeit steht für die Teilnehmer:innen im Vordergrund. Dies spiegelt sich auch in der bevorzugten Form des Supports wieder: Die Unterstützung per Telefon wurde von 70,81 % bevorzugt, gefolgt vom Chat mit 15,53 %. Weitere wichtige Aspekte, die laut Umfrage einen guten Support ausmachen, sind die Verfügbarkeit eines festen Ansprechpartners sowie die verständliche Erklärung bei der Lösungen

Der Weg zum erfolgreichen Softwarewechsel

Der digitale Wandel im Hilfsmittelmarkt ist im volle Gange und die Branche passt sich aktiv den neuen Gegebenheiten an, um zukunftsfähig zu bleiben. Ein gut geplanter und durchdachter Wechsel zu einer cleveren Branchensoftware kann langfristig zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und verbesserten Versorgungsqualität führen. Die vorliegende Umfrage zeigt, dass ein erfolgreicher Softwarewechsel am besten gelingt, wenn alle beteiligten Parteien von dem technischen Umzug überzeugt sind, hinter der Entscheidung stehen und gemeinsam die Projektumsetzung angehen. Dabei spielen eine gute und realistische Vorbereitung sowie der passende Softwarepartner mit Branchenkenntnis an seiner Seite eine wichtige Rolle. 

Die Umfrageergebnisse verdeutlichen, dass die Digitalisierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische Herausforderung darstellt und unterstreichen die Notwendigkeit, auch die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu berücksichtigen, um den Wandel erfolgreich zu gestalten.

„Ein Software-Wechsel gelingt am besten, wenn der Anbieter realistische Angaben zum Leistungsumfang macht. […] Das Sanitätshaus muss sich des Umfangs einer Umstellung bewusst sein. Es braucht mehr als einen Ansprechpartner im Haus, es müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen und den Wechsel als ein gemeinsames Großprojekt betrachten.“ 

Teilnehmerantwort

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