Digitale Transformation

Der Begriff der digitalen Transformation ist in aller Munde. Was bedeutet das für Heilmittelerbringer:innen konkret? Yan Lecomte von der Praxino GmbH erklärt.

THERALINO

Der Begriff digitale Transformation ist derzeit in aller Munde und die Digitalisierung hält durch die Corona-Pandemie doch recht schnell Einzug in die Praxen. Aber auch ohne Corona waren eRezept und digitale Gesundheitsakte in der Erprobung und werden in absehbarer Zeit im Heilmittelbereich Einzug erhalten. Der immer wieder propagierte Wandel kommt nicht. Er ist bereits da.

Aber was bedeutet das für die Heilmittelerbringer:innen? Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick in das Thema geben und Ihnen zeigen, wie digitale Transformation eine Chance für Ihre Praxis sein kann. Eingehen werde ich darauf, wie der Umstieg oder die Transformation am einfachsten gelingt und wie bereits viele unserer Kund:innen diesen Schritt mit Optica Viva gewagt haben. Mit dem Resultat: Mehr Zeit für Therapie und Patienten.

Digitale Transformation

Digitaler Wandel steht primär für eine kontinuierliche Veränderung von bestehenden Prozessen ins Digitale. Dabei werden digitale Infrastrukturen (Internet, Computer und digitale Technologien bestehend aus Programmen, Apps, Cloud) zu Hilfe genommen, um gewohnte Arbeiten leichter, effizienter und ressourcenschonender zu machen. Im gleichen Moment bietet der digitale Wandel aber auch Chancen, die die herkömmliche Arbeitsweise nicht möglich gemacht hätte. Dazu gehört zum Beispiel die Videotherapie, also die Videokonferenz mit den Patient:innen.

Konkret für den Bereich der Heilmittelerbringer:innen bedeutet dies vor allem, bestehende Prozesse wie Patientenverwaltung oder Dokumentation anzupassen. Das heißt, weg von Terminplaner in Papierform und Handakte hin zu einer zentralisierten Datenbearbeitung in digitaler Form.

Zugegeben, die wenigsten Praxen arbeiten heute noch komplett analog – also auf Papier. Der digitale Wandel hat bereits in fast allen Praxen begonnen, aber in vielen Fällen ist er ins Stocken geraten. Es bedarf einer kontinuierlichen Transformation, um nicht auf diesem Status Quo zu verharren und den nächsten Schritt hin zu einfacherem und effizienterem Arbeiten zu nehmen.

Digitale Integration

Die Abrechnung oder Dokumentation verlangen bereits seit langem nach einer Unterstützung durch einen Computer. Das Problem dabei ist aber: Viele einzelne Anwendungen wie Textverarbeitung für Rechnungsstellung und Dokumentation oder die Tabellenkalkulation für die Berechnung von Zuzahlungen sind an sich dafür nicht gedacht. Sie erfordern ein Konzept der Speicherung auf dem Computer, um die Daten auch wiederzufinden. Zudem sind die Daten nicht verknüpft. Das ist das größte Manko.

Hier kommt eine Praxissoftware wie Optica Viva ins Spiel. Das Praxisverwaltungssystem erlaubt es Ihnen, zentral Ihre Daten zu speichern und zu organisieren. Sie haben nur noch eine Anwendung anstatt einer ganzen Reihe verschiedener digitaler Anwendungen. Digitale Integration heißt: Die Praxissoftware kann dabei alle Daten, die ihr zur Verfügung stehen miteinander kombinieren, um gewohnte Tätigkeiten effizienter zu gestalten und neue Möglichkeiten zu eröffnen. Sie kann beispielsweise die Auslastung der Praxis im Blick behalten oder die Abrechnung mit freien Mitarbeiter:innen erleichtern.

Ziele & Planung

Primäres Augenmerk bei der Planung der digitalen Transformation in einer Praxis muss auf die Ziele gerichtet sein. Was wollen Sie erreichen? Welcher Grad der Digitalisierung ist für Sie der richtige? 

Machen Sie sich Gedanken dazu, wie Ihre Infrastruktur derzeit aussieht und wie Sie diese verändern wollen, um das zu erreichen, was Sie vorhaben. Wählen Sie eine Praxissoftware, die Ihren Vorstellungen an das digitale Arbeiten unterstützt. Möchten Sie von unterwegs oder von zu Hause Zugriff haben? Passt die Software zu Ihrer bereits vorhandenen Infrastruktur (PC und mobile Betriebssysteme)? Vergegenwärtigen Sie sich die Kosten, die eine solche Umstellung mit sich bringt.

Bedenken Sie dabei allerdings auch, das mit Einführung der Telematikinfrastruktur bis spätestens 2026 einige digitale Komponenten in Ihrer Praxis umgesetzt sein müssen. Zu diesem Zeitpunk endet die Anschlussfrist, die Anbindung an die TI wird dann verbindlich sein. Es kann also von Vorteil sein, sich schon heute damit auseinanderzusetzen und die richtigen Vorbereitungen zu treffen. Mehr über den Anschluss an die TI erfahren Sie in unserem Beitrag "Telematikinfrastruktur – so funktioniert der Anschluss".

Wandel wagen!

Aber keine Angst, Sie sind auf diesem Weg nicht alleine. Optica Viva kann Ihr Partner auf dem Weg in die digitale Transformation sein. Viele Optica Viva-Kund:innen haben bereits den Wandel gewagt und mit der Software Ihre Ziele einer modernen Praxisorganisation verwirklicht. Dabei war kein Ausgangs- und Zielpunkt der gleiche. Sie waren genauso individuell wie wir alle es sind.

Aber wie geht man am besten vor? Das werden wir immer wieder im Beratungsgespräch gefragt. Aus Erfahrung haben sich folgende Punkte herauskristallisiert:

  • Definieren Sie Aufgaben und Anforderungen bezüglich der Praxissoftware.
  • Stellen Sie technische Anforderungen an das digitale Arbeiten auf und erweitern Sie ggf. Ihre Infrastruktur.
  • Diskutieren Sie Ihr Vorhaben mit Ihrem Team, nur zusammen gelingt der Umstieg. Es wir natürlich Vorbehalte geben, denn leider machen uns Veränderungen auch immer etwas Angst.
  • Definieren Sie den Zeitpunkt für die Umstellung. Dabei ist wichtig, dass nicht alles auf einmal umgestellt werden soll. Starten Sie erstmal nur mit neuen Rezepten und arbeiten Sie eine Zeit lang parallel die alten auf die vertraute Art und Weise ab.
  • Führen Sie Prozesse wie digitale Anamnese oder Dokumentation erst mit etwas Verzögerung ein, wenn die normale Arbeit mit der neuen Software bereits flüssig von der Hand geht, um Mitarbeiter:innen Schritt für Schritt an die Software und die neue Arbeitsweise zu gewöhnen.
  • Führen Sie eine Bewertung nach Abschluss durch und versuchen Sie, gefundene Probleme zu ändern.
  • Stellen Sie sich danach regelmäßig die Frage, was noch optimiert werden kann.


Über Optica Viva

Optica Viva ist eine vollumfängliche Praxissoftware mit verschiedenen Funktionen: Patientenverwaltung, Terminplanung & Kalender, Rezeptverwaltung (Kasse und eigene Privatrezepte), Rechnungsstellung für Zuzahlung, Selbstzahler, Abrechnung über Abrechnungszentren und Direktabrechnung mit den Kostenträgern (§302 SGB V). Sie können mit Optica Viva Dokumentation und Anamnese durchführen. Letztere ist auf Ihre speziellen Wünsche anpassbar.

Dabei kann Optica Viva in allen Bereichen der Heilmittelerbringer:innen (Physio- und Ergotherapie, Logopädie, Podologie, Ernährungstherapie) und von Heilpraktiker:innen eingesetzt werden.

Das Programm bietet vielfältige Unterstützung bei Überwachung von Fristen (14. / 28 T.) und anderen Anforderungen des HMR. Umfangreiche Statistiken für Umsatz, Therapeuten, Ärzte, Krankenkassen und Diagnosen sind enthalten, ebenso die Überwachung von offenen Posten (OPOS) und die Erstellung von Zahlungserinnerungen. Verkäufe mit und ohne Mehrwertsteuer sind möglich.

Optica Viva ist eine Cloudanwendung und läuft in jedem modernen Browser. Egal, ob PC, Mac, Laptop, Tablet oder Smartphone. Nur eine Internetanbindung ist notwendig, aber auch hier stellt die Software keine hohen Ansprüche. DSL mit 4-6 Mbit/s (je nach Therapeutenanzahl) und Mobilfunkvertrag mit 2-3 GB (je nach Nutzung) reichen im Monat vollkommen aus.

Sicherheit wird bei Optica Viva großgeschrieben. Ein nur Ihnen bekannter Praxisschlüssel verschlüsselt die Daten in Ihrem Browser und lädt diese dann in die Cloud. Die Daten sind niemals unverschlüsselt außerhalb Ihrer Praxis oder Gerät zugänglich. Nur Sie und Ihre Mitarbeiter können die Daten entschlüsseln. PRAXINO GmbH, die Firma hinter Optica Viva, wurden im Februar 2020 ISO 27001 (Datenschutz) zertifiziert. Wir legen viel Wert auf Datenschutz und -sicherheit. Natürlich ist Optica Viva auch DSGVO-konform.

Wenn ich Ihr Interesse geweckt habe, Sie noch weitere Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter 0221-569317-55 oder kontakt@theralino.de. Wir freuen uns auf Sie!

Mehr über Optica Viva erfahren

TL/DR

Die digitale Transformation kommt nicht, sie ist bereits da. Für Heilmittelerbringer:innen bedeutet dies mehr Zeit für Therapie und Patient:innen. Dazu müssen bestehende Prozesse in der Praxis wie Patientenverwaltung, Abrechnung oder Dokumentation digitalisiert und kontinuierlich angepasst werden. Damit dies gelingt, unterstützt Optica Viva Sie. Die Software passt sich Ihren individuellen Strukturen und Zielen an, sodass Sie nur noch eine Praxisverwaltungssoftware benötigen.