Die elektronische Patientenakte (ePA): Was Therapeut:innen jetzt wissen müssen

Inhalte: 

1. Elektronische Patientenakte: Warum das Thema jetzt für Heilmittelpraxen relevant ist
2. Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?
3. Welche Vorteile bietet die elektronische Patientenakte für Therapeut:innen?
4. Was bedeutet die ePA konkret für Physiotherapie-, Ergo- und andere Heilmittelpraxen?
5. Was die ePA nicht ersetzt: Warum die interne Praxisdokumentation weiterhin entscheidend bleibt
6. Welche Voraussetzungen müssen Praxen für die Nutzung der ePA erfüllen?

Verordnungen, Befunde, Arztbriefe oder Medikationspläne: Im Praxisalltag fehlen oft genau die Informationen, die für eine fundierte Behandlung wichtig sind. Die elektronische Patientenakte (ePA) soll den Zugriff auf solche Gesundheitsdaten künftig deutlich erleichtern.

Für viele Therapeut:innen stellt sich deshalb die Frage: Was bedeutet die ePA konkret für den eigenen Arbeitsalltag? Wer die Entwicklungen frühzeitig versteht, kann neue Anforderungen besser einordnen und Chancen gezielt nutzen

Elektronische Patientenakte: Warum das Thema jetzt für Heilmittelpraxen relevant ist

Die elektronische Patientenakte verändert den Informationsaustausch im Gesundheitswesen bereits spürbar. Gesundheitsdaten, Befunde und Behandlungsinformationen werden zunehmend digital, strukturierter und sektorenübergreifend verfügbar. Was früher häufig über Telefonate, Faxe, Briefe oder Rückfragen zwischen verschiedenen Behandler:innen ausgetauscht wurde, wird heute zunehmend digital organisiert.

Für Heilmittelpraxen ist das Thema deshalb längst relevant. Die Digitalisierung im Gesundheitswesen betrifft nicht mehr nur Arztpraxen, Krankenhäuser oder Apotheken. Auch Physiotherapie-, Ergotherapie-, Logopädie- und Podologiepraxen rücken zunehmend in den Fokus digitaler Versorgungsstrukturen.

Damit verändern sich sowohl technische Anforderungen als auch Prozesse im Praxisalltag. Der Zugang zu relevanten Gesundheitsinformationen kann die Zusammenarbeit mit Ärzt:innen, Kliniken und anderen Behandler:innen erleichtern und die therapeutische Arbeit besser vernetzen.

Umso wichtiger ist es, die Entwicklungen frühzeitig einzuordnen. Wer versteht, welche Rolle die elektronische Patientenakte künftig im Behandlungsalltag spielt, kann die eigene Praxis gezielt vorbereiten und digitale Prozesse sinnvoll weiterentwickeln.

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Gesundheitsakte, in der medizinisch relevante Informationen zentral gespeichert werden. Ziel ist es, Gesundheitsdaten einfacher verfügbar zu machen und den Austausch zwischen verschiedenen Behandler:innen zu verbessern.

Seit 2025 wird die elektronische Patientenakte schrittweise im Gesundheitswesen ausgerollt. Die Krankenkassen legen sie automatisch an, sofern Versicherte nicht aktiv widersprechen (Opt-out-Prinzip). Für Ärzt:innen, Krankenhäuser und Apotheken ist sie bereits fester Bestandteil der digitalen Versorgung.

Auch Heilmittelpraxen sollten sich frühzeitig mit dem Thema beschäftigen. Denn mit der verpflichtenden TI-Anbindung bis Oktober 2027 werden die technischen Voraussetzungen geschaffen, um digitale Anwendungen wie die ePA im Praxisalltag zu nutzen.

Einfach erklärt: So funktioniert die ePA

Die ePA funktioniert wie ein digitaler Gesundheitsordner. Anstatt dass Befunde, Arztbriefe oder Medikationspläne bei verschiedenen Praxen, Kliniken oder Patient:innen verteilt liegen, werden diese Informationen gebündelt an einem zentralen Ort verfügbar gemacht.

In der elektronischen Patientenakte können unter anderem folgende Informationen gespeichert werden:

• Diagnosen und Befunde
• Arztbriefe und Entlassberichte
• Laborwerte
• Bildgebende Diagnostik wie MRT, CT oder Röntgen
• Medikationsdaten

Dadurch erhalten Behandler:innen – mit entsprechender Berechtigung – schneller Zugriff auf relevante Gesundheitsinformationen. Das kann helfen, Behandlungen besser aufeinander abzustimmen und unnötige Doppeluntersuchungen zu vermeiden.

Wer hat Zugriff auf die elektronische Patientenakte?

Der Zugriff auf die elektronische Patientenakte ist klar geregelt und erfolgt grundsätzlich nur im Behandlungskontext. Das bedeutet: Leistungserbringende erhalten nur dann Zugriff, wenn eine Behandlung stattfindet und die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Standardmäßig wird der Zugriff im Behandlungskontext auf 90 Tage begrenzt gewährt und kann von Patient:innen individuell angepasst oder entzogen werden.

Wichtig für Heilmittelpraxen: Der Zugriff auf ePA-Inhalte erfolgt nicht automatisch unbegrenzt. Welche Informationen einsehbar sind, hängt von den erteilten Freigaben und den jeweiligen Zugriffsrechten ab.

Welche Vorteile bietet die elektronische Patientenakte für Therapeut:innen?

Die elektronische Patientenakte kann den Praxisalltag in vielerlei Hinsicht erleichtern. Gerade in der interdisziplinären Versorgung schafft sie neue Möglichkeiten für eine effizientere Zusammenarbeit.

Die Vorteile der elektronischen Patientenakte zeigen sich dabei besonders in drei Bereichen: Informationszugang, Zusammenarbeit und Transparenz im Behandlungsverlauf.

Schnellere Verfügbarkeit relevanter Gesundheitsdaten

Im Praxisalltag fehlt häufig ein vollständiger Überblick über die medizinische Vorgeschichte von Patient:innen. Verordnungen enthalten oft nur einen Teil der relevanten Informationen. Weitere Befunde, Diagnosen oder Medikationsdaten befinden sich möglicherweise noch in anderen Praxen oder werden von Patient:innen versehentlich zu Hause gelassen.

Die elektronische Patientenakte kann genau hier Unterstützung bieten. Mit entsprechender Berechtigung erhalten Therapeut schneller Zugriff auf medizinisch relevante Informationen wie:

• Vorbefunde und Diagnosen
• Arztbriefe und Entlassberichte
• Medikationsinformationen
• relevante Untersuchungsergebnisse

Dadurch können Anamnese und Therapieplanung auf einer besseren Informationsgrundlage erfolgen.

Bessere Zusammenarbeit zwischen Ärzt:innen und anderen Behandelnden

Ein weiterer Vorteil der elektronischen Patientenakte liegt im sektorenübergreifenden Informationsaustausch. Wenn relevante Gesundheitsdaten zentral verfügbar sind, wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behandler:innen einfacher und transparenter.

Für Therapeut:innen kann das den Abstimmungsaufwand reduzieren. Rückfragen zu Diagnosen, Vorbehandlungen oder Begleiterkrankungen lassen sich in vielen Fällen schneller klären. Gleichzeitig sinkt das Risiko von Informationsverlusten zwischen Arztpraxis, Klinik und Heilmittelpraxis.

Das verbessert die Grundlage für eine koordinierte und interdisziplinäre Versorgung.

Mehr Transparenz im Behandlungsverlauf

Die elektronische Patientenakte kann außerdem helfen, Behandlungsverläufe besser nachzuvollziehen. Vorangegangene Diagnosen, Untersuchungen oder medizinische Entwicklungen werden transparenter und können leichter in therapeutische Entscheidungen einbezogen werden.

Das ermöglicht fundiertere Entscheidungen im Praxisalltag und unterstützt eine individuellere Behandlung. Eine bessere Informationsbasis kann somit dazu beitragen, die Behandlungsqualität und Versorgung langfristig weiter zu verbessern.

Was bedeutet die ePA konkret für Physiotherapie-, Ergo- und andere Heilmittelpraxen?

Für Heilmittelpraxen bringt die elektronische Patientenakte vor allem eines mit sich: mehr Transparenz im Behandlungsalltag. Relevante Gesundheitsinformationen können schneller verfügbar sein und die therapeutische Arbeit auf eine breitere Informationsbasis stellen. Gleichzeitig verändert die ePA bestehende Abläufe und bringt neue Anforderungen an Prozesse, Datenschutz und digitale Infrastruktur mit sich.

Welche Informationen im Praxisalltag relevant werden

Im Alltag von Heilmittelpraxen sind vor allem Informationen relevant, die direkten Einfluss auf Anamnese, Therapieplanung und Behandlungsverlauf haben.

Für Physiotherapiepraxen können etwa bildgebende Befunde, orthopädische Diagnosen oder postoperative Informationen hilfreich sein. In der Ergotherapie sind häufig Angaben zu neurologischen, motorischen oder kognitiven Einschränkungen relevant. Logopädische Praxen profitieren insbesondere von Informationen zu Vorbefunden, Diagnosen oder bisherigen Therapieverläufen.

Chancen für effizientere Abläufe

Die ePA kann nicht nur den Informationszugang verbessern, sondern auch Abläufe im Praxisalltag effizienter gestalten. Wenn relevante Gesundheitsdaten schneller vorliegen, lassen sich Rückfragen reduzieren und Abstimmungen mit anderen Behandelnden vereinfachen.

Das kann unter anderem dazu beitragen:

• Anamnesen fundierter vorzubereiten
• Therapieziele schneller zu definieren
• Doppeluntersuchungen oder unnötige Rückfragen zu vermeiden
• interdisziplinäre Zusammenarbeit zu verbessern

Gerade in komplexeren Behandlungsverläufen kann das zu einer besseren Abstimmung zwischen allen Beteiligten beitragen.

Was die ePA nicht ersetzt: Warum die interne Praxisdokumentation weiterhin entscheidend bleibt

Die elektronische Patientenakte kann den Informationsaustausch im Gesundheitswesen deutlich verbessern. Sie ersetzt jedoch nicht die interne Praxisdokumentation. Für Heilmittelpraxen bleibt die vollständige und rechtssichere Dokumentation der eigenen Behandlungen weiterhin unverzichtbar.

Gerade im Praxisalltag ist diese Unterscheidung entscheidend: Die ePA liefert wertvolle Zusatzinformationen, die Dokumentation der eigenen Behandlung erfolgt jedoch weiterhin in der Praxissoftware oder – sofern vorhanden – in der Papierakte.

ePA und Praxisakte sind nicht dasselbe

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine patientengeführte Gesundheitsakte, die medizinische Informationen aus verschiedenen Einrichtungen zentral bündelt.

Die Praxisakte erfüllt eine andere Aufgabe: Sie dokumentiert den konkreten Behandlungsverlauf innerhalb Ihrer Praxis – von der Anamnese bis zur Therapiedokumentation.

Kurz gesagt: Die ePA liefert wichtige Hintergrundinformationen, die Praxisakte bildet Ihre therapeutische Arbeit vollständig ab.

Warum Therapeut:innen weiterhin vollständig dokumentieren müssen

Für Heilmittelpraxen bleibt die vollständige Dokumentation unverzichtbar. Sie schafft die Grundlage für eine sichere Behandlung, transparente Abläufe und eine nachvollziehbare Abrechnung.

Deshalb ist eine moderne digitale Praxisdokumentation besonders wichtig. Lösungen wie Optica Viva unterstützen Heilmittelpraxen dabei, Behandlungsverläufe, Dokumentation und praxisinterne Prozesse strukturiert und effizient abzubilden. So lassen sich ePA, interne Dokumentation und Praxisorganisation sinnvoll miteinander verbinden.

Welche Voraussetzungen müssen Praxen für die Nutzung der ePA erfüllen?

Damit Heilmittelpraxen die elektronische Patientenakte nutzen können, braucht es vor allem drei Dinge: eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur, funktionierende digitale Prozesse und eine geeignete Praxissoftware.

Anbindung an die Telematikinfrastruktur

Die technische Grundlage für die Nutzung der ePA ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI). Sie ermöglicht den sicheren Zugriff auf digitale Anwendungen im Gesundheitswesen und den Austausch sensibler Gesundheitsdaten.

Je nach technischer Ausstattung benötigen Praxen dafür insbesondere:

• den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA)
• die Institutionskarte (SMC-B)
• die erforderlichen Sicherheits- und Authentifizierungskomponenten
• eine ePA-fähige Praxissoftware

Die Kosten für die TI-Anbindung werden über entsprechende Finanzierungsvereinbarungen refinanziert.

Digitale Prozesse im Praxisalltag

Technik allein reicht jedoch nicht aus. Entscheidend ist, dass neue digitale Abläufe sinnvoll in bestehende Prozesse integriert werden – etwa bei Anmeldung, Dokumentation, Therapieplanung oder interdisziplinärer Zusammenarbeit.

Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten und ein sicherer Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten im Team.

Geeignete Praxissoftware als zentrale Grundlage

Eine moderne Praxissoftware verbindet Praxisorganisation, Dokumentation und digitale Anwendungen im Gesundheitswesen. Sie schafft die Grundlage dafür, ePA und bestehende Praxisabläufe effizient miteinander zu verknüpfen.

Lösungen wie Optica Viva unterstützen Heilmittelpraxen dabei, digitale Prozesse strukturiert abzubilden und sich frühzeitig auf neue Anforderungen vorzubereiten.

Häufige Fragen zur elektronischen Patientenakte (FAQ)

Fazit: Die ePA schafft Chancen – mit den richtigen digitalen Prozessen

Die elektronische Patientenakte beeinflusst den Praxisalltag in Heilmittelpraxen zunehmend. Sie kann den Zugang zu relevanten Gesundheitsinformationen erleichtern, die interdisziplinäre Zusammenarbeit verbessern und dazu beitragen, Behandlungen fundierter zu planen.

Gleichzeitig schafft die ePA allein noch keinen effizienten Praxisalltag. Entscheidend ist, wie gut digitale Anwendungen, interne Prozesse und Praxisorganisation zusammenspielen. Vor allem eine strukturierte Dokumentation und funktionierende digitale Abläufe werden künftig noch wichtiger.

Für Heilmittelpraxen lohnt es sich deshalb, das Thema frühzeitig anzugehen und die eigene Praxis Schritt für Schritt auf kommende Anforderungen vorzubereiten.

Optica unterstützt Heilmittelpraxen mit digitalen Lösungen für Praxisorganisation, Dokumentation und Abrechnung dabei, Prozesse effizienter zu gestalten und sich zukunftssicher aufzustellen.