Alle Infos beisammen: ePA-Zugriff für Therapeut:innen

• Diagnosen und Befunde
• Therapieberichte & Arztbriefe
• Medikationspläne
• Verordnungen und Heilmittelrezepte
• Impfstatus und Allergien
  Reha- und Therapiepläne, z. B. Anschlussheilbehandlung nach OP
• Patientenstammdaten
• Eigenständig hochgeladene Infos der Patient:innen, z. B. Schmerztagebücher, Fitnesstracker-Daten oder Angaben zu Alltagseinschränkungen.

Wegweiser ePA: Schritt für Schritt zu den Behandlungsdaten 

Für den Zugriff auf die ePA benötigen Heilmittelerbringer:innen einen TI-Anschluss, der die Praxis mit der TI verbindet. Voraussetzung dafür sind eine SMC-B-Karte als Praxisausweis, ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA), eine Praxisverwaltungssoftware mit ePA-Funktionalität, den KIM-Messenger für die sichere Übermittlung von Dokumenten, wie Arztberichten oder Befunden, sowie einen Kartenterminal zum Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Patient:innen. Dann können Therapeut:innen aus technischer Sicht im Behandlungskontext auf die ePA zugreifen. Die zweite Seite der Medaille ist, dass Patient:innen den Zugriff auf die entsprechenden Daten auch gewähren müssen. Denn die ePA ist patientenverwaltet. Sie können über ihre von den Krankenkassen bereitgestellte ePA-App festlegen, wer welche Daten abrufen darf. Daneben können sie Behandelnden Zugriff durch Einlesen der eGK zusammen mit einem PIN gewähren.

Dokumente im Behandlungskontext einsehen

Haben Therapeut:innen es schließlich geschafft, auf die ePA ihrer Patient:innen zuzugreifen, gibt es noch einiges mehr zu beachten: Der Zugriff ist streng an den jeweiligen Behandlungskontext gebunden. Das bedeutet, dass ausschließlich die Dokumente eingesehen oder ergänzt werden dürfen, die für die aktuelle Versorgung relevant sind. Heilmittelerbringer:innen können somit Befunde und ärztliche Verordnungen einsehen. Dabei erwartet das System sichere PDF- und PDF-A-Dokumente mit Metadaten, die idealerweise automatisch von der Praxissoftware vergeben werden. Grundsätzlich gilt das Prinzip der Minimaldatenverwendung: Es dürfen nur die Informationen verarbeitet werden, die für die konkrete Behandlung notwendig sind. Zusätzlich wird jeder Zugriff protokolliert, so dass Patient:innen jederzeit nachvollziehen können, wer welche Daten eingesehen oder eingestellt hat. Auf diese Weise bleibt die Kontrolle über die Daten stets bei den Patient:innen.

ePA-Rechte von Heilmittelerbringer:innen im Überblick: 

• Zugriff im Behandlungskontext
• Einsehen und Befüllen
• Dokumentensicherheit

Dokumentationspflicht in der elektronischen Patientenakte der Praxis

Die ePA ist nicht zu verwechseln mit der elektronischen Patientenakte der Praxis. Die ePA ist eine patientengeführte, serverseitige Akte, während die Praxissoftware, wie etwa Optica Viva, die interne Dokumentation und Organisation in der digitalen Arbeitsakte der Behandelnden sicherstellt. Für Praxen bedeutet das, dass die Dokumentationspflicht weiterhin in der internen digitalen Patientenakte besteht und nicht mit dem Befüllen der ePA abgegolten ist. Während die ePA nicht zwingend abrechnungsrelevante Dokumente enthält, müssen alle rechtlich relevanten Informationen, wie Behandlungsdokumentationen, Therapieplanung oder Abrechnungsdaten, in der Praxissoftware erfasst werden. 

Gleichzeitig bietet eine Software die Möglichkeit, Dokumente aus der Praxis direkt in die ePA zu übertragen: Dabei werden Metadaten wie Autor:in, Einrichtung oder Zeitpunkt automatisch ergänzt. Das spart Zeit und vorher aufwändige Schreibtischarbeit erledigt sich fast nebenbei einfach per Mausklick. Die Praxissoftware ist also das zentrale Werkzeug für die interne Organisation und Dokumentation, während die ePA den Patient:innen gehört. Sie nehmen sie nach der Behandlung wieder mit, so dass der Austausch zwischen Patient:innen und verschiedenen Behandelnden unterstützt wird.

Weniger Rückfragen, mehr Zeit für die Therapie

Die ePA bietet das Potenzial, durch eine bessere Übermittlung zentraler Behandlungsdaten den Erfolg der Therapie positiv zu beeinflussen. Für Heilmittelerbringer:innen, die den Weg in die TI schon gefunden haben, bietet sich bereits heute die Möglichkeit, die ePA im Behandlungskontext zu nutzen. Auch wenn die Informationsdichte aktuell noch niedrig ist, dürfen sie mit entsprechender technischer Ausstattung und Berechtigungserteilung durch die Patient:innen Dokumente einsehen und ergänzen. Und mit jeder neuen Information, die in der ePA hochgeladen und im Rahmen der Behandlung freigegeben wird, erübrigt sich eine Rückfrage, die das Zeitfenster der eigentlichen Therapie verkleinern und die Zeit der Genesung verlängern würde.