Nachgehakt: KIM in der Praxis – Wie kommen KIM-Nachrichten bei Ärzten an?

Gastbeitrag von Carsten Schilling (Logopädie Schilling)

Wie KIM-Nachrichten bei den Ärzten ankommen ist eine sehr spannende Frage, die mehrere Aspekte umfasst. Zum einen gibt es die rein technische Perspektive, die sich bei genauerem Hinsehen als weniger banal erweist, als man zunächst vermuten würde. Zum anderen spielt die emotionale Resonanz der Ärzte eine Rolle – also die Frage, wie begeistert sie tatsächlich davon sind, Berichte nun per KIM zu erhalten.

Technische Rahmenbedingungen beim Versand und Empfang von KIM-Nachrichten

Auch wenn die Frage nach der Begeisterung sicherlich die spannendere ist, möchte ich zunächst auf die technische Perspektive eingehen. Sie ist notwendig, um die emotionale Reaktion der Ärzte besser einordnen zu können.

Auf den ersten Blick ließe sich die Frage, wie KIM-Nachrichten bei Ärzten ankommen, vermeintlich einfach beantworten: „digital“ oder „ähnlich wie E-Mails“. Beides ist nicht falsch – und dennoch nur die halbe Wahrheit. Der Hintergrund ist folgender: Die KIM-Nachricht ist technisch gesehen tatsächlich einer E-Mail sehr ähnlich. Für den Anwender stellt sich die Situation jedoch völlig anders dar, da Empfang und Versand fest in die Praxisverwaltungssoftware der Ärzte (und auch der Heilmittelerbringer) integriert sind.

Ärzte können aus ihrer Software heraus ebenso unkompliziert eArztbriefe oder eAUs versenden, wie Heilmittelerbringer ihre Berichte direkt nach dem Schreiben aus der eigenen Software verschicken. Interessant wird es beim Blick auf den Empfang von Nachrichten. Hier hat der Gesetzgeber die KBV, den GKV-Spitzenverband, die gematik und das BSI (§ 383 Abs. II SGB V) dazu aufgefordert, einen einheitlichen Standard – insbesondere für den eArztbrief – zu entwickeln.

Dieser Standard, den alle Praxissoftwares umsetzen müssen, sorgt dafür, dass jede KIM-Nachricht definierte Metadaten enthält. Neben Absender und Empfänger sind darin vor allem Patientendaten sowie der Inhalt der KIM-Nachricht (meist der eArztbrief) hinterlegt. Dadurch ist das Softwaresystem in der Lage, den eArztbrief automatisch dem richtigen Patienten zuzuordnen und dort abzulegen. Der Empfang erfolgt somit passiv im Hintergrund, ohne dass der Arzt aktiv tätig werden muss. In diesem Zusammenhang spricht man häufig vom sogenannten KIM-Brief: einer KIM-Nachricht mit fest definierten Metadaten, die von der Software automatisch verarbeitet werden kann.

Für die Berichte der Heilmittelerbringer existiert bislang weder ein vergleichbarer Standard noch eine gesetzliche Vorgabe zu dessen Entwicklung. Entsprechend werden diese Berichte als „einfache“ KIM-Nachrichten versendet. In der Arztpraxis müssen sie daher – ähnlich wie bei einer E-Mail – manuell geöffnet und einem Patienten zugeordnet werden. Soweit zur technischen Perspektive.

Rückmeldungen aus den Arztpraxen

Die emotionale Resonanz der Ärzte fällt insgesamt unterschiedlich aus. Die meisten Ärzte sind unserer Erfahrung nach dankbar, die Berichte nicht mehr in Papierform zu erhalten. Gleichzeitig gibt es aber auch Rückmeldungen, die Frust erkennen lassen. Einige Ärzte verstehen nicht, warum Berichte von Heilmittelerbringern nicht ebenso automatisiert verarbeitet werden können wie eArztbriefe. Vielen sind die beschriebenen technischen Unterschiede zudem nicht bewusst.

Hinzu kommt, dass in den Praxen unterschiedliche Softwarelösungen im Einsatz sind. Während es einige Systeme den Ärzten relativ leicht machen, Berichte einzusehen und Patienten zuzuordnen, müssen die Nachrichten bei anderen zunächst aus einem schwer zugänglichen Ordner wie „sonstige KIM-Nachrichten“ herausgesucht werden. Dieser Ordner wurde von einzelnen Ärzten in der Vergangenheit sogar als eine Art Spam-Ordner wahrgenommen.

Unterm Strich lässt sich jedoch festhalten: Auch wenn es anfangs teilweise Erklärungsarbeit brauchte, gab es bislang keinen Arzt, der die Berichte lieber wieder in Papierform erhalten hätte. Fairerweise muss man ergänzen, dass wir – zumindest in unserer Region – zunächst echte Pionierarbeit leisten mussten. Nach mehreren hundert versendeten Berichten ist der Umgang mit KIM jedoch für alle Beteiligten zunehmend zur Normalität geworden (Stand: Januar 2026).