Best Practices für die Implementierung neuer Software im Betrieb: So gelingt der reibungslose Übergang

Die Vorteile einer modernen Branchensoftware

Bevor Sie in die Details der Implementierung einsteigen, lohnt es sich, die Vorteile einer modernen Branchensoftware zu verstehen. Ein gutes Verwaltungssystem kann die Effizienz Ihres Betriebs erheblich steigern, indem es administrative Aufgaben wie Terminplanung, Kunden- und Patientendatenverwaltung, Dokumentation und Abrechnung automatisiert. Dies führt nicht nur zu einer Zeitersparnis, sondern ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, sich stärker auf die Kernaufgaben wie die Beratung und Betreuung Ihrer Kund:innen zu konzentrieren.

Eine moderne Softwarelösung bietet zudem die Möglichkeit des papierlosen Betriebs, was nicht nur Platz spart, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen erleichtert. Mobile und geräteunabhängige Lösungen bieten den Vorteil, dass Sie auch außerhalb des Betriebs, etwa bei Hausbesuchen oder mobilen Einsätzen, flexibel und effizient arbeiten können.

Planung ist das A und O

Eine erfolgreiche Softwareeinführung beginnt mit einer gründlichen Planung. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre aktuelle Infrastruktur zu bewerten und herauszufinden, welche Anforderungen die neue Software erfüllen muss. Überlegen Sie, ob Sie mit mobilen Geräten, stationären PCs oder einer Kombination arbeiten möchten, und stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung skalierbar ist, falls Ihr Betrieb in Zukunft wächst.

Denken Sie auch an Datensicherheit und Datenschutz. Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden, um die sensiblen Daten Ihrer Kunden und Patienten zu schützen? Wie wird die regelmäßige Datensicherung organisiert? 

Holen Sie sich ggf. Unterstützung und lassen Sie sich von Expert:innen beraten, sollten Sie unsicher sein oder Fragen haben.

Bestehende Prozesse überprüfen und anpassen

Bevor Sie die neue Software einführen, ist es wichtig, alle bestehenden Betriebsabläufe zu prüfen. Überlegen Sie, welche Prozesse angepasst werden müssen, um nahtlos mit der neuen Software zu funktionieren. Möglicherweise können auch neue, effizientere Arbeitsabläufe implementiert werden, die durch die Software unterstützt werden. Ein solcher „Prozess-Check“ hilft Ihnen, das volle Potenzial der neuen Software zu nutzen und mögliche Hürden frühzeitig zu erkennen.

Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Die Einbindung Ihrer Mitarbeiter in den gesamten Prozess der Softwareeinführung ist entscheidend für den Erfolg. Schließlich sind sie es, die täglich mit der neuen Software arbeiten werden. Wie das aktuelle Stimmungsbild von Optica in Zusammenarbeit mit MTD Medizintechnischer Dialog und OST gezeigt hat, sind umfassende Mitarbeiterschulungen beim Softwarewechsel in der Hilfsmittelbranche unerlässlich. Präsenzschulungen, Live-Online-Workshops und E-Learning-Tutorials sind dabei verschiedene Ansätze, die je nach Betrieb und Präferenzen kombiniert werden können, um den größtmöglichen Lernerfolg zu erzielen.

Schrittweises Vorgehen oder alles auf einmal?

Es gibt verschiedene Strategien, um eine neue Software in Ihrem Betrieb zu integrieren. Zwei gängige Ansätze sind das Stichtagsmodell und der „Big Bang“.

Das Stichtagsmodell: Hierbei definieren Sie einen Starttermin, ab dem alle neuen Daten ausschließlich in der neuen Software verwaltet werden. Bestehende Kunden- und Patientendaten sowie offene Prozesse werden nach und nach ins neue System übertragen. Dieses Modell bietet den Vorteil, dass Ihr Team schrittweise an die neue Software herangeführt wird, was den Übergang erleichtert.

Der „Big Bang“: Bei dieser Methode erfolgt die Umstellung zu einem festen Zeitpunkt komplett. Alle Daten werden an einem Tag migriert und ab diesem Zeitpunkt arbeiten Sie ausschließlich mit der neuen Software. Diese Methode erfordert zwar intensive Vorbereitung, bietet jedoch den Vorteil einer schnelleren Umstellung ohne eine längere Übergangsphase.

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl der richtigen Strategie hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Betriebs ab.

Neue Prozesse leben und kontinuierlich optimieren

Nach der erfolgreichen Einführung der neuen Software ist es wichtig, die neuen Prozesse konsequent zu leben. Achten Sie darauf, dass sich keine „Schattensysteme“ entwickeln, bei denen Mitarbeiter weiterhin auf alte Gewohnheiten zurückgreifen. Setzen Sie klare Vorgaben und fördern Sie die Akzeptanz durch regelmäßige Schulungen und Feedbackrunden.

Denken Sie daran, dass der Übergang zu einer neuen Software nicht mit der Einführung abgeschlossen ist. Kontinuierliche Optimierung und Anpassung an neue Anforderungen sind entscheidend, um den langfristigen Erfolg zu sichern.

Optica Omnia: Vollumfängliche Wechselunterstützung durch persönliche Softwareberater

Die Implementierung einer neuen Software kann komplex sein – doch Sie müssen diesen Weg nicht allein gehen. Mit Optica Omnia steht Ihnen ein Partner zur Seite, der Sie vom ersten Tag an umfassend unterstützt. Die persönlichen Softwareberater von Optica Omnia bieten Ihnen eine vollumfängliche Wechselunterstützung, die bereits beim ersten Gespräch beginnt und weit über die Einführung hinausgeht.

Ihr persönlicher Berater begleitet Sie durch jede Phase des Implementierungsprozesses: von der detaillierten Planung und der Anpassung Ihrer Betriebsabläufe bis hin zur Datenmigration und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Auch nach der erfolgreichen Einführung der Software steht Ihr Berater Ihnen weiterhin zur Seite und hilft Ihnen, das System optimal zu nutzen und bei Bedarf anzupassen. Mit Optica Omnia und Ihrem persönlichen Softwareberater können Sie sicher sein, dass der Wechsel reibungslos verläuft und Ihr Betrieb bestens aufgestellt ist, um die Vorteile der neuen Software voll auszuschöpfen.

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