E-Rechnung: Wen sie in Logopädiepraxen wirklich betrifft

Wer eine Logopädiepraxis führt, muss sich wegen der E-Rechnung meist weniger Sorgen machen als befürchtet. Zu diesem Schluss kommt das Rechtsreferat des Deutschen Bundesverbands für Logopädie (dbl), das die Regeln für seine Mitglieder aufbereitet hat. Hintergrund: Seit Anfang 2025 gilt die elektronische Rechnung für inländische Unternehmen, für das Ausstellen laufen Übergangsfristen, die erste endet am 1. Januar 2027.

Warum die meisten Praxen keine E-Rechnung ausstellen müssen

Nach Darstellung des dbl betrifft die Pflicht ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen. Logopädiepraxen stellen ihre Rechnungen aber in der Regel an Privat- oder Beihilfepatient:innen, also an Verbraucher:innen. Das gilt auch für Zuzahlungsrechnungen. Hinzu kommt, dass Therapieleistungen nach § 4 Nr. 14a UStG umsatzsteuerfrei sind, auch deshalb entfällt die Pflicht. Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen ohnehin weiter in herkömmlicher Form erstellt werden. Die Abrechnung mit den gesetzlichen Kassen läuft bereits digital und ist ebenfalls nicht umsatzsteuerpflichtig.

Wann doch eine E-Rechnung nötig wird

Anders sieht es aus, wenn eine Praxis umsatzsteuerpflichtige Leistungen direkt für andere Unternehmen erbringt, zum Beispiel Coachings oder Schulungen für Mitarbeitende, und der Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto liegt. Hier greift die Pflicht, sobald die jeweilige Übergangsfrist abgelaufen ist. Sie endet bei einem Jahresumsatz über 800.000 Euro am 1. Januar 2027, bei geringerem Umsatz ein Jahr später. Kleinunternehmen mit höchstens 100.000 Euro Jahresumsatz sind grundsätzlich von der Ausstellungspflicht ausgenommen.

Empfangen von E-Rechnungen

Praktisch relevanter ist laut dbl der Eingang von E-Rechnungen: Lieferanten und Dienstleister schicken ihre Rechnungen immer öfter elektronisch. Praxisinhaber:innen brauchen dafür ein E-Mail-Postfach und eine Möglichkeit, die Datei lesbar darzustellen. Als kostenloses Online-Angebot nennt der Verband Elster.

Formate und freiwillige E-Rechnung

Für das Ausstellen stehen mehrere Formate zur Wahl. Verbreitet sind die XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD stecken lesbare Rechnungsansicht und automatisch verarbeitbare Daten in einer einzigen Datei, was ein spezielles PDF-Format voraussetzt, ein gewöhnliches PDF erfüllt die Anforderung nicht. Zulässig sind auch weitere Formate, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 oder § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG entsprechen.

Wer freiwillig E-Rechnungen an Patient:innen oder Kund:innen verschicken möchte, sollte ein Format mit sichtbarer Darstellung wählen. Verbraucher:innen haben Anspruch auf eine Rechnung, die sie ohne Hilfsmittel lesen können.