Elektronische Patientenakte: Datenschutz in der therapeutischen Praxis

Inhalte: 

1. Was die ePA ist und warum Datenschutz dabei entscheidend ist
2. Wer darf auf welche ePA-Daten zugreifen?
3. Welche Datenschutzpflichten trägt die therapeutische Praxis?
4. ePA und interne Patientenakte richtig voneinander unterscheiden
5. So wird die ePA datenschutzkonform in den Praxisablauf integriert
6. Häufige Datenschutzfehler – mit kompakter Praxis-Checkliste

Ein aktueller Arztbrief, ein Entlassbericht oder ein Befund können für die weitere Therapie entscheidend sein. Die elektronische Patientenakte (ePA) soll den Austausch solcher medizinischen Informationen zwischen verschiedenen Behandler:innen erleichtern und so die Versorgung besser vernetzen. Auch für Heilmittelpraxen kann sie im Praxisalltag wertvolle Informationen bereitstellen.

Gleichzeitig gehören Gesundheitsdaten zu den sensibelsten personenbezogenen Daten überhaupt. Umso wichtiger ist ein datenschutzkonformer Umgang mit der ePA. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Datenschutzregeln für Heilmittelpraxen gelten und worauf Sie beim Zugriff und der Nutzung von ePA-Daten achten sollten.

Was die ePA ist und warum Datenschutz dabei entscheidend ist

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist ein digitaler, einrichtungsübergreifender Speicher für medizinische Informationen. Mit Einwilligung beziehungsweise den jeweils geltenden Zugriffsregelungen können berechtigte Leistungserbringer:innen wichtige Gesundheitsdaten wie Befunde, Arztbriefe oder Untersuchungsergebnisse einsehen. Ziel ist es, den Informationsaustausch zu verbessern und Behandlungen besser aufeinander abzustimmen.

Gerade für Heilmittelpraxen kann die ePA eine wertvolle Unterstützung sein. Denn relevante Informationen stehen schneller zur Verfügung und können die Befundung, Therapieplanung sowie die Zusammenarbeit mit anderen Behandler:innen erleichtern.

Allerdings gehören Gesundheitsdaten zu den besonders schützenswerten personenbezogenen Daten. Eine unberechtigte Einsicht, Weitergabe oder Speicherung kann die Privatsphäre von Patient:innen erheblich beeinträchtigen. Deshalb gelten für den Umgang mit ePA-Daten besondere datenschutzrechtliche Anforderungen, die therapeutische Praxen im Praxisalltag beachten müssen.

Wer darf auf welche ePA-Daten zugreifen?

Der Zugriff auf die elektronische Patientenakte ist klar geregelt. Gesundheitsdaten dürfen nur im Rahmen eines konkreten Behandlungskontexts und ausschließlich von berechtigten Leistungserbringenden eingesehen werden. Außerdem erfordert der Zugriff die entsprechenden technischen Voraussetzungen und eine Anbindung an die Telematikinfrastruktur.

Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende

Nicht jede Person innerhalb einer Praxis darf automatisch auf ePA-Daten zugreifen. Voraussetzung ist zum einen, dass für die Praxis ein zulässiger Zugriff auf die ePA besteht. Zum anderen dürfen nur Mitarbeitende auf die Daten zugreifen, die an der Behandlung beteiligt sind und über die entsprechenden Berechtigungen innerhalb der Praxis verfügen. Individuelle Benutzerkonten und rollenbasierte Berechtigungen helfen dabei, Zugriffe auf das notwendige Maß zu beschränken und nachvollziehbar zu machen.

Nur therapeutisch relevante Informationen nutzen

Auch wenn technisch weitere Informationen verfügbar sein können, dürfen nur diejenigen Daten eingesehen oder verarbeitet werden, die für die Behandlung tatsächlich erforderlich sind. Welche Möglichkeiten bestehen, hängt zudem von der jeweiligen Datenkategorie und den dafür vorgesehenen Berechtigungen ab.

Welche Datenschutzpflichten trägt die therapeutische Praxis?

Der Umgang mit ePA-Daten endet nicht beim technischen Zugriff. Therapeutische Praxen sind dafür verantwortlich, Gesundheitsdaten datenschutzkonform zu verarbeiten und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Dabei gelten dieselben hohen Anforderungen wie für alle anderen sensiblen Patientendaten.

Die wichtigsten Grundsätze

ePA-Daten dürfen ausschließlich für den jeweiligen Behandlungszweck genutzt werden. Es sollten nur diejenigen Informationen eingesehen oder in die eigene Dokumentation übernommen werden, die für die Behandlung tatsächlich erforderlich sind. So wird sichergestellt, dass Gesundheitsdaten nicht umfangreicher verarbeitet werden als notwendig.

Ebenso wichtig ist ein sicherer Umgang mit den Daten im Praxisalltag. Dazu gehören klare Zugriffsregelungen, geschützte Benutzerkonten und technische sowie organisatorische Maßnahmen, die Gesundheitsdaten vor unbefugter Einsicht, Veränderung oder Verlust schützen. Die Praxis sollte nachvollziehbar dokumentieren können, welche Mitarbeitenden auf ePA-Daten zugreifen dürfen und wie Zugriffsrechte organisiert sind.

Verantwortung klar abgrenzen

Nicht jede datenschutzrechtliche Verantwortung liegt bei der therapeutischen Praxis. Für den sicheren Betrieb der ePA und der Telematikinfrastruktur sind die jeweils verantwortlichen Stellen zuständig.

Die Praxis selbst trägt jedoch die Verantwortung für den eigenen Umgang mit ePA-Daten. Dazu gehören insbesondere der datenschutzkonforme Zugriff durch berechtigte Mitarbeitende, der sichere Einsatz der Praxissoftware sowie klar geregelte Arbeitsabläufe beim Umgang mit Gesundheitsdaten.

Werden externe IT- oder Softwaredienstleister eingesetzt, sollten deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sein. So lässt sich sicherstellen, dass Datenschutzanforderungen entlang des gesamten Praxisprozesses eingehalten werden.

Moderne Praxissoftware wie Optica Viva unterstützt Heilmittelpraxen dabei, diese Anforderungen im Arbeitsalltag umzusetzen. Durch rollenbasierte Benutzerrechte, strukturierte Dokumentationsprozesse und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur lassen sich Datenschutz und effiziente Praxisabläufe sinnvoll miteinander verbinden.

ePA und interne Patientenakte richtig voneinander unterscheiden

Die elektronische Patientenakte ergänzt die Dokumentation in der therapeutischen Praxis, ersetzt sie jedoch nicht. Die ePA dient in erster Linie als einrichtungsübergreifende Informationsquelle. Die Verantwortung für eine vollständige und nachvollziehbare Behandlungsdokumentation bleibt weiterhin bei der Praxis.

Das bedeutet: Eigene Befunde, Therapieziele, Behandlungsmaßnahmen, Verlaufsdokumentationen und therapeutische Entscheidungen müssen wie bisher im Praxissystem dokumentiert werden. Gleichzeitig sollte nicht davon ausgegangen werden, dass die ePA sämtliche für die Behandlung relevanten Informationen enthält. Welche Dokumente verfügbar sind, hängt davon ab, welche Inhalte eingestellt wurden und welche Zugriffsrechte bestehen.

Wann dürfen ePA-Daten in das Praxissystem übernommen werden?

Nicht jede Information aus der ePA muss dauerhaft in der Praxissoftware gespeichert werden. Eine Übernahme ist nur dann sinnvoll und zulässig, wenn die Daten für die Behandlung oder die eigene Dokumentation tatsächlich benötigt werden. Das entspricht dem Datenschutzgrundsatz der Datenminimierung.

Eine pauschale Übernahme oder Archivierung der gesamten ePA ist dagegen nicht erforderlich. Stattdessen sollte die Praxis bewusst entscheiden, welche Informationen für den weiteren Behandlungsverlauf relevant sind.

Werden Daten aus der ePA in das Praxissystem übernommen, gelten sie als Bestandteil der eigenen Patientenakte. Für sie gelten damit dieselben Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Aufbewahrung wie für alle anderen Behandlungsunterlagen der Praxis.

So wird die ePA datenschutzkonform in den Praxisablauf integriert

Erst durch klare Abläufe im Praxisalltag lässt sich sicherstellen, dass ePA-Daten datenschutzkonform verarbeitet werden. Die folgende Checkliste hilft dabei, den Umgang mit der elektronischen Patientenakte strukturiert zu organisieren.

Vor dem Zugriff

Bevor Mitarbeitende auf ePA-Daten zugreifen, sollten die organisatorischen und technischen Voraussetzungen geschaffen sein.

• Prüfen, ob Praxissoftware und Telematikinfrastruktur aktuell eingerichtet sind.
• Zuständigkeiten und Zugriffsberechtigungen innerhalb des Praxisteams festlegen.
• Mitarbeitende regelmäßig zu Datenschutz, Schweigepflicht und dem Umgang mit ePA-Daten schulen.

Während der Behandlung

Beim Zugriff auf die ePA gilt der Grundsatz: so viele Informationen wie nötig, so wenige wie möglich.

• Nur die Daten aufrufen, die für die aktuelle Behandlung erforderlich sind.
• Prüfen, ob die Informationen für die Therapie relevant und nachvollziehbar sind.
• Übernommene Informationen nachvollziehbar in die eigene Behandlungsdokumentation integrieren.

Nach dem Zugriff

Auch nach der Behandlung sollten ePA-Daten weiterhin geschützt werden.

• Unnötige lokale Kopien oder gespeicherte Dateien vermeiden.
• Ausdrucke sowie geöffnete Dokumente und Bildschirme vor unbefugter Einsicht schützen.
• Zugriffsberechtigungen regelmäßig überprüfen und bei personellen Änderungen zeitnah anpassen.

Häufige Datenschutzfehler – mit kompakter Praxis-Checkliste

Viele Datenschutzverstöße entstehen durch vermeidbare Fehler im Praxisalltag. Klare Zuständigkeiten, geschulte Mitarbeitende und regelmäßig überprüfte Prozesse helfen dabei, Risiken zu minimieren und den datenschutzkonformen Umgang mit der elektronischen Patientenakte dauerhaft sicherzustellen.

Diese Fehler sollten Praxen vermeiden

Im Praxisalltag treten immer wieder ähnliche Fehler auf. Mit etwas Aufmerksamkeit lassen sie sich jedoch leicht vermeiden:

• Zugriff ohne konkreten Behandlungsbezug: ePA-Daten dürfen nur eingesehen werden, wenn sie für die aktuelle Behandlung erforderlich sind. Ein Zugriff „vorsorglich“ oder aus Interesse ist nicht zulässig.
• Gemeinsame Benutzerkonten oder ungeschützte Arbeitsplätze: Individuelle Benutzerkonten und gesperrte Bildschirme sorgen dafür, dass Zugriffe nachvollziehbar bleiben und Patientendaten vor unbefugter Einsicht geschützt sind.
• Technische Zugriffsmöglichkeiten mit zulässiger Datennutzung verwechseln: Nicht alles, was technisch verfügbar ist, darf automatisch genutzt oder dauerhaft gespeichert werden. Maßgeblich ist immer, ob die Informationen für die Behandlung tatsächlich benötigt werden.
• Die ePA als vollständige Patientenakte ansehen: Die elektronische Patientenakte ergänzt die Behandlungsdokumentation der Praxis, ersetzt sie jedoch nicht. Eigene Befunde, Therapieverläufe und Behandlungsentscheidungen müssen weiterhin vollständig dokumentiert werden.

Datenschutz-Check für Ihre Praxis

Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihre internen Abläufe regelmäßig zu überprüfen:

☐ Rollen und Zugriffsrechte sind eindeutig festgelegt und dokumentiert.

☐ Mitarbeitende wissen, welche ePA-Daten sie im Behandlungskontext einsehen und nutzen dürfen.

☐ Praxissoftware, Endgeräte und Netzwerk werden regelmäßig aktualisiert und angemessen geschützt.

☐ Für Fehlzugriffe oder Datenschutzvorfälle gibt es einen klar definierten Ablauf.

☐ Zugriffsrechte, Berechtigungen und interne Prozesse werden regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur elektronischen Patientenakte und zum Datenschutz

Fazit