Qualitätsmanagement: Wie Sie mit System Ihre Praxis stärken

„Ein Qualitätsmanagementsystem für eine Praxis ähnelt der Therapie eines Patienten“, sagt Ergotherapeutin Bettina Simon. „Man erhebt zunächst den Ist-Zustand, überlegt sich ein Vorgehen und setzt mit den Beteiligten Ziele.“ Bettina Simon hat bis August 2024 acht Jahre lang im Vorstand des Deutschen Verbands Ergotherapie e.V. (DVE) gearbeitet und ist als Dozentin der Workshopreihe „Qualitätsmanagement“ des Instituts für Qualitätssicherung in der Heilmittelversorgung (IQH) tätig. Zwar hätten viele Praxen eingespielte Prozesse. Eine bewusste Auseinandersetzung mit Qualitätsmanagement könne aber dazu beitragen, diese Prozesse weiter zu optimieren und damit auch den Therapeut:innen mehr Sicherheit zu geben.

„Das Wort Qualitätsmanagement ist aus der Industrie bekannt und oft negativ besetzt“, so Simon. „Doch viele Praxisinhaberinnen und -inhaber verbringen viel Zeit mit Organisation – ein erprobtes System kann Erleichterung bringen.“ Das IQH entstand 2001, als eine Pflicht zur Qualitätssicherung von Heilmittelversorger:innen diskutiert wurde. Der DVE und der Physiotherapeutenverband IFK arbeiten im IQH zusammen, um eine praxisnahe und auf die Bedürfnisse der Mitglieder zugeschnittene Qualitätssicherung zu ermöglichen. Es kam nie zu einem verpflichtenden Qualitätsmanagement, das IQH verfolgte das Thema dennoch weiter. Jetzt wurden ein Handbuch mit Beispielen für Praxisroutinen und die darauf aufsetzende Workshopreihe neu aufgesetzt.

Sieben Beispiele für Inhalte eines Qualitätsmanagements

• Patientenmanagement
• Arbeitssicherheit
• Mitarbeiter:innen gewinnen, halten und fortbilden
• Kommunikation mit Mitarbeiter:innen, Ärzt:innen und Krankenkassen
• Ziele für die Praxis setzen und erreichen
• Fehlermanagement
• Datenschutz

Qualitätsmangement hilft, Selbstausbeutung vermeiden

„Wenn ich alleine arbeite, dann bin ich meine einzige Ressource und muss mit meiner Zeit sorgsam umgehen“, erinnert Christiane Sautter-Müller, Zweite Vorsitzende von LOGO Deutschland e. V., Selbstständige in der Logopädie. „Eine festgelegte Routine gibt mir Sicherheit und auch den Patientinnen und Patienten.“ Sie hebt hervor, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten in der Logopädie Solo-Selbstständige sind. Im Durchschnitt haben die Praxen 1,32 Mitarbeiter:innen, wobei auch Servicedienste wie die Reinigung enthalten sind.

„Viele Selbstständige neigen zur Selbstausbeutung“, sagt Sautter-Müller. Sie führt eine Erhebung der Berufsverbände LOGO Deutschland, dbl und dbs an, die besagt, dass auf eine Therapiesitzung von 45 Minuten weitere 70 Minuten Vor- und Nachbereitungszeit entfallen, und dies ohne die Buchhaltung. Zusätzlichen Aufwand erzeugen unter anderem auch Telefonate mit Ärzt:innen und Krankenkassen oder die Den Überblick in der Praxis zu behalten, ist nicht immer leicht. Ein System zum Qualitätsmanagement kann aber strukturiert für zahlreiche Verbesserungen sorgen. Hygiene am Arbeitsplatz. Dementsprechend sorgsam müssen gerade kleine Praxen ihre Prozesse aufsetzen. „Ein Kurs in Qualitätsmanagement schadet niemanden, denn er kann Prozesse schneller, einfacher und schöner machen“, betont Sautter-Müller. „Der Zeitaufwand für die Fortbildung lohnt sich, da bessere Prozesse über die Jahre viel Zeit sparen.“ Sie selbst führt eine Praxis mit fünf Standorten und sieht das Qualitätsmanagement als Garantie, dass an allen die gleichen Standards eingehalten werden.

Die Vorteile eines Systems zur Qualitätssicherung liegen für Therapeut:innen insbesondere darin, dass unbeabsichtigte Überstunden vermieden werden, ein Überblick über den Zeitaufwand besteht und die Organisation der Abläufe gut geplant ist.

Eine Zertifizierung hält Christiane Sautter-Müller für unnötig. „Als Berufsverband raten wir Praxen nicht zur Zertifizierung, da die Kosten sich nicht einspielen.“ Die Krankenkassen haben in ihren Rahmenverträgen mit den Heilmittelversorger:innen zwar einen Absatz zum Qualitätsmanagement eingefügt, verlangen jedoch keine formelle Zertifizierung.

Dank Qualitätsmanagement beruhigt in den Urlaub fahren

„Viele Praxisinhaber sind in erster Linie Therapeuten und keine Betriebswirte“, erinnert Dr. Michael Heinen, Geschäftsführer des IQH. Ihnen helfe es, sich die Arbeitsabläufe bewusst zu machen. Das Angebot des IQH sieht er als Hilfestellung. Wer einmal Zeit investiere, um Prozesse zu identifizieren, zu verschlanken und festzuschreiben, spare langfristig Zeit. „Dann kann ich als Inhaber etwa in den Urlaub fahren und weiß, dass alles seinen gewohnten Gang geht, weil die Abläufe festgeschrieben sind.“ 

Heinen lehnt eine verpflichtende Zertifizierung für seine Branche ebenfalls ab, da viele Praxen bereits gut organisiert seien und keine zusätzlichen Kosten für eine solche tragen müssten. Möglich ist es aber, sich vom IQH oder einem anderen Anbieter zertifizieren zu lassen: entweder nach den branchenspezifischen Kriterien des IQH oder nach ISO 9001:2015.