Softwarewechsel in der Physiotherapie: Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

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Christian Bauer und Steffen Kramer erzählen im Videopodcast ausführlich von ihrem Softwarewechsel – jetzt in der Optica Mediathek: ansehen.

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Die TI-Pflicht kommt zum 1.10.2027 – und damit rückt für viele Praxisinhaber:innen auch die Frage nach der passenden Software wieder in den Vordergrund. Wie so ein Wechsel in der Praxis tatsächlich abläuft, haben wir Christian Bauer und Steffen Kramer gefragt. Die beiden sind Geschäftsführer der Meisterleistung GmbH in Stuttgart und betreiben zwei Physiotherapiepraxen, die sie vor einiger Zeit von ihrer bisherigen Software auf Optica Viva umgestellt haben. Im Gespräch mit Fabian Maier im Optica TI Showroom berichten sie offen über Beweggründe, Stolpersteine und Learnings.

Beide kommen ursprünglich nicht aus der Therapie, sondern aus dem betrieblichen Gesundheitsmanagement – eine Perspektive, die ihren Blick auf die Software-Entscheidung deutlich geprägt hat.

Der Auslöser: Eine Software, die nicht mehr mitwächst

Die beiden Praxen arbeiteten zuvor jahrelang mit TheOrg. Funktional, aber aus Sicht der Geschäftsführung zunehmend in die Jahre gekommen. Für Christian Bauer und Steffen Kramer als Nicht-Therapeuten war klar: Sie brauchten eine Lösung, die nicht nur für den Therapiealltag funktioniert, sondern auch betriebswirtschaftliche Prozesse im Hintergrund abbildet – etwa Umsatzprognosen oder Arbeitszeiterfassung. Gleichzeitig sollte die neue Software für die Therapeut:innen im Praxisalltag spürbar moderner sein.

“Mit Optica Viva fanden wir es echt cool” 

Steffen Kramer

Entscheidend für den Erfolg des Wechsels war für beide von Anfang an ein Punkt: Das Team musste mitgenommen werden. Denn überzeugt von einer neuen Software zu sein heißt nicht automatisch, dass auch die Therapeut:innen im Alltag überzeugt sind.

Die Kriterien: Was am Ende den Ausschlag gab

Der Auswahlprozess zog sich über rund drei bis vier Monate – inklusive Testphase, in der alle Mitarbeitenden die neue Software live kennenlernen konnten. Am Ende kristallisierten sich einige klare Entscheidungskriterien heraus:

• Cloud-Lösung statt Terminal-Betrieb: Zugriff auf allen Endgeräten, ohne technische Umwege.
• Mobile Nutzung: Der Wunsch nach Tablet- und Smartphone-Tauglichkeit kam im Team immer wieder auf.
• Integrierte Arbeitszeiterfassung und Gleitzeitkonten: Aus Sicht der Personalverantwortung ein Kernthema, das viele Therapiesoftware-Lösungen nicht mitdenken.
• Statistische Auswertungen für die Unternehmensführung: Fundierte Zahlen statt Bauchgefühl.
• Ein Ansprechpartner für Software und Abrechnung: Weniger Insellösungen, dafür klare Zuständigkeiten.

DATEV-Anbindung: Für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei ein echter Zeitgewinn gegenüber dem vorherigen, manuellen Aufwand pro Beleg

Der Wechsel: Bewusst ohne Datenmigration

Besonders bemerkenswert ist der pragmatische Ansatz beim eigentlichen Umstieg: Statt bestehende Daten aus dem Altsystem zu migrieren, entschieden sich Bauer und Kramer für einen sauberen Neuanfang. Laufende Rezepte wurden im alten System zu Ende therapiert, jedes neue Rezept direkt in Optica Viva angelegt. So liefen beide Systeme rund zwei bis drei Monate parallel, bis der Übergang vollständig war.

“Das war eine gute Idee.”

Christian Bauer

Der Vorteil: kein Datenballast aus dem Altsystem, dafür die Chance, Prozesse von Grund auf neu und sauber aufzusetzen, etwa durch die Nutzung der digitalen Ärztedatenbank in Optica Viva.

Bei fachlichen Detailfragen half der direkte Draht zum Optica Viva Support per Telefon – aus Sicht der beiden ein Prozess, der zwar etwas Einarbeitung brauchte, aber überschaubar blieb, gerade weil sie selbst nicht täglich im Livebetrieb mit der Software arbeiten, sondern nur wenige Male pro Woche hineinschauen

Rückblickend: Was sie heute anders machen würden

Auf die Frage, ob sie den Wechsel wieder so angehen würden, sind sich beide einig: im Prinzip ja – nur früher.

Steffen Kramer ergänzt einen konkreten Punkt: Die Arbeitszeiterfassung, die bei ihnen zunächst noch über ein separates Tool lief, hätten sie von Anfang an direkt in Optica Viva aktiviert – ein Modul, das sich freischalten lässt und aus seiner Sicht sofort mitgedacht werden sollte.

Drei Tipps für den eigenen Softwarewechsel

Für Praxisinhaber:innen, die sich aktuell mit der TI-Pflicht und damit zwangsläufig auch mit dem Thema Software auseinandersetzen, geben die beiden folgenden Rat mit auf den Weg:

• Kernprozesse zuerst definieren. Was muss die Software in Ihrem Betriebsalltag zuverlässig abdecken – unabhängig von Comfort-Features, die zwar schön, aber nicht entscheidend sind?
• Prozesse nicht nur abbilden, sondern hinterfragen. Ein Softwarewechsel ist auch eine gute Gelegenheit, bestehende Abläufe zu überdenken – manchmal ist der neue Weg schlicht besser als der alte.
• Schnittstellen mitdenken, etwa zur Steuerkanzlei. Themen wie eine DATEV-Anbindung werden oft erst im Nachhinein zum Problem, wenn man sie vorher nicht mit einplant.

Fazit

Für Christian Bauer und Steffen Kramer steht das Ergebnis fest:

Auch aus dem Team der Meisterleistung GmbH gab es bislang keine negative Rückmeldung – im Gegenteil: Auch neue Mitarbeitende, die aus anderen Praxissoftware-Systemen kommen, zeigen sich zufrieden mit Optica Viva.