„Wir arbeiten in festen Prozessen, die für uns und unsere Kunden maximal digitalisiert sind.“

Herr Labermeier, bitte stellen Sie sich kurz vor. 

Ich bin 40 Jahre alt, Vater von zwei Kindern und Physiotherapeut. Ich betreibe gemeinsam mit meiner Ehefrau und einem weiteren Partner die Vitova Gruppe im Rhein-Main Gebiet. Wir haben diese Firma von Grund auf selbst aufgebaut und uns alle Lösungen selbst erarbeitet. Mittlerweile sind wir an 7 Standorten tätig, mit 4 Physiotherapie-Praxen und 3 medizinischen Fitnessstudios und mit insgesamt knapp 100 Mitarbeitern. Zu Beginn haben wir noch selbst 50-60 Stunden an der Bank gearbeitet, und Empfang und Abrechnung alles selbst gemacht. Mittlerweile arbeite ich immer noch wöchentlich ca. 5 Stunden an der Bank, um den Bezug nicht zu verlieren. Die restliche Zeit bin ich aber voll und ganz mit der Weiterentwicklung unseres Unternehmens beschäftigt.

Warum sind Sie Physiotherapeut geworden? 

Ich hatte schon immer Spaß am Sport und habe mich im Abitur für den Leistungskurs Sport entschieden. Das Thema Bewegung, Training und den Einfluss auf den Körper hat mich fasziniert und mich bestärkt Physiotherapeut zu werden. Ich habe mich dann für den Studiengang Physiotherapie (Bachelor) an der Hochschule Fresenius in Idstein entschieden. 

Was ist das Besondere an Vitova?

Wir bieten unseren Patient:innen ein breites Spektrum aus unterschiedlichen therapeutischen Maßnahmen: einfache Physiotherapie, manuelle Therapie, Krankengymnastik am Gerät, aber auch die Fortsetzung in der FPZ-Therapie. Das ist ein eigenes, intensives Rückentraining, das der Arzt für die Diagnosen HWS, LWS, BWS aufschreiben darf. Ich habe als Therapeut später dann auch die Möglichkeit, die Therapie mit den Patient:innen auf Selbstzahlerbasis in unseren medizinischen Fitnessstudios fortzusetzen.

Unser ganzes Team sagt außerdem immer, dass unsere Innovationskraft das Hauptmerkmal von Vitova ist. Wir haben bei uns im Jahr ca. 4.500 Patient:innen, da müssen schon sehr viele Zahnräder ineinanderlaufen und da war es uns sehr wichtig, dass wir in ganz festen Prozessen arbeiten, die immer standardisiert ablaufen und für uns, aber auch für unsere Kund:innen alles maximal digitalisiert ist. 

Die Kunden- und Patientenreise haben wir deshalb auch voll digitalisiert: zum Beispiel haben wir eine eigene Patientenapp. Hier können alle Fragen und Formulare vor und während der Therapie eigenständig ausgefüllt werden: Vom Anamnesebogen, der Anmeldung, dem Schmerzfragebogen bis zur 24 Stunden Ausfallgebühr wird bei uns alles digital vorab ausgefüllt, dass sich unser:e Physiotherapeut:in um die eigentliche Therapie kümmern kann. Auch unsere Fitnesstrainer:innen haben den Hauptfokus auf das eigentliche Training. Das spart dem Empfangsteam und unseren Therapeut:innen eine Menge Zeit und Stress. Wir planen sogar einen Selbst- Check-In-Schalter in der Physiotherapie. 

Was ist für Sie das Geheimnis einer erfolgreichen Praxis?

Beharrlichkeit und Fleiß! Ganz klar… man muss wissen, wann man auch mal Extrakilometer gehen muss und diese dann auch gehen!

Was ist neben der Behandlung die größte Herausforderung an Ihrem Job?

Die permanente Schulung der Mitarbeiter:innen, das Einführen von neuen Prozessen und die Optimierung bestehender Prozesse, um effektiv zu arbeiten, kostet sehr viel Zeit. Da sind wir froh einen Dienstleister zu haben, der uns die ganze Abrechnung mit den Kassen abnimmt und dafür sorgt, dass wir die Liquidität halten können.

Inwiefern unterstützt Optica Sie und was schätzen Sie an Optica besonders?

Es ist natürlich so, dass wir mehr Umsatz generieren, wenn unsere Therapeut:innen an der Bank stehen und unsere Empfangskräfte am Empfang arbeiten und sich nicht im Hintergrund um Abrechnung, um Einzahlungsbelege, um Rechnungsstellungen und um Mahnungen kümmern müssen. Es spart wahnsinnig viel Zeit, wenn ich einfach zum Monatsende meinen Umschlag fertigmache und ihn abschicke. Zwei Tage später habe ich die volle Summe auf dem Konto und hefte zum Monatsende einen Auszug ab. Das kann ich in Arbeitsleistung, in Personal gar nicht abbilden. Die komplette Kontrolle und Versand der Rechnungen in der Buchhaltung würde viel Zeit in Anspruch nehmen. Unsere Physiotherapeut:innen sind eben auch Physiotherapeut:innen, weil sie als Physiotherapeut:innen arbeiten möchten. So ist das auch bei unseren Fitnesstrainer:innen und Sportwissenschaftler:innen. Die möchten gerne einfach Training machen und sich nicht um die administrativen Aufgaben wie Abrechnung, Buchhaltung, oder Rechungsausstellungen kümmern.

Deshalb haben wir uns dazu entschieden die komplette Abrechnung (PKV und GKV) sowie die Abrechnung der FPZ Therapie an die Optica abzugeben und fokussieren uns auf die Effektivität unserer wichtigsten Prozesse, die überdurchschnittlich in unsere Unternehmensziele einzahlen. Das ist eine klassische Kosten-/Nutzenrechnung.  

Bei der FPZ-Therapie ist es zudem so, dass es in Deutschland 140 Krankenkassen gibt, die diese Therapie abrechnen und alle haben leider einen unterschiedlichen Weg der Abrechnung. Da haben wir mit der Optica einen sehr starken Partner, der uns eben das alles abnimmt und wir uns wirklich auf die eigentliche Therapie konzentrieren können. Das macht uns das viel einfacher und spart uns auch einfach Zeit. 

Kam Selbstabrechnung für Sie auch einmal in Frage?

Wir hatten schon mehrere Anläufe, dass wir die Abrechnung selbst machen, aber wir haben einfach gemerkt, dass wir uns um diese Aufgabe in jetzt unserer Größe gar nicht kümmern können. Das sind bei ungefähr 4.500 Patienten pro Jahr wirklich sehr viele an Abrechnungen – das ist von unserer Seite aus personell gar nicht stemmbar, gar nicht finanzierbar und da ist es einfacher wir haben einen Abrechnungspartner, der das für uns übernimmt.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, gute Mitarbeiter:innen auch halten zu können. Wie klappt das bei Ihnen? Und was machen Sie vielleicht anders als die Konkurrenz?

Wir haben bei uns 50 erfolgsrelevante Einzelaufgaben definiert, die in vier Unternehmensziele einzahlen: Patientenzufriedenheit, Patientenneugewinnung, Zusatzumsätze und Mitarbeiterzufriedenheit. Alle Einzelprozesse zahlen in eines oder mehrere dieser vier Ziele ein. Unser Fokus liegt klar auf unserem Unternehmensziel Mitarbeiterzufriedenheit, das ist unser wichtigstes Ziel. Wir wollen und müssen ein attraktiver Arbeitgeber sein. 

Hier muss ein Umdenken stattfinden. Nicht die Patientenzufriedenheit, sondern die Mitarbeiterzufriedenheit muss das wichtigste Unternehmensziel sein. Wir haben auch eher das Problem ausreichend neue Mitarbeiter zu finden für die vielen Patienten als neue Patienten zu finden. Wir haben deshalb ein eigenes Teamführungskonzept, in dem wir gute Leistungen sichtbar machen und mit Lob, Anerkennung, Wertschätzung, Verantwortung und Perspektive im Team unterstützen. Und wir müssen auch die Abläufe in unserer Praxis auch digital gestalten, um neue Mitarbeiter überhaupt anzusprechen. Alle die jetzt von der Schule kommen sind mit Facebook und Instagram aufgewachsen. Die möchten nicht mehr mit Zettel und Bleistift und ausradieren arbeiten. Da müssen wir uns als Arbeitgeber auch an der eigenen Nase fassen.