So spielen Praxissoftware und Telematik zusammen

Die Zukunft ist interdisziplinär: Der gute Draht zwischen Leistungserbringer:innen entscheidet über die Versorgung der Patient:innen. Dabei ist die Praxisverwaltungssoftware das digitale Herzstück, das wichtige Informationen über die TI an zentrale Schaltstellen im Kreislauf des Gesundheitssystems weitergibt. 

In vielen Heilmittelpraxen gehören digitale Abläufe inzwischen selbstverständlich zum Alltag: Termine werden online vergeben, Dokumentationen digital geführt und Abrechnungen elektronisch übermittelt. Gesteuert werden diese Prozesse meist über eine zentrale Praxisverwaltungssoftware, wie Optica Viva, die gerade in immer mehr Praxen Einzug hält. Sie ist das Herzstück, wo alle Daten zusammenkommen und von wo aus das ganze Team mit Informationen versorgt wird: Da liegen die digitale Patientenakte, Termin- und Urlaubskalender oder wichtige Abrechnungsdaten. Dabei ergeben sich die zentralen Vorteile der Digitalisierung erst beim Blick über die Praxis hinaus, wenn es um die Kommunikation mit Ärzt:innen, anderen medizinischen Akteur:innen und Kostenträgern geht. Wo der interdisziplinäre Draht früher über Fax, Telefon und Post gespannt wurde, haben die politischen Entscheidungsträger inzwischen die Telematikinfrastruktur (TI) geschaffen. Sie ist die Datenautobahn des Gesundheitswesens, auf der Informationen in Echtzeit und sicher zwischen Leistungserbringer:innen übermittelt werden können.

Der Klassiker unter den Zeitfressern im Praxisalltag ist wohl die fehlerhafte Verordnung. Wo früher der analoge Weg zurück zur Arztpraxis für die Korrektur führte, geht das zukünftig über die Telematikinfrastruktur. KIM (Kommunikation im Medizinwesen) ist dabei die entscheidende TI-Anwendung. Um sie aber nutzen zu können, bietet der Aufruf über die  Praxisverwaltungssoftware einen spürbaren Zeitgewinn. Dabei kann KIM zwar auch über eine externe Lösung separat installiert oder in z.B. Outlook integriert werden. Die Praxissoftware bietet aber den Mehrwert, dass Daten und Anhänge einfach per Mausklick in die Nachrichten übernommen werden können, ohne selber tippen zu müssen. So ist KIM im Hintergrund in die TI eingebunden und die Anfrage zur Rezeptkorrektur kann elektronisch an die behandelnden Ärzt:innen übermittelt werden. Die korrigierte eVerordnung kommt dann zukünftig digital zurück und wird automatisch der richtigen Patientenakte zugeordnet. Medienbrüche entfallen und es entsteht fast kein zusätzlicher Aufwand. Stattdessen läuft ein transparenter, nachvollziehbarer Prozess schnell im Hintergrund. Hier zeigt sich das große Potenzial, wenn Praxissoftware und TI technisch und organisatorisch gut aufeinander abgestimmt zusammenarbeiten: Die Software als Herzstück gibt Daten über die TI in den Kreislauf des Gesundheitssystems, damit sie an den entsprechenden Schaltstellen weiterverarbeitet werden können. Das spart Zeit, schafft Platz auf dem Schreibtisch und reduziert durch mehr Automatisierung Fehler, die sich sonst im Alltag schnell einschleichen.

In der Praxisverwaltungssoftware laufen alle Fäden zusammen. Sie integriert KIM für den sicheren Nachrichten- und Dokumentenaustausch zwischen Leistungserbringer:innen, die eVerordnung als papierloses Rezept und den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA). Sie bringt Informationen und Dokumente sicher auf die Datenautobahn, damit sie bei anderen Therapeut:innen, in der Klinik, bei den behandelnden Ärzt:innen oder Kostenträgern ankommen und in deren Software weiterverarbeitet werden können. So macht Praxisverwaltungssoftware die Funktionen der TI im Alltag nutzbar. Ohne sie geht es zwar auch, aber der Weg auf die Datenautobahn wird dann deutlich verzweigter: So kann ein Therapiebericht auch in Word erstellt werden, um ihn dann einer separaten manuell erstellten KIM-Nachricht anzuhängen. Und auch in die ePA erhalten Therapeut:innen mit einer separaten Lösung Einsicht. Bei einer Integration in die Praxissoftware entfällt aber der zusätzliche Login mit Mediensprung. Das ist auch für die Terminvorbereitung hilfreich. Erst bei der Verarbeitung der eVerordnung ist die Praxisverwaltungssoftware dann unerlässlich. 

Optica Viva unterstützt all diese Prozesse bereits heute: Die Software ist TI-fähig, intuitiv zu bedienen und stets an die aktuellen gesetzlichen Anforderungen angepasst. Dadurch bleibt sie auch langfristig eine stabile Basis für den digitalen Praxisbetrieb. Sie ist außerdem so konzipiert, dass neue digitale Anwendungen nahtlos integriert werden können. Dabei profitieren Heilmittelerbringer:innen nicht nur von der einfacheren Rezeptprüfung und Abrechnung. Nach Abschluss einer Therapieserie lässt sich beispielsweise auch der Behandlungsbericht digital an die verordnende Arztpraxis übermitteln. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und der Versand wird automatisch dokumentiert. Auch eine Rückmeldung kann direkt digital eingehen und wird lückenlos nachvollziehbar abgelegt oder zur Weiterverarbeitung vorbereitet.

• Weniger Medienbrüche: Kein Fax, kein Papier, kein manuelles Nachtragen.
• Mehr Effizienz: Automatisierte Abläufe entlasten das Praxisteam.
• Rechtssicherheit: Kommunikation über KIM erfüllt höchste Datenschutzanforderungen und ist DSGVO-konform.
• Schnelle Rückmeldungen: Informationen fließen in Echtzeit zwischen Praxen und Ärzt:innen.
• Lückenlose Dokumentation: Alle Nachrichten und Anhänge werden automatisch archiviert.
• Zukunftssicherheit: Praxen sind für kommende TI-Anwendungen optimal vorbereitet.