Wie gelingt die Softwareinführung in meiner Praxis?

Die passende Praxissoftware auszuwählen ist die eine Sache, sie im laufenden Betrieb einzuführen eine andere. Worauf es dabei ankommt lesen Sie hier.

Befundung mit Tablet

Die Grundvoraussetzung für die Teilnahme an der Telematikinfrastruktur ist ein passendes Praxisverwaltungssystem bzw. eine Praxissoftware. Beim Blick in die Praxen ergibt sich hier ein gemischtes Bild: während die eine Praxis schon mit einer Software arbeitet nutzen viele Praxen jedoch aktuell noch keine Praxissoftware. Für diejenigen, die aktuell noch analog arbeiten stellt sich deshalb früher oder später die Frage: wie finde ich die passende Software? Und vor allem: wie führe ich diese im laufenden Praxisbetrieb ein? Nicht weniger interessant ist diese Frage auch für die Praxen, die bereits eine Software nutzen, aber wechseln möchten – denn auch hier ist das richtige Vorgehen entscheidend für einen reibungslosen Übergang. Wie es damit klappen kann haben wir für Sie zusammengefasst.

Die Vorteile einer Praxissoftware

Ein Praxisverwaltungssystem sorgt im ersten Schritt für effizientere Abläufe und Prozesse in Ihrer Praxis: die Software deckt in der Regel alle Aufgaben ab, die im Praxisalltag anfallen, wie zum Beispiel Terminplanung, Patientendaten, Dokumentation und Befundung oder die Rezeptverwaltung und -abrechnung. 
Das führt außerdem zu einer Zeitersparnis, denn wenn Verwaltungsaufgaben schon in den Tagesablauf eingegliedert sind und Patientendaten zentral gepflegt und archiviert werden, wird der oder die Einzelne entlastet und kann mehr Zeit und Energie in die Behandlung stecken. Und welche Vorteile eine hohe Behandlungsqualität wiederum bietet versteht sich von selbst.
Softwarelösungen, die auch mobil und geräteunabhängig funktionieren, erleichtern auch das Arbeiten außerhalb der Praxisräume, beispielsweise auf Hausbesuchen, bei denen direkt digital dokumentiert werden kann. 

Neben verbesserten Abläufen und einem geringeren Aufwand für administrative Aufgaben nutzt das Arbeiten mit Software auch die Vorteile des papierlosen Arbeitens, begonnen bei weniger Platzbedarf für Ihr Archiv (Stichwort Aufbewahrungspflichten) bis hin zur konkreten Arbeit an den Patient:innen, die der oder die Kolleg:in einfach digital nachvollziehen kann. 

Die Praxissoftware einführen 

Ist die Entscheidung für eine Praxissoftware gefallen, geht es an die konkrete Umsetzung. Wichtig sind dabei vor allem zwei Dinge: Den richtigen Zeitpunkt gibt es nicht, denn die meisten Praxen haben volle Terminkalender. Zudem ist die Einführung ein großes Projekt, das auch in einer kleinen Praxis Monate in Anspruch nimmt. Deshalb ist es wichtig, dies nicht auf die leichte Schulter zu nehmen und „mal eben nebenbei“ erledigen zu wollen. 

Tipps für Ihren Einführungsprozess oder den Umstieg

1. Zeit nehmen und in Ruhe planen

Planen Sie Ihre Infrastruktur vorab sorgfältig und nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alle wichtigen Punkte zu prüfen: 
Möchten Sie mit mobilen Endgeräten (z.B. Tablets), PCs oder einer Kombination arbeiten? Ist Ihre Lösung skalierbar und kann mitwachsen, wenn Ihre Praxis wächst? Wie sieht es mit Anschlüssen und verfügbarem Platz aus? Wie soll das Thema Datensicherung ablaufen? Was ist in Verbindung mit dem Datenschutz zu beachten und welche Risiken bestehen dabei?

All diese Fragen sollten Sie sich vorab in Ruhe beantworten. Holen Sie sich ggf. Unterstützung und lassen Sie sich von Expert:innen beraten, sollten Sie unsicher sein oder Fragen haben.

2. Bestehende Prozesse betrachten

Wer unseren Beitrag „Wie digital ist meine Praxis?“ gelesen hat weiß, wie wichtig es ist, alle Prozesse Ihrer Praxis auf den Prüfstand zu stellen. Mit Blick auf Ihre Praxissoftware sollten Sie evaluieren, ob und wenn ja welche Abläufe in Ihrer Praxis an die Software angepasst werden müssen oder ob sich diese umgekehrt an bereits etablierte Abläufe anpassen kann. Ggf. gibt es auch neue Prozesse, die durch die Software hinzukommen.

3. Mitarbeiter einbinden

Ihre Mitarbeiter:innen sollten in den gesamten Prozess eingebunden sein, idealerweise auch in der Entscheidungsfindung. Letzten Endes sind Sie als Inhaber:in nicht der oder die einzige Nutzer:in der Software, sondern Ihr gesamtes Team wird mit der ausgewählten Lösung arbeiten. Deshalb ist es wichtig, Ihr Team frühzeitig mit einzubinden und Ihren Kolleg:innen immer wieder den konkreten Nutzen aufzuzeigen. 

Auch in die Entwicklung neuer Prozesse sollte Ihr Team eingebunden sein: So können Sie Konflikte, Sorgen oder Ängste in und zwischen verschiedenen Anwendergruppen (Empfang/Therapeut:in/Verwaltung/…) erkennen und lösen, um Überforderungen oder Vorbehalte zu vermeiden. Durch Schulungen stellen Sie sicher, dass alle Kolleg:innen mit der Software umgehen können und reduzieren Bedienfehler.

4. Schritt für Schritt arbeiten  

Planen Sie in Teilschritten und mit ausreichend Zeit für jeden Schritt. Gleichen Sie zudem das gewünschte Ergebnis jedes Schrittes mit dem tatsächlichen Ergebnis ab. So können Sie bei Bedarf nacharbeiten. Jeder Schritt sollte dabei transparent kommuniziert werden. 

Es spricht zudem nichts dagegen, Ihre Praxis in einem länger andauernden Prozess auf digitale Abläufe umzustellen. So können Sie z.B. mit den Basisfunktionen der Software starten und später weitere Funktionen ergänzen, sobald Sie und Ihr Team Sicherheit im Umgang mit dem Praxisverwaltungssystem gewonnen haben.

5. Neue Prozesse leben und kontinuierlich verbessern

Sollten Sie in Verbindung mit Ihrer neuen Software neue Prozesse geschaffen haben, so müssen diese durch Ihr gesamtes Team gelebt werden. Arbeiten vereinzelte Mitarbeiter:innen weiterhin wie zuvor oder bauen sich ein "Schattensystem" auf, dann ist dies ein Zeichen dafür, dass zu wenig Akzeptanz vorhanden ist. Als Chef:in gilt es hier klare Vorgaben zu machen. Und auch wenn die Einführung oder der Umstieg erfolgreich verlaufen ist, gilt es auch danach weiterhin am Ball zu bleiben, um neu entstehende Anforderungen mit einzubinden und weiter zu optimieren.

Zwei mögliche Wege für Einführung oder Umstieg

Vergleichbar mit einem Wohnungsumzug gibt es auch für die Einführung einer Software zwei verschiedene Vorgehensweisen: 

Das Stichtagsmodell

Hier definieren Sie quasi den „Starttermin, ab dem Sie mit dem neuen System arbeiten möchten. Ab diesem Tag werden alle Daten in der Software gepflegt. Bis dahin arbeiten Sie wie gewohnt/vorher. Auf diese Weise ziehen sie nach und nach alle Patient:innen in die Software um. Rezepte, die beispielsweise auf Papier begonnen wurden, werden auch auf diese Weise beendet. Wird ein neues begonnen, kann das direkt digital gestartet werden. Für Sie und Ihr Team bietet dieses Vorgehen den Vorteil, dass Sie mehr Zeit haben, um sich auf das neue System einzustellen

Bei diesem Vorgehen ist es wichtig, das Team ausführlich zu informieren und sauber zu arbeiten, damit in der Übergangszeit nichts verloren geht oder ein Durcheinander entsteht. Sollten Sie bereits eine andere Software nutzen, müssen Sie hier in der Übergangsphase zum einen mit Kosten für beide Systeme rechnen, zum anderen aber auch mit höheren Aufwänden, solange beide Systeme parallel verwendet werden.

Der Big Bang

Bei dieser Strategie wählen Sie einen Tag oder auch ein Wochenende aus, an dem alle Einträge, Patient:innen, Termine etc. in der Software angelegt werden. Hier starten Sie also vollständig, zu einem klar definierten Zeitpunkt. 

Im Vergleich zum Stichtagsmodell kommen bei dieser Vorgehensweise durch den „harten Übergang“ weniger Kosten auf Sie zu und die Umstellung ist vergleichsweise schneller abgeschlossen. Allerdings ist dieses Vorgehen nicht ganz stressfrei und mit einer großen Menge an Aufwand auf einmal verbunden, da alle Daten auf einmal „umgezogen“ werden.

Beide Vorgehensweisen bieten Vor- und Nachteile. Egal für welches Modell Sie sich entscheiden, wichtig ist dabei immer, dass Sie den Umstieg oder Einstieg in die neue Software sorgfältig planen. 
 


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