Befunderhebung digital: Tablets und Apps effizient in der Therapie einsetzen

1. Was ist eine Befunderhebung und was bedeutet „digital“ dabei?
2. Wo Tablets und Apps die Befunderhebung konkret erleichtern
3. Welche Funktionen eine Lösung für digitale Befunderhebung wirklich braucht
4. Tablet, einzelne Befund-App oder integrierte Praxissoftware?
5. Datenschutz und Datensicherheit bei der digitalen Befunderhebung
6. Digitale Befunderhebung erfolgreich in bestehende Praxisabläufe integrieren
7. Häufig gestellte Fragen (FAQS) zur digitalen Befunderhebung
8. Fazit: Gute digitale Befunderhebung beginnt beim Workflow – nicht beim Tablet

Die Befunderhebung gehört zum therapeutischen Alltag und kostet besonders dann unnötig Zeit, wenn Beobachtungen, Messwerte und Angaben zunächst auf Papier festgehalten und später in die Patientenakte übertragen werden müssen.

Digitale Befunderhebung setzt genau hier an: Befunde werden direkt dort erfasst, wo sie entstehen, strukturiert gespeichert und im weiteren Therapieverlauf weiterverwendet werden. Tablets und Apps können diesen Prozess erleichtern, vorausgesetzt, sie sind sinnvoll in die bestehende Praxisorganisation eingebunden.

Dieser Artikel zeigt, wie digitale Befunderhebung funktioniert, welche Funktionen wirklich wichtig sind und worauf Heilmittelpraxen bei der Auswahl und Einführung einer Lösung achten sollten.

Was ist eine Befunderhebung und was bedeutet „digital“ dabei?

Die Befunderhebung ist die strukturierte Erfassung und Bewertung behandlungsrelevanter Informationen. Dazu können je nach Therapie beispielsweise Angaben zu Beschwerden und Einschränkungen, therapeutische Beobachtungen, Tests und Messwerte gehören. Sie schafft eine wichtige Grundlage für die Planung und Beurteilung der Therapie.

Befunderhebung, Anamnese und Therapiedokumentation richtig einordnen

Anamnese, Befunderhebung und Therapiedokumentation hängen eng zusammen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Die Anamnese erfasst vor allem die Vorgeschichte, aktuelle Beschwerden und weitere für die Behandlung relevante Angaben der Patient:innen. Diese Informationen können in die Befunderhebung einfließen und werden dort durch therapeutische Untersuchungen, Beobachtungen, Tests oder Messwerte ergänzt und fachlich eingeordnet.

Der Erstbefund beschreibt die therapeutisch relevante Ausgangssituation zu Beginn der Behandlung. Im weiteren Verlauf können Befunde erneut erhoben werden, um Veränderungen beurteilen zu können. Die Therapiedokumentation hält dagegen die wesentlichen Informationen zu den durchgeführten Maßnahmen und zum Behandlungsverlauf fest.

Von Papierformularen zur digitalen Befunderhebung

Der therapeutische Zweck der Befunderhebung bleibt gleich, unabhängig davon, ob Befunde auf Papier oder digital erfasst werden. Digitale Befunderhebung bedeutet, dass die relevanten Informationen mithilfe einer digitalen Anwendung strukturiert erfasst und gespeichert werden.

Tablet, Smartphone oder Computer dienen dabei als Zugang zur digitalen Anwendung beziehungsweise Patientenakte. Statt eines Papierbogens stehen die Befundinformationen damit in digitaler Form zur Verfügung und können für den weiteren therapeutischen Prozess genutzt werden.

„Digital“ beschreibt bei der Befunderhebung deshalb nicht allein das verwendete Gerät. Entscheidend ist zunächst, dass aus den erhobenen Informationen ein strukturierter digitaler Befund entsteht.

Wo Tablets und Apps die Befunderhebung konkret erleichtern

Tablets und Apps bringen die digitale Befunderhebung direkt in den Behandlungsalltag. Sie ermöglichen es Therapeut:innen, relevante Informationen unmittelbar zu erfassen.

Das erleichtert die Befunderhebung vor allem in drei Bereichen:

• Direkt dokumentieren: Beobachtungen, Testergebnisse und Messwerte können während oder unmittelbar nach der Untersuchung festgehalten werden. Nachträgliches Übertragen handschriftlicher Notizen entfällt.
• Mobil arbeiten: Ein Tablet lässt sich im Behandlungsraum ebenso nutzen wie unterwegs. Bei Hausbesuchen können vorhandene Patientendaten und Befunde digital zur Verfügung stehen und neue Angaben direkt vor Ort ergänzt werden.
• Befunde strukturiert abbilden: Digitale Formulare und standardisierte Eingabefelder helfen dabei, Angaben einheitlich zu erfassen. Bodycharts ermöglichen beispielsweise die räumliche Zuordnung von Beschwerden oder Auffälligkeiten, während Messreihen Werte über mehrere Zeitpunkte hinweg abbilden können.

Gerade bei wiederkehrenden Befunderhebungen wird dadurch schneller sichtbar, wie sich relevante Werte oder Beobachtungen im Therapieverlauf verändert haben.

Tablet, einzelne Befund-App oder integrierte Praxissoftware?

Wer Befunde digital erfassen möchte, braucht nicht zwangsläufig eine spezielle Befund-App. Auch browser- oder cloudbasierte Praxissoftware kann auf einem Tablet genutzt werden. Daneben gibt es einfache digitale Notiz- oder Formularlösungen. Der wesentliche Unterschied liegt darin, was nach der Befunderfassung mit den Daten passiert.

Für die Effizienz der digitalen Befunderhebung ist deshalb weniger das verwendete Gerät als der Datenfluss entscheidend. Müssen Befunde nach der Erfassung in ein anderes System übertragen oder erneut eingegeben werden, bleibt zusätzlicher Verwaltungsaufwand bestehen. Sind Befunderhebung, Patientenakte und weitere Dokumentation dagegen miteinander verbunden, können die Informationen direkt weiter genutzt werden.

Bei der Auswahl lohnt sich daher vor allem eine Frage: Wie viele zusätzliche Schritte liegen zwischen der Befunderhebung und der weiteren Nutzung der erfassten Informationen?

Datenschutz und Datensicherheit bei der digitalen Befunderhebung

Bei der digitalen Befunderhebung werden Gesundheitsdaten verarbeitet, also besonders sensible personenbezogene Daten. Wer Tablet, Smartphone oder andere mobile Geräte dafür nutzt, sollte Datenschutz und Datensicherheit deshalb von Anfang an berücksichtigen.

Gesundheitsdaten auf Tablet und Smartphone schützen

Mobile Geräte können Patientendaten leichter verfügbar machen, dürfen dadurch aber nicht für Unbefugte zugänglich werden. Wichtig sind daher persönliche Benutzerkonten, eine sichere Anmeldung und klar geregelte Zugriffsrechte. Mitarbeitende sollten nur auf die Patientendaten zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Auch der Umgang mit dem Gerät selbst gehört dazu: Tablets oder Smartphones mit Patientendaten sollten vor unbefugtem Zugriff geschützt und nicht unbeaufsichtigt zugänglich sowie mit einem Passwort gesperrt sein.

Datenschutz bereits bei der Softwareauswahl mitdenken

Nicht jede App, mit der sich Notizen oder Formulare digital erfassen lassen, ist für den Umgang mit Gesundheitsdaten vorgesehen. Prüfen Sie deshalb bereits vor der Einführung einer Lösung:

• Wo werden die Patientendaten gespeichert?
• Wie werden die Daten verarbeitet und geschützt?
• Welche Zugriffs- und Benutzerrechte lassen sich vergeben?
• Werden Daten durch einen externen Dienstleister verarbeitet und ist dafür ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich?
• Ist die Anwendung ausdrücklich für den vorgesehenen Einsatz mit Patientendaten geeignet?

Gerade private Notiz-, Formular- oder Cloud-Apps sollten nicht allein aufgrund ihrer einfachen Bedienung für die Befunderhebung eingesetzt werden. Vielmehr sollte darauf geachtet werden, ob die Lösung die datenschutzrechtlichen Anforderungen des konkreten Einsatzes erfüllt.

Mehr dazu erfahren Sie im Optica-Beitrag zum Datenschutz bei der elektronischen Patientenakte und im Ratgeber Recht „Kann ich mit einer Praxissoftware rechtssicher dokumentieren?”.

Digitale Befunderhebung erfolgreich in bestehende Praxisabläufe integrieren

Eine digitale Befunderhebung spart wenig Arbeit, wenn sie lediglich zusätzlich zum bisherigen Ablauf eingeführt wird. Ziel sollte deshalb nicht sein, einen weiteren digitalen Arbeitsschritt zu schaffen, sondern bestehende Papier- und Doppelprozesse gezielt zu ersetzen.

Für die Einführung empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen:

1. Mit einem konkreten Anwendungsfall starten: Beginnen Sie beispielsweise mit einem häufig genutzten Erstbefund oder einer wiederkehrenden Befunderhebung, statt sämtliche Abläufe gleichzeitig umzustellen.
2. Den neuen Ablauf klar festlegen: Definieren Sie, wann und von wem der Befund digital erfasst wird und welche bisherige Papiererfassung oder nachträgliche Übertragung dadurch entfällt.
3. Einheitliche Standards im Team schaffen: Legen Sie gemeinsam fest, welche Vorlagen genutzt werden, welche Angaben erforderlich sind und wer für einzelne Schritte verantwortlich ist. So entsteht ein einheitlicher Ablauf im gesamten Team.
4. Im Behandlungsalltag testen und nachjustieren: Prüfen Sie den neuen Ablauf unter realen Bedingungen: Ist die Eingabe während der verfügbaren Zeit praktikabel? Finden Therapeut:innen benötigte Funktionen schnell? Wo entstehen weiterhin unnötige Zwischenschritte? Auf dieser Grundlage können Sie Vorlagen und Abläufe anpassen und das Team gezielt einarbeiten.

Der entscheidende Maßstab ist am Ende nicht, wie viel in der Praxis digitalisiert wurde, sondern ob die digitale Befunderhebung den bestehenden Arbeitsablauf tatsächlich vereinfacht.

Fazit: Gute digitale Befunderhebung beginnt beim Workflow

Ob Tablet oder App die Befunderhebung tatsächlich erleichtern, entscheidet sich nicht am Gerät selbst. Der größte Nutzen entsteht, wenn Befunde direkt erfasst werden und anschließend ohne unnötige Zwischenschritte für die weitere Behandlung zur Verfügung stehen.

Bei der Auswahl einer Lösung lohnt es sich deshalb, über einzelne Befundfunktionen hinauszuschauen: Wie gut sind Befunderhebung, Patientenakte und Therapiedokumentation miteinander verbunden? Je weniger separate Arbeitsschritte dazwischenliegen, desto einfacher lässt sich die digitale Befunderhebung in den Praxisalltag integrieren.

Mit Optica Viva können Heilmittelpraxen zentrale Praxisprozesse in einer Software bündeln. Funktionen für Befund und Dokumentation sind dabei mit der digitalen Patientenakte verbunden, sodass die Befunderhebung nicht als isolierte Anwendung neben dem Praxisprozess steht, sondern Teil davon wird.

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