Digitale Lösungen, die Praxen wirklich brauchen

Therapeut:innen bewegen sich zwischen ständigem Termindruck, zunehmender Verwaltungstätigkeit und engen finanziellen Grenzen. Dabei hätten viele gerne den Kopf freier für ihre eigentliche Aufgabe, die Patientenversorgung. Digitale Tools bieten vielfältige Funktionen, die mehr Zeit für die Therapie versprechen. Dabei kommen sie in vielen Praxen bisher wie kleine Inseln vor allem für spezifische Aufgaben zum Einsatz, ohne eine Verbindung zu einer zentralen Lösung herzustellen, die alle Abläufe in der Praxis steuert. Häufig bestehen auch digitale Terminbuchungstools neben Papierkalendern, Patientenakten lagern nicht nur auf dem PC, sondern auch im Schrank und die Verwaltung jongliert bei der Abrechnung zwischen Software, Papier-Rezepten und Kostenträgern. Das macht nicht nur doppelte Arbeit, es kostet auch zu viel Zeit, ist fehleranfällig und führt zu Frust bei Mitarbeitenden und Patient:innen.

Digitale Werkzeuge können den Praxisalltag enorm erleichtern, wenn sie die richtigen Aufgaben abbilden und Vernetzung erlauben. In vielen Praxen angekommen ist inzwischen die digitale Patientenakte mit der elektronischen Dokumentation. Das ermöglicht eine schnelle Übersicht über Diagnosen, Therapien und Fortschritte und wirkt sich positiv auf die Qualität der Versorgung aus. Zudem senkt es den Verwaltungsaufwand. Auch die Terminverwaltung bilden viele Praxen inzwischen digital ab. So behalten sie den Überblick über freie Zeiten, können Mitarbeitende und Behandlungsräume effizient einplanen und vermeiden Doppelbuchungen. Dabei erleichtert die Online-Terminbuchung den Alltag enorm, denn Patient:innen können so bequem vom heimischen Sofa rund um die Uhr ihre Termine eintragen und Erinnerungen automatisch erhalten. Das spart nicht nur Telefonzeit, es senkt auch die Ausfallquote. Abrechnungssoftware automatisiert die Erstellung von Kostenträgerabrechnungen, prüft die Abrechnungsfähigkeit von Leistungen und reduziert Fehlerquellen. Mit der TI-Anbindung zunehmend bedeutsam: Die elektronische Patientenakte (ePA) ermöglicht zukünftig den interdisziplinären Zugriff auf Behandlungsverläufe, Befunde, Diagnosen und Medikationspläne, wodurch Therapeut:innen direkt auf relevante Informationen für die Behandlungsplanung zugreifen können. Und der Kommunikationsdienst KIM ermöglicht den sicheren Austausch zwischen den Akteur:innen im Gesundheitswesen, etwa mit Ärzt:innen und Apotheken, und erlaubt auch die Übermittlung von Dokumenten.

Die wichtigsten digitalen Lösungen für Heilmittelpraxen:

Der Einsatz digitaler Lösungen in Heilmittelpraxen scheitert im Praxisalltag oft nicht nur am Zugang zur Telematikinfrastruktur, den es etwa für die ePA und KIM braucht. Die TI wird 2026 für Heilmittelerbringer:innen zur Pflicht und die Beantragung der notwendigen Karten (SMC-B und eHBA) dauert aktuell bis zu mehreren Monaten. In vielen Praxen werden zudem verschiedene Lösungen für Patientenverwaltung, Abrechnung oder Terminplanung genutzt, ohne die Möglichkeiten, diese miteinander zu vernetzen. Das führt zu Medienbrüchen, Doppelarbeit und Fehleranfälligkeit, wenn beispielsweise Daten aus der Patientenakte manuell für die Abrechnung übernommen werden. Diese Lücke lässt sich schließen mit einer zentralen Praxisverwaltungssoftware, wie Optica Viva, die alle Funktionen in einer Lösung bündelt. Sie umfasst etwa Terminplanung, Patientenverwaltung, Abrechnung und Online-Terminbuchung. Durch die zentrale Verwaltung lassen sich alle Prozesse effizient steuern, Insellösungen und Doppelarbeit entfallen. Mit Optica Viva können Praxen administrative Abläufe optimieren, gleichzeitig die Kommunikation mit Patient:innen und Kolleg:innen verbessern und sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Therapie. Die Software ist webbasiert und praxisnah aufgebaut, sodass sie in nahezu jeder Heilmittelpraxis schnell eingesetzt werden kann.