GKV-Hilfsmittelverzeichnis: Aufbau, Navigation und Nutzung

Das GKV-Hilfsmittelverzeichnis ist eine vom GKV-Spitzenverband geführte Übersicht über Hilfsmittel und Pflegehilfsmittel, die grundsätzlich für eine Versorgung zulasten der gesetzlichen Kranken- beziehungsweise Pflegeversicherung infrage kommen. Für Hilfsmittelerbringende dient es vor allem dazu, Hilfsmittel einzuordnen und relevante Produkt- und Versorgungsinformationen nachzuschlagen.

Eine Listung im GKV-Hilfsmittelverzeichnis bedeutet nicht automatisch, dass eine konkrete Versorgung genehmigt oder zu einem bestimmten Preis vergütet wird. Für Vergütung und Abrechnung müssen zusätzlich die für den jeweiligen Versorgungsfall geltenden Vertrags-, Preis- und gegebenenfalls Genehmigungsvorgaben berücksichtigt werden.

Das Hilfsmittelverzeichnis ist damit eine wichtige Informations- und Orientierungshilfe, aber nicht die alleinige Grundlage für Versorgung und Abrechnung.

Das GKV-Hilfsmittelverzeichnis ist hierarchisch aufgebaut. Ein gelistetes Produkt wird dabei schrittweise eingeordnet, von der übergeordneten Produktgruppe bis zum konkreten Einzelprodukt. Diese Struktur spiegelt sich auch in der Hilfsmittelnummer wider.

• Produktgruppe: bildet die oberste fachliche Ebene und fasst Hilfsmittel eines bestimmten Versorgungsbereichs zusammen.
• Anwendungsort: konkretisiert, wo beziehungsweise in welchem Bereich das Hilfsmittel eingesetzt wird.
• Produktuntergruppe: unterteilt die Hilfsmittel innerhalb eines Anwendungsortes weiter nach ihrer Funktion beziehungsweise Ausführung.
• Produktart: fasst Hilfsmittel mit vergleichbaren Eigenschaften und Einsatzbereichen zusammen.
• Einzelprodukt: bezeichnet schließlich das konkret gelistete Produkt eines Herstellers.

Die hierarchische Struktur lässt sich auch an der zehnstelligen Hilfsmittelpositionsnummer (auch Hilfsmittel- beziehungsweise Positionsnummer) ablesen. Die einzelnen Ziffernblöcke stehen für die verschiedenen Ebenen des Verzeichnisses.

Die Nummer wird mit jeder Ebene spezifischer. Die ersten sieben Stellen kennzeichnen die Produktart, während die vollständige zehnstellige Positionsnummer ein konkretes Einzelprodukt bezeichnet.

Diese Unterscheidung ist wichtig: Eine Produktartnummer verweist auf eine Gruppe vergleichbarer Hilfsmittel, die individuelle Positionsnummer dagegen auf ein bestimmtes gelistetes Produkt. Beide Nummern sollten deshalb nicht gleichgesetzt werden.

Je nach Ebene stellt das GKV-Hilfsmittelverzeichnis unterschiedliche Informationen bereit. Hilfsmittelerbringende finden dort sowohl allgemeine Anforderungen und Beschreibungen als auch Angaben zu konkret gelisteten Produkten.

Auf den übergeordneten Ebenen finden sich Informationen, die bei der fachlichen Einordnung eines Hilfsmittels helfen. Dazu gehören je nach Bereich beispielsweise:

Auf Ebene der Produktart wird genauer beschrieben, welche Hilfsmittel dort zusammengefasst sind und welche gemeinsamen Merkmale beziehungsweise Einsatzbereiche sie kennzeichnen.

Wer ein bestimmtes gelistetes Hilfsmittel betrachtet, findet zusätzlich produktspezifische Angaben. Dazu können insbesondere gehören:

Damit lässt sich ein konkretes Produkt eindeutig identifizieren und der entsprechenden Produktart zuordnen.

Welche Informationen benötigt werden, hängt vom konkreten Versorgungsfall ab. Für Hilfsmittelerbringende sind vor allem die Angaben relevant, mit denen sich das Produkt eindeutig bestimmen und seine Einordnung sowie die dafür hinterlegten Anforderungen nachvollziehen lassen.

Dabei lohnt sich der Blick auf beide Ebenen: Die Angaben zur Produktart liefern den übergeordneten Rahmen, während die Einzelproduktinformationen zeigen, welches konkrete Hilfsmittel innerhalb dieses Rahmens gelistet ist.

Das Verzeichnis liefert damit wichtige Produkt- und Anforderungsinformationen. Welche davon im konkreten Fall benötigt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Versorgung und der anschließenden Prüfung.

Für die weitere Bearbeitung kommt es deshalb darauf an, die Produktinformationen mit den jeweils relevanten Vertrags- und Abrechnungsvorgaben zusammenzuführen. Genau hier unterstützen spezialisierte Lösungen wie Optica Omnia für Hilfsmittelerbringende dabei, Informationen nicht isoliert recherchieren und anschließend manuell übertragen zu müssen.

Welcher Rechercheweg am schnellsten zum Ziel führt, hängt davon ab, welche Information bereits vorliegt. Kennen Sie ein konkretes Produkt oder eine zugehörige Nummer, können Sie direkt danach suchen. Möchten Sie dagegen passende Produkte einer bestimmten Art finden, führt der Weg über die Struktur des Verzeichnisses.

Wenn das gesuchte Hilfsmittel bereits bekannt ist, bietet sich die direkte Produktsuche an. Je nach vorhandener Information können Sie beispielsweise suchen nach:

Je genauer die Ausgangsinformation ist, desto gezielter lässt sich der passende Eintrag finden. Bei mehreren Treffern sollten Sie deshalb nicht allein auf eine ähnliche Produktbezeichnung achten, sondern den gefundenen Datensatz mit den bekannten Produktangaben abgleichen.

So lässt sich sicherstellen, dass Sie tatsächlich den Eintrag des gesuchten Einzelprodukts vor sich haben und nicht ein ähnlich bezeichnetes Hilfsmittel.

Ist noch kein konkretes Einzelprodukt bekannt, können Sie sich schrittweise durch das Verzeichnis bewegen. Ausgangspunkt ist die passende Produktgruppe. Von dort führt die Navigation über den Anwendungsort und die Produktuntergruppe zur Produktart.

Der Rechercheweg lässt sich vereinfacht so darstellen:

Produktgruppe → Anwendungsort → Produktuntergruppe → Produktart → zugeordnete Einzelprodukte

Auf diese Weise grenzen Sie die Auswahl mit jedem Schritt weiter ein. Haben Sie die passende Produktart erreicht, können Sie sich die dort zugeordneten Einzelprodukte ansehen und anschließend den benötigten Produkteintrag auswählen.

Als Faustregel gilt: Je konkreter Ihre Ausgangsinformation, desto direkter können Sie suchen. Fehlt eine eindeutige Produktangabe, hilft die schrittweise Navigation durch die Verzeichnisstruktur.

Die Recherche ist abgeschlossen, wenn der passende Eintrag gefunden ist. Für den konkreten Versorgungsfall können jedoch weitere Prüfungen erforderlich sein. Wichtig ist zunächst, Produktart und Einzelprodukt auseinanderzuhalten und sicherzustellen, dass die Positionsnummer zum vorgesehenen Hilfsmittel passt.

Auch hinterlegte Produktinformationen und Anforderungen sollten im Zusammenhang mit der jeweiligen Versorgung betrachtet werden. Eine korrekte Zuordnung im Hilfsmittelverzeichnis sagt jedoch noch nicht aus, welcher Preis abgerechnet werden kann oder ob eine Genehmigung erforderlich ist.

Je nach Versorgungsfall müssen deshalb zusätzlich die geltenden Vertrags-, Preis- und Genehmigungsvorgaben des Kostenträgers geprüft werden. So liefert das Hilfsmittelverzeichnis die Grundlage für die Produktzuordnung, während abrechnungsrelevante Vorgaben separat abgeglichen werden.

In der Praxis endet der Prozess nicht mit der richtigen Produktzuordnung. Für die Abrechnung müssen die relevanten Angaben mit den geltenden Verträgen, Preisen und weiteren Vorgaben des jeweiligen Kostenträgers zusammengeführt werden.

Optica unterstützt Hilfsmittelerbringende dabei mit Lösungen rund um die Hilfsmittelabrechnung und das Abrechnungsmanagement. Dadurch lassen sich administrative Schritte gebündelt bearbeiten, statt Produkt-, Vertrags- und Abrechnungsinformationen in voneinander getrennten Prozessen zu verwalten.

So ergänzt Optica die Recherche im GKV-Hilfsmittelverzeichnis dort, wo dessen Funktion endet: bei der praktischen Überführung der Versorgungsinformationen in den Abrechnungsprozess.

Bei der Arbeit mit dem GKV-Hilfsmittelverzeichnis sollten Hilfsmittelerbringende insbesondere diese Fehler vermeiden: