Jederzeit im Bilde: der Versorgungsstatus.

Die zügige Versorgung der Kund:innen mit Hilfsmitteln ist oftmals ein aufwändiger Prozess, bei dem mehrere Schritte effizient aufeinander abgestimmt werden müssen. In der Regel laufen mehrere Versorgungen parallel, befinden sich in unterschiedlichen Stadien und erfordern unterschiedliche Handlungsschritte. Eine leistungsfähige Branchensoftware wie Optica Omnia unterstützt Hilfsmittelerbringende mit dem Versorgungsstatus dabei, den Überblick zu behalten – und jede Versorgung effizient und schnell abzuschließen.

Alles im Blick, alles im Griff.

Beraten, Maß nehmen, Teile beschaffen, Hilfsmittel fertigen, anprobieren, anpassen und ausliefern – die einzelnen Arbeitsschritte einer Versorgung können sehr vielfältig sein. Um Kund:innen möglichst schnell mit dem fertigen Hilfsmittel zu versorgen, müssen diese Schritte sorgfältig geplant und effizient aufeinander abgestimmt werden.

Mit dem Versorgungsstatus in Optica Omnia lassen sich diese Abläufe transparent abbilden und strukturiert steuern. Die Versorgungsstatus werden dabei zentral in den Mandanteneinstellungen definiert und stehen anschließend im jeweiligen Vorgang als Auswahlliste zur Verfügung. Anwender:innen wählen den passenden Status aus und können diesen im Verlauf der Bearbeitung jederzeit anpassen, sobald weitere Schritte erfolgt sind.

Auf dem Dashboard können einzelne Versorgungsstatus gezielt konfiguriert und sichtbar gemacht werden. Nutzer:innen entscheiden selbst, welche Versorgungsstatus sie im Blick behalten möchten. Die Kacheln zeigen dann die Anzahl der Vorgänge im jeweiligen Status an – optional gefiltert danach, ob der oder die angemeldete Nutzer:in als Berater:in oder Bearbeiter:in zugeordnet ist. So lassen sich insbesondere die eigenen offenen Aufgaben noch gezielter steuern.

Über die jeweilige Dashboard-Kachel gelangen Anwender:innen direkt in den Vorgangsnavigator, der bereits auf den ausgewählten Versorgungsstatus gefiltert ist. Dadurch können die entsprechenden Vorgänge unmittelbar weiterbearbeitet und nachverfolgt werden.

Transparente Trennung von Vorgang und Versorgung.

Neben den operativen Arbeitsschritten einer Versorgung umfasst der Gesamtprozess auch kaufmännische und administrative Aufgaben im Zusammenhang mit Kostenträgern, etwa Kostenvoranschläge oder Abrechnungen.

Diese „kommerziellen“ Prozesse werden unabhängig vom Versorgungsstatus über den sogenannten Vorgangsstatus abgebildet. Diese Vorgangsstatus werden zentral für den gesamten Mandanten definiert und stehen allen Nutzer:innen zur Verfügung. Zusätzlich kann im Dashboard gesteuert werden, welche Vorgangsstatus angezeigt werden und ob dabei alle Vorgänge einer Filiale berücksichtigt werden oder nur jene, bei denen der oder die angemeldete Nutzer:in aktiv beteiligt ist.

So entsteht eine flexible Sicht auf die laufenden Vorgänge – wahlweise teambezogen oder individuell zugeschnitten auf die eigene Arbeitsliste.

Fazit: mehr Effizienz und Transparenz mit Optica Omnia.

Die Funktion „Versorgungsstatus“ zeigt exemplarisch, wie durchdacht Optica Omnia Hilfsmittelerbringende dabei unterstützt, ihre Kund:innen optimal und möglichst schnell zu versorgen. Als eine der leistungsfähigsten All-in-one-Branchensoftwarelösungen deckt Optica Omnia darüber hinaus sämtliche Aufgaben und Prozesse ab, die bei Hilfsmittelerbringenden täglich anfallen – vom Wareneingang über die Ressourcenplanung bis hin zur Abrechnung und der integrierten Ladenkasse. Optica Omnia lässt sich intuitiv bedienen, reduziert bei nahezu allen Arbeitsprozessen den Zeitaufwand und entlastet dadurch alle Mitarbeiter:innen. Als Branchensoftware, die kontinuierlich weiterentwickelt wird, deckt Optica Omnia auch neue Entwicklungen wie das mobile Arbeiten oder den Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) ab.

Mehr zur Optica Omnia und allen Vorteilen erfahren Sie hier.