Von der Einführung zur Anwendung: Wie Software-Schulungen den Unterschied machen

Häufig zeigt sich folgendes Bild: Funktionen sind vorhanden, werden aber nicht konsequent genutzt. Prozesse laufen parallel weiter – teils digital im System, teils „nebenbei“ über Excel oder individuelle Workarounds. Das kostet Zeit, erhöht die Fehleranfälligkeit und verhindert, dass die Software ihr volles Potenzial entfalten kann.

Typische Herausforderungen nach der Einführung

Aus Schulungen und Projektbegleitungen lassen sich wiederkehrende Muster erkennen:

• Mitarbeitende nutzen vor allem die Funktionen, die sie kennen
• Unsicherheit bei komplexeren Prozessen (z. B. Abrechnung, eKV)
• Unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb des Teams
• Neue Mitarbeitende werden „on the job“ eingelernt – oft ohne klare Struktur
• Wissen bleibt bei einzelnen Personen 

„Ein Betrieb hat berichtet, dass jeder Mitarbeiter anders vorgeht. Hier ist es wichtig das der Softwareberater, gemeinsam mit dem Unternehmen die Prozesse analysiert und einen Standard für die Nutzung von Omnia definiert. Dadurch wird die Zusammenarbeit effizienter, wodurch Zeit und Kosten eingespart werden."

– Marcel Roschka, Softwareberatung Optica Omnia

Was in der Praxis wirklich hilft

Erfolgreiche Betriebe gehen das Thema Schulung nicht einmalig, sondern strukturiert an. Dabei haben sich einige Ansätze besonders bewährt:

1. Schulung vor dem Go-Live einplanen
   Grundlagen werden vor dem Start, nicht erst im laufenden Betrieb, gelegt.
    
2. Mit echten Fällen arbeiten statt mit Theorie
   Je näher die Schulungsinhalte am Arbeitsalltag sind, desto schneller entsteht Sicherheit.
    
3. Key User im Team aufbauen
   Einzelne Mitarbeitende werden gezielt tiefer geschult und fungieren intern als Ansprechpersonen.
    
4. Schulung als Prozess verstehen
   Ein einmaliges Training reicht selten aus. Auffrischungen und Vertiefungen sind entscheidend.

Ein Blick in den Alltag: So laufen Schulungen tatsächlich ab

Schulungen sind selten klassische Seminare. Im Mittelpunkt steht vielmehr, gemeinsam reale Abläufe durchzugehen, Fragen zu klären und Sicherheit im Umgang mit der Software aufzubauen.

„Die häufigste Frage am ersten Tag lautet: ‚Wie lege ich einen Vorgang oder einen Kunden an?‘. Umso größer ist dann die Überraschung, wie schnell es tatsächlich geht: Mit der Krankenkassenkarte dauert die Kundenanlage oft weniger als fünf Sekunden.“

– Marcel Roschka, Softwareberatung Optica Omnia

Was sich dadurch verändert

Gezielt eingesetzte Schulungen führen oft schon nach kurzer Zeit zu spürbaren Verbesserungen im Arbeitsalltag. Abläufe werden sicherer, insbesondere bei sensiblen Themen wie Abrechnung und Dokumentation. Gleichzeitig sinkt die Zahl der Rückfragen im Team, da Unsicherheiten frühzeitig geklärt werden.

Auch die Zusammenarbeit verbessert sich: Prozesse werden einheitlicher gelebt und vorhandene Funktionen der Software werden deutlich konsequenter genutzt. Statt einzelner Insellösungen entsteht ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Aufgaben effizient umgesetzt werden können.

„Eine meiner ältesten Omnia-Nutzerinnen ist über 70 Jahre alt und absolut sicher im Umgang mit der Software. Sie meldet sich regelmäßig bei mir und freut sich jedes Mal über neue Funktionen, die ihr die Arbeit weiter erleichtern.“

– Marcel Roschka, Softwareberatung Optica Omnia

Fazit: Der Unterschied liegt in der Anwendung

Richtig eingesetzt wird Software zum echten Entlastungsfaktor. Mit gezielten Schulungen wächst die Sicherheit im Team, Abläufe greifen ineinander, Aufgaben gehen leichter von der Hand und der Arbeitsalltag wird spürbar strukturierter.

So entsteht Schritt für Schritt genau das, was sich viele Betriebe wünschen: mehr Klarheit, mehr Effizienz und mehr Zeit für das Wesentliche.

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Unsere Softwareberater:innen unterstützen Sie mit praxisnahen Schulungen, die perfekt auf Ihre Abläufe und Anforderungen abgestimmt sind.

	Ihre Ansprechperson Philipp Hruby Teamleiter Softwareberatung Optica Omnia ☎️ 0711 99373 – 8546 📧 p.hruby@drgueldener.de

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