Hilfsmittelerbringende für E-Rechnung gut aufgestellt

E-Rechnung ab dem 01. Januar 2025

Hilfsmittelerbringende sind wohl am intensivsten betroffen von den ab dem 01. Januar 2025 sukzessive eingeführten Pflichten rund um die E-Rechnung: Ab diesem Tag müssen Hilfsmittelerbringende Rechnungen von anderen Unternehmen (z.B. Lieferanten, Steuerberatern usw.) elektronisch empfangen können.

Damit ist ausdrücklich nicht gemeint, dass eine pdf-Datei per E-Mail empfangen wird. Pdf-Dateien sind im rechtlichen Sinne keine zulässigen neuen E-Rechnungen. Ebenso wenig können Papierdokumente einfach eingescannt und als Bilddatei die neuen Anforderungen erfüllen. Vielmehr ist ein spezieller Datensatz gemeint, der an sich für das menschliche Auge nicht sinnvoll lesbar ist. Denn es wird zwei Datenformate geben, einmal Xrechnung, für dessen Auslesen man eine spezielle Software braucht und dann das - etwas kompliziert klingende - ZUGFeRD-Format: Dieses ist eine pdf, wobei unter der für den Menschen lesbaren pdf ein Datensatz enthalten ist, der computerlesbar ist.

D.h.: eine normale pdf ist keine E-Rechnung, eine pdf aus dem ZUGFeRD-Format ist eine erlaubte E-Rechnung.

Hilfsmittelerbringende, die mit der Branchensoftware Optica Omnia arbeiten, können bereits heute E-Rechnungen empfangen: über eine Schnittstelle zu Sani Aktuell wird die Verarbeitung von ZUGFeRD E-Rechnungen ab dem Januar 2025 kein Problem sein. Zusätzliche Schnittstellen können zukünftig den Empfang weiterer E-Rechnungen ermöglichen.

Für ausgehende Rechnungen von Hilfsmittelerbringenden sind auch nach dem Jahreswechsel 2024/2025 noch Papierrechnungen erlaubt und auch die neuen E-Rechnungen dürfen natürlich verwendet werden. Pdf-Rechnungen - die ja gerade keine E-Rechnungen sind - sind nur nach Zustimmung des Rechnungsempfängers erlaubt.

Erst ab 2027 - bei unter 800.000 Euro Jahresumsatz sogar erst 2028 - müssen Hilfsmittelerbringende ihren Geschäftskunden E-Rechnungen stellen, ab 2028 dann auch gegenüber Patientinnen und Patienten. Für Rechnungen unter 250 € wird es auch in Zukunft keine E-Rechnungspflicht geben.