Praxis-Tipp: Krankheitsvertretungen gut organisieren

Heilmittelerbringer:innen haben sich dem Wohle ihrer Patient:innen verschrieben: Ihre optimale Versorgung hat stets oberste Priorität. Doch was passiert, wenn sie selbst einmal krank sind? Unter dem Motto „selbst und ständig“ sind viele Praxisinhaber:innen solange im Einsatz, bis sie selbst kaum noch in der Lage sind, weiterzuarbeiten. Zu groß sind die drohenden Umsatzausfälle und der organisatorische Aufwand für eine Vertretung. Doch auch angestellte Therapeut:innen schieben den Arztbesuch oft auf, um Ausfallzeiten zu minimieren. Dabei ist die Zahl der Krankschreibungen in Deutschland in den letzten Jahren gestiegen und bleibt hoch: mit spürbaren Auswirkungen auf den Praxisalltag. In Zeiten des Fachkräftemangels bringt jeder Ausfall zusätzliche organisatorische Herausforderungen mit sich. Wie lassen sich Krankheitsvertretungen effizient organisieren? Welche rechtlichen und organisatorischen Aspekte gilt es zu beachten? Und wie kann eine moderne Praxissoftware, wie Optica Viva, dabei helfen?

Wenn Mitarbeitende krank werden

Fällt eine Therapeutin oder ein Therapeut krankheitsbedingt aus, ist schnelle und strukturierte Planung gefragt. Besonders wichtig ist der Vermerk auf dem Rezept: Steht dort „nur bei Frau Müller“, darf die Therapie nicht ohne weiteres von Kolleg:innen übernommen werden, auch bei vergleichbarer Qualifikation. In diesem Fall muss vor der Vertretung eine Rücksprache mit den verordnenden Ärzt:innen erfolgen, die das Rezept anpassen müssen. Fehlt dieser Vermerk, können die Stunden grundsätzlich auch von anderen Therapeut:innen der gleichen Berufsgruppe übernommen werden. Dabei sind gesetzliche Vorgaben zur Qualifikation zu beachten, insbesondere in Bereichen wie der Physiotherapie, wo bestimmte Maßnahmen nur von zertifizierten Fachkräften durchgeführt werden dürfen.

Krankheitsvertretungen sinnvoll organisieren

Für eine effiziente Organisation bei Krankheitsfällen empfiehlt sich eine klare interne Regelung: Wer entscheidet im Krankheitsfall über die Vertretung und wie können Termine umgeplant werden? Eine Übersicht über die verfügbaren Qualifikationen im Team hilft dabei, rasch zu erkennen, welche Kolleg:innen für welche Behandlungen einspringen können und wer flexibel einsetzbar ist. Ebenso wichtig ist eine frühzeitige und transparente Kommunikation mit den Patient:innen, gerade wenn die gewohnten Ansprechpartner:innen fehlen. So wird Verständnis geweckt und Terminausfälle vermieden.

Termine effizient umplanen: Patient:innen frühzeitig informieren

Ist die Vertretung organisiert, beginnt die eigentliche Koordination: Termine müssen umgeplant, Kalender angepasst und Behandlungsdokumentationen überprüft werden. Ohne digitale Unterstützung ist dieser Prozess zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit einer Praxissoftware wie Optica Viva lassen sich diese Herausforderungen jedoch schnell und effizient lösen: Termine können direkt im digitalen Kalender per Drag-and-drop an verfügbare Kolleg:innen übergeben werden. So behalten Praxen stets den Überblick über die Auslastung und Engpässe werden frühzeitig erkannt. Dabei werden alle Änderungen automatisch dokumentiert und für die Abrechnung übernommen. Über die digitale Patientenakte haben Vertretungskräfte Zugriff auf alle relevanten Behandlungsdaten, Therapiepläne und Notizen, ohne langes Suchen oder Rückfragen. Zusätzlich können Patient:innen schnell und professionell per E-Mail informiert werden, etwa durch Textbausteine und Vorlagen in der Software.

Wichtige Fristen und Abrechnungsregeln einhalten

Neben der organisatorischen Planung ist es auch wichtig, rechtliche und abrechnungsrelevante Vorgaben zu beachten. Die Heilmittel-Richtlinien und Rahmenverträge mit den Krankenkassen enthalten klare Regelungen zu Unterbrechungsfristen, Therapeutenbindung und Dokumentation. Wird eine Behandlung zu lange unterbrochen, verliert das Rezept seine Gültigkeit. In der Regel sind 14 Kalendertage zulässig. Ebenso ist es wichtig, dass namentlich genannte Therapeut:innen nur durch andere ersetzt werden dürfen, wenn ein Änderungsvermerk von den behandelnden Ärzt:innen vorliegt. Ein detailliertes und systematisches Dokumentationsmanagement, idealerweise in der Praxissoftware, ist hier unerlässlich. Es weist auf die namentliche Kennzeichnung hin und hält in der digitalen Dokumentation automatisch die Behandelnden mitsamt Terminen nachvollziehbar fest. Absetzungen lassen sich so von vornherein vermeiden.

Vertretungsregelungen langfristig etablieren

Um Krankheitsvertretungen effizient und ohne Zeitdruck zu organisieren, ist es sinnvoll, die Abläufe im Voraus festzulegen. Ein strukturierter Vertretungsplan, der regelmäßig aktualisiert wird, feste Ansprechpartner:innen für das Vertretungsmanagement und eine Übersicht über alle relevanten Rezeptvermerke helfen dabei. Ein zentraler Zugang zu digitalen Behandlungsunterlagen sowie regelmäßige Schulungen für das Team im Umgang mit der Praxissoftware tragen ebenfalls zur Effizienz bei. Gut dokumentiert ist so für die Therapeut:innen nach ihrer Rückkehr auch auf einen Blick ersichtlich, welche Maßnahmen durchgeführt wurden. 

Selbstfürsorge braucht System und eine Software, die mitdenkt

Krankheitsvertretungen sind kein Ausnahmefall, sondern Alltag. Wer nicht nur die Gesundheit der Patient:innen im Blick hat, sondern auch die eigene, muss Verantwortung sinnvoll delegieren können. Klare Abläufe, eine vollständige Dokumentation und digitale Tools schaffen hierfür die nötige Grundlage. Sie sorgen für Transparenz bei Vertretungen, unterstützen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglichen eine reibungslose Patientenversorgung, auch wenn Teammitglieder krankheitsbedingt ausfallen. So bleiben Praxen handlungsfähig, nicht trotz, sondern wegen gesunder Strukturen im Umgang mit Krankheit.