Teamsitzungen als Motivations- & Zufriedenheitsbooster

Teamsitzungen führen oft zu Unzufriedenheit der Teilnehmenden. Mal reichte die Zeit nicht aus, um alles Wichtige zu besprechen, oder notwendige Entscheidungen wurden vertagt. Dabei können Teamsitzungen zur echten Teambuilding-Maßnahme werden, die alle motiviert! Gute Teamsitzungen erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden eminent und stärken so die Bindung zur Praxis. Doch wie können Sie Ihre Teamsitzungen ab sofort nachhaltig, gesund, motivierend und zufriedenstellend gestalten? 

Bei vielen Teamsitzungen fehlt es an Struktur, Orientierung und einem klaren Ziel. Das liegt oft an einer fehlenden Teamsitzungsagenda. Daraus ergeben sich dann schnell Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement. Wenn Sie jede Teamsitzung mit dem Gefühl beenden, wieder nicht alles geschafft zu haben, sorgt das dauerhaft für Frustration und nimmt ihr damit die Möglichkeit, gewinnbringend für alle Beteiligten zu sein. Teilweise kann dieses Gefühl sogar Stress erzeugen. 

Die Fragen, die sich jedes Team stellen sollte, lauten: Wozu wollen wir die Teamsitzungen nutzen? Was sollte wir unbedingt besprechen? Und wie können alle Teilnehmenden so gut wie möglich von unseren Teamsitzungen profitieren? 

Zudem sollte für jede Teamsitzung klar sein, welches Ziel mit dieser Besprechung verfolgt werden soll. Dabei muss es sich natürlich nicht jedes Mal um ein astrein „SMART“ (das heißt spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) formuliertes Ziel handeln. Vielmehr sollte von vornherein deutlich sein, was unbedingt besprochen und entschieden werden soll. 

In Gesprächen mit Praxisinhaber*innen höre ich immer wieder, dass sich viele mehr Interaktion vonseiten des Teams wünschen. Einige Führungspersonen halten eher einen Monolog und die Teammitglieder konsumieren die Informationen. Solche Impulsreferate von Führungspersonen sind für diese weder zufriedenstellend noch zielführend, da einige Teammitglieder die Aufmerksamkeitsspanne nicht aufrechterhalten können und dadurch Besprochenes teilweise gar nicht erst zur Umsetzung kommt. 

Teilweise werden Themen besprochen, die gar nicht für alle in der Runde relevant sind. Das verstärkt die Passivität der Teilnehmenden zusätzlich. Wenn dann noch ständig das Telefon klingelt, kann erst recht kein richtiger Gesprächsfluss entstehen. Dieser kontextuelle Rahmen wird der Bedeutung von Teamsitzungen auch nicht gerecht. Besprechen Sie daher nur Themen, die für alle Anwesenden relevant sind, und schalten Sie den Anrufbeantworter ein. 

Tipps für Ihre Teamsitzungen

Stellen Sie eine Agenda zusammen und setzen Sie Timeboxing ein 

Teamsitzungen brauchen eine Grundstruktur in Form einer Agenda. Die Agenda kann sich aus verschiedenen Bausteinen zusammensetzen, die immer gleichbleiben. Das ermöglicht ein besseres Zeitmanagement, da jeder Agendapunkt eine Timebox bildet. Ein Baustein der Agenda könnte „Informationen & Organisatorisches“ lauten. Dafür könnten beispielsweise zehn bis 15 Minuten vorgesehen werden. Optimalerweise könnte ein Teammitglied auf die Zeit achten. 

Definieren Sie die gewünschten Ziele klar und deutlich 

Was möchten Sie in der Teamsitzung besprechen? Was ist Ihnen wichtig? Was ist dem Team wichtig? Was ist das gemeinsame Ziel der Teamsitzung? Beispiel: Nach der Teamsitzung sind alle darüber informiert, dass nächste Woche Dienstag die neue Praktikantin anfängt und die Praktikumsbetreuung geklärt ist. So oder so ähnlich könnte ein Ziel der Teamsitzung lauten. Die Ziele geben allen Beteiligten eine Orientierung. 

Sammeln Sie im Praxisalltag laufend Themen 

Die Themen für die Teamsitzung sollten vorher gesammelt werden. Das ermöglicht ein besseres Zeitmanagement. Zudem entstehen die meisten Themen während des Praxisalltags und gehen oft bis zum Teamsitzungstermin unter. Etablieren Sie einen Platz, wo Themenwünsche und Anliegen für die Teamsitzung notiert werden können. 

Sieben weitere Tipps für die Gestaltung eine optimalen Teamsitzung, eine Checkliste für Ihre Vorbereitung und wie Sie mit einer „Special Edition“-Teamsitzung für einen besonderen Motivationskick sorgen, lesen Sie auf thieme-connect.de.