Die E-Rechnung kommt: Heilmittelerbringende kaum betroffen – aber Empfangspflicht zum Jahreswechsel

Möglichkeit zum E-Rechnungsempfang ab 01. Januar 2025 Pflicht

Ab dem 01. Januar 2025 müssen alle Heilmittelpraxen Rechnungen von anderen Unternehmern (z.B. Lieferanten, Steuerberatern usw.) elektronisch empfangen können.

Damit ist ausdrücklich nicht gemeint, dass eine pdf-Datei per E-Mail empfangen wird. Pdf-Dateien sind im rechtlichen Sinne keine zulässigen neuen E-Rechnungen. Ebenso wenig können Papierdokumente einfach eingescannt und als Bilddatei die neuen Anforderungen erfüllen. Vielmehr ist ein spezieller Datensatz gemeint, der an sich für das menschliche Auge nicht sinnvoll lesbar ist. Denn es wird zwei Datenformate geben, einmal Xrechnung, für dessen Auslesen man eine spezielle Software braucht und dann das - etwas kompliziert klingende - ZUGFeRD-Format: Dieses ist eine pdf, wobei unter der für den Menschen lesbaren pdf ein Datensatz enthalten ist, der computerlesbar ist.

D.h.: eine normale pdf ist keine E-Rechnung, eine pdf aus dem ZUGFeRD-Format ist eine erlaubte E-Rechnung, weil darunter der eigentlich nicht lesbare elektronische Rechnungsdatensatz liegt.

Ausgehende E-Rechnungen: Mehrjährige Übergangsfristen und Relevanz nur bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen

Für ausgehende Rechnungen gilt, dass auch nach dem Jahreswechsel noch Papierrechnungen erlaubt sind. Auch Pdf-Rechnungen dürfen, nach Zustimmung des Rechnungsempfängers, verschickt werden. Natürlich dürfen auch schon neue E-Rechnungen versendet werden.

Erst ab 2027 - bei unter 800.000 Euro Jahresumsatz sogar erst 2028 - müssen Unternehmer ihren Geschäftskunden E-Rechnungen stellen, ab 2028 dann auch gegenüber Verbrauchern.

Die Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen berührt die meisten Heilmittelerbringer:innen jedoch nicht, denn umsatzsteuerfreie Umsätze, wie sie Heilmittelerbringende generieren, sind weiterhin nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen. Darüber hinaus gilt: für Rechnungen unter 250 € wird es auch in Zukunft keine E-Rechnungspflicht geben.

Die von der Gematik geplante E-Rechnung für Kassenpatienten abseits des Sachleistungsprinzips, etwa für Zuzahlungen, soll gem. 359a SGB V nicht für Heilmittelerbringer sondern nur für Ärzte angeboten werden.

Relevant wird die E-Rechnungspflicht daher nur für solche Heilmittelerbringende werden, die zum Beispiel Fitnessbereiche, Trainings usw. und damit umsatzsteuerpflichtige Leistungen anbieten. Hier müssen dann ab 2027 bzw. 2028 E-Rechnungen an die Kund:innen ausgestellt werden

Gewerbesteuerpflichtigkeit und Gefahr der Infizierung der ganzen Praxis

Neben der Umsatzsteuer muss hier auch Gewerbesteuer gezahlt werden. An sich sind physiotherapeutische Leistungen, egal ob gegenüber GKV-Patienten oder Privatpatienten gewerbesteuerfrei. Die Einnahmen aus dem Verkauf von Produkten wie Massagekissen, Massageprodukten, Badezusätzen etc.; Angebote von Leistungen, die nicht als Heilbehandlung zu werten sind, wie Fitnesskurse, Vermietung des Trainingsbereichs etc. unterliegen der Gewerbesteuer. Die Höhe der Gewerbesteuer („Gewerbesteuerhebesatz“) legt jede Gemeinde selbst fest. Die zu zahlende Gewerbesteuer reduziert die Einkommensteuer. Hat die Gemeinde einen sehr hohen Gewerbesteuerhebesatz festgelegt, bleibt aber ein Steuernachteil.

Dies ist insbesondere deshalb wichtig, weil – anders als bei der Umsatzsteuer – ein zu hoher Anteil gewerbesteuerpflichtiger Leistungen die ganze Praxis mit einer Gewerbesteuerpflicht infiziert; d.h. auch auf die Einnahmen aus den therapeutischen, heilkundlichen Leistungen muss dann Gewerbesteuer gezahlt werden. Dies gilt immer dann, wenn die Umsätze mit gewerbesteuerpflichtigen Angeboten höher sind als 24.500 € im Jahr (§ 11 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 GewStG) oder mehr als drei Prozent des Gesamtumsatzes ausmachen (BFH, Urteil vom 27.08.2014, VIII R 41/11).

Dies kann aber vermieden werden, in dem der nicht-heilkundliche Bereich in ein gesondertes Unternehmen ausgelagert wird; dem Praxisinhaber gehören dann einfach beide Unternehmen – die Therapiepraxis und das Fitnessunternehmen. Bei einer Gemeinschaftspraxis in der Rechtsform der Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) müssten die Gesellschafter dann zwei GbR gründen und betreiben. Hier sollten die gesparten Steuern unbedingt mit den damit verbundenen zusätzlichen Ausgaben und Aufwänden verglichen werden, etwa für einen zweiten Jahresabschluss oder auch für die datenschutzrechtlich notwendige Trennung der Praxissoftware und Datenbanken und wegen der notwendigen Zuordnung der Mitarbeiter (oder Doppelanstellung bei beiden Praxen), damit es nicht zu einer illegalen Arbeitnehmerüberlassung kommt. 

In Einzelpraxen ist dies noch einfacher zu bewerkstelligen, hier kann eine organisatorische und buchhalterische Abgrenzung erfolgen, sodass nur die tatsächlich gewerblichen Leistungen auch gewerbesteuerpflichtig sind. 

Werbung – mit wenigen Einschränkungen erlaubt

Natürlich können für Trainingsbereiche und Selbstzahlerleistungen Werbung gemacht werden, die gesetzlichen Grenzen sind hier sehr weit. Was allerdings vermieden werden sollte ist es, zu suggerieren, die gerade nicht-medizinischen Leistungen seien etwa „medizinische Fitness“ oder es handele sich doch um eine Heilbehandlung („lindert Beschwerden“). Auch darf natürlich nicht damit geworben werden, dass ein Erfolg des Trainings etc. mit Sicherheit eintreten werde. Mehr zum Thema Werbung für Heilmittelpraxen lesen Sie im Ratgeber Recht “Richtig werben - rechtliche Fallstricke erkennen”.

Sorgfalt bei Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Während es für die Verträge im Heilmittelbereich eigentlich keiner schriftlichen Vereinbarungen bedarf, sollte für den Trainingsbereich und die Selbstzahlerleistungen mit den Kunden schriftliche Verträge geschlossen werden. Hier ist es auch ratsam, die Hilfe von Verbänden und Anwälten einzuholen. Denn in den zu erstellenden Allgemeinen Geschäftsbindungen sind eine Vielzahl von Besonderheiten zu regeln für Abwicklung des Verkaufs von Gegenständen, des Ablaufes der Kurse, die Studionutzung, Zahlungen bei Nichterscheinen trotz Terminbuchung etc.. Häufig sehen Allgemeine Geschäftsbedingungen – rechtswidrig - Leistungsänderungs- und Preisanpassungsklauseln vor, mit denen Therapeutinnen und Therapeuten etwa ihr Angebot einseitig anpassen oder die Preise beliebig erhöhen können. Solche Klauseln sind nur aber nur eingeschränkt erlaubt. Hier gilt: Allgemeine Geschäftsbedingungen lieber einmal sorgsam erarbeiten lassen, als immer wieder Streit mit Kundinnen und Kunden zu riskieren.

Dr. Dr. Thomas Ruppel und sein Team beraten Heilmittelerbringer in allen Rechtsfragen rund um die Praxis – www.gesundheitsrecht.de, kanzlei@gesundheitsrecht.de