Checkliste für eine papierlose Praxis: Mit Strategie online gehen

Die Digitalisierung nimmt kräftig an Fahrt auf: Kaum haben PCs und Internet in Heilmittelpraxen Einzug gehalten, werfen bereits Telematikinfrastruktur, Software-Updates und gar Künstliche Intelligenz ihre Schatten auf die Branche voraus. Damit Therapeut:innen auf dem Weg in die papierlose Praxis auch in Zukunft wissen, wo ihnen der Kopf steht, haben wir eine Checkliste in acht strategischen Schritten zusammengestellt.

1. Prozesse analysieren: Weil ineffiziente Workflows digital nicht automatisch gut sind!

Am Anfang des Weges in die papierlose Praxis steht Zeit: Arbeitsabläufe sollten gründlich analysiert und nachvollzogen werden. So lassen sich die Prozesse erkennen, bei denen Papierdokumente zum Einsatz kommen. Anschließend können Sie überlegen, ob und wie diese mit digitalen Lösungen abgebildet werden können. Lassen sich dabei Prozesse verschlanken, steigert das zusätzlich die Effizienz: Die Post-It-Parade mit vielen kleinen Notizzetteln für die Dokumentation kann beispielsweise in der digitalen Patientenakte nicht verloren gehen, relevante Informationen sind schnell auffindbar und auch die Kolleg:innen sind im Vertretungsfall schnell im Bilde über den Behandlungsfortschritt. 

2. Die passende Software finden: Machen Sie sich mit Praxisverwaltungssystemen vertraut!

Der Markt an Praxissoftware ist groß, die Investition nicht von der Hand zu weisen und ein späterer Wechsel, weil die Lösung nicht zur Praxis passt, vermeidbar. Deswegen ist es ratsam, genügend Zeit zum Kennenlernen verschiedener Praxisverwaltungssysteme einzuplanen. Vergleichen Sie Funktionalitäten, Module und die Bedienbarkeit. Dabei sollten Praxisinhaber:innen auch darauf achten, dass die Software über alle für den Alltag relevanten Funktionen verfügt. Auch Wartung und Support sollten bei der Wahl bedacht werden: Gibt es regelmäßige Updates und haben Sie für technische Fragen einen guten Draht zum Serviceteam? Wählen Sie eine zukunftsfähige Lösung, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht! 

3. Software-Schulung: Die Lösung ist nur so gut, wie die Eingabebefehle.

Die Umstellung auf ein digitales Praxisverwaltungssystem verlangt dem gesamten Team parallel zur Patientenversorgung einiges ab – gerade dann, wenn Kolleg:innen erste Schritte in der digitalen Welt gehen. Praxisinhaber:innen sollten deswegen sicherstellen, dass die Mitarbeitenden sich umfassend mit der neuen Software vertraut machen können. Die meisten Anbieter:innen von Praxisverwaltungssystemen bieten Schulungen und Unterstützung bei der Einführung der Lösung an, um den Übergang in die papierlose Praxis reibungslos zu gestalten. Denn nur wenn die Lösung in ihrer ganzen Breite genutzt wird, kann sie ihr volles Potenzial entfalten.    

4. Vom Papier zur digitalen Patientenakte: scannen, ablegen, speichern.

Ist die Praxisverwaltungssoftware gefunden, steht die Digitalisierung der Patientenakten und Dokumentationen an. Wo bisher Papier in Aktenschränken lagerte, müssen vorhandene Dokumente nun gescannt und in die neue Software übertragen werden. Unser Tipp: Planen Sie die dafür nötige Zeit ein und stellen Sie klare Regeln für die Dateneingabe und -organisation auf. So vermeiden Sie in Zukunft langes Suchen. In der digitalen Patientenverwaltung haben Therapeut:innen stets in Echtzeit alle Infos beisammen: von Patientendaten über Behandlungsverläufe bis hin zu Verordnungen und Therapieberichten.

5. Digitale Terminverwaltung: Patient:innen da erreichen, wo sie mobil unterwegs sind.

Die Patientenversorgung beginnt bereits bei der Terminvereinbarung. Dabei sind Patient:innen heute mobiler denn je: Über Handy, App und Messenger sind sie rund um die Uhr online und schätzen es, per E-Mail, SMS oder App Termine zu vereinbaren, daran erinnert zu werden und auf Behandlungspläne und wichtige Informationen zugreifen zu können. Implementieren Sie eine digitale Terminverwaltung, um die Planung, Koordinierung und Überwachung von Terminen zu verbessern. Dabei sollte auch sichergestellt sein, dass alle Kolleg:innen Zugriff auf den digitalen Kalender haben und Terminerinnerungen automatisch versendet werden. So lässt sich nicht nur der Verwaltungsaufwand deutlich minimieren, sondern auch Ausfälle vermeiden.

6. Rezeptverwaltung & Abrechnung: Manuelle Fehler und Absetzungen reduzieren.

Die Verwaltung von Rezepten und Verordnungen ist das Herzstück der Heilmittelpraxis: Hier entscheidet sich die Wirtschaftlichkeit des ganzen Teams. Absetzungen gilt es zu vermeiden, bedeuten sie doch einen enormen zusätzlichen, nicht vergüteten Verwaltungsaufwand. Mit einer Praxisverwaltungssoftware lässt sich die Rezeptverwaltung digital vereinfachen. Das spart nicht nur Zeit bei der Abrechnung: Fehler lassen sich beim digitalen Rezept durch einen automatisierten ersten Check durch die Software reduzieren. So lässt sich die Zusammenarbeit mit Ärzt:innen und auch Krankenkassen verbessern. Dabei schärft die Praxissoftware mit Statistiken und Auswertungsmöglichkeiten auch den betriebswirtschaftlichen Blick: Mit Hilfe einer Therapeutenstatistik per Knopfdruck lassen sich beispielsweise Monatsabrechnungen gestalten und Umsätze vergleichen. 

7. Ende der Zettelwirtschaft: Aufgabenverwaltung und Patientenmanagement digital.

Wo früher schnell niedergeschriebene Notizzettel mit wichtigen Aufgaben im Team herumgereicht wurden, können Therapeut:innen im Dashboard ihres digitalen Arbeitsplatzes jederzeit anstehende Aufgaben organisieren. So lassen sich Aufgaben teamübergreifend erstellen, delegieren und nachverfolgen. Eine mobile Anbindung per App ermöglicht die Aufgabenverwaltung auch abends vom Sofa oder unterwegs beim Hausbesuch. Das spart nicht nur Zeit: So werden auch keine Aufgaben mehr aufgrund verloren gegangener Todo-Listen in Papierform vergessen.

8. Der Weg ist das Ziel: In realisierbaren Schritten in die papierlose Praxis.

Zeit steht auch am Ende des Weges in die papierlose Praxis. Denn im zunehmenden Tempo technischer Neuerungen ist es wichtig, stets am Puls der Zeit zu bleiben. Wer da mitgehen möchte, sollte regelmäßig kleine Terminfenster einplanen, um die digitalen Prozesse weiter anzupassen. Dabei können Rückmeldungen der Mitarbeitenden ebenso einfließen, wie Feedback der Patient:innen. So lassen sich Arbeitsabläufe weiter gemäß der aktuellen Praxisanforderungen optimieren. Auch in der digitalen Praxis ist der Weg das Ziel: Arbeiten Sie kontinuierlich daran, Ihre Praxis immer weiter zu digitalisieren und den Einsatz von Papierdokumenten zu minimieren. Dabei sollten realisierbare Schritte geplant und konsequent verfolgt werden.  

In der papierlosen Praxis am Heilmittelmarkt Schritt halten.

Der Weg in die papierlose Praxis erfordert Zeit, Einsatz und gute Planung. Das lohnt sich, denn mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie schaffen Therapeut:innen Freiräume – für eine optimale Patientenversorgung, eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie nicht zuletzt für mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz. Mit einer speziell auf die Anforderungen von Heilmittelerbinger:innen zugeschnittenen Praxissoftware halten Therapeut:innen Schritt am Markt und bleiben zukunftsfähig.