Pro und Contra: Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware

Heilmittelpraxen unterliegen laut § 12 SGB V dem Wirtschaftlichkeitsgebot: Leistungen müssen ausreichend, zweckmäßig und wirtschaftlich sein und dürfen das Maß des Notwendigen nicht überschreiten. Den Überblick über die Finanzen zu behalten, ist somit oberstes Gebot der Praxisführung. Dabei gilt es, auch im steten Wandel gesetzlicher Neuerungen rund um die Abrechnung von Heilmittelleistungen den Durchblick zu behalten. Um ihre Zahlen auf ein geordnetes Fundament zu stellen, haben Leistungserbringer:innen bei der Rezeptabrechnung die Wahl zwischen Selbstabrechnung und der Auslagerung an einen Abrechnungsdienstleister. Wo diese bisher oft zugunsten Letzterer ausfiel, wirft leistungsfähige Abrechnungssoftware mit umfangreichen Funktionen zur Unterstützung der Selbstabrechnungdabei ein neues Licht auf die Vor- und Nachteile rund um Flexibilität, Kontrolle und Kosteneinsparungen. Dabei ist die Selbstabrechnung theoretisch auch ohne Software möglich, aber in der heutigen Praxis aufgrund des hohen Aufwands, der Komplexität der Abrechnungsprozesse und der Notwendigkeit, regelmäßige Updates und Änderungen im Abrechnungsprozess zu berücksichtigen, kaum durchführbar. Die Nutzung von spezialisierter Abrechnungssoftware erleichtert die Arbeit erheblich, reduziert das Fehlerrisiko und spart Zeit. Technologischer Fortschritt, die Einführung der Telematikinfrastruktur (TI) und die zunehmende Digitalisierung im Gesundheitswesen tragen ihr übriges zum neuen Status Quo bei der Frage „Selbstabrechnung oder Abrechnungszentrum?“ bei.

Fäden aus der Hand: Gut aufgehoben im Abrechnungszentrum?

Der Weg zum Abrechnungszentrum ist bequem, das komplexe Thema damit so gut wie vom Tisch. Gleichwohl will eine langfristige Entscheidung wie diese gut überlegt sein. Selbstabrechnung stellt da für viele Praxisinhaber:innen im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und damit einhergehender neuer unterstützender Softwarefunktionen eine interessante Alternative dar. Sie behalten damit alle Fäden in der Hand, sparen die Gebühren für externe Dienstleister:innen und takten die Abrechnung dann flexibel im Terminkalender ein, wenn es gut hineinpasst. Dazu braucht es zunächst nur die Anmeldung am elektronischen Abrechnungsverfahren und entsprechende technische Voraussetzungen, allen voran eine passende Abrechnungssoftware.  

Einiges muss passen, damit Therapeut:innen ihr Geld erhalten

Dabei lohnt der genaue Blick auf die im Vertrag enthaltenen Leistungen und damit einhergehenden Kosten nicht nur bei der Wahl eines Abrechnungszentrums: Auch bei der Abrechnungssoftware sollte das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmen, denn es muss einiges passen, damit Therapeut:innen nach erfolgter Behandlung ihr Geld erhalten: Es müssen Rezepte nach Kostenträgern sortiert, geprüft und erfasst werden, Rechnungen müssen geschrieben, nicht versicherte Rezepte verschickt und Zahlungseingänge überwacht, geprüft und verbucht werden. Mahnungen müssen raus, Rezeptrückläufer und Reklamationen gesichtet, sortiert, korrigiert und erneut abgerechnet werden. 

Passgenaue Abrechnungssoftware: Automatisierte Arbeitsschritte und Zeitersparnis

Die Abrechnungssoftware sollte möglichst gut zu den Arbeitsabläufen im Praxisalltag passen. Eine einfache Lösung stellt dabei das entsprechende Modul in der bereits vorhandenen Praxisverwaltungssoftware dar, wie es bei Optica Viva der Fall ist. Andernfalls ist es unabdingbar, zunächst die Kompatibilität zwischen Praxislösung und Abrechnungstool zu prüfen. Optica Viva verfügt über eine automatisierte Rechnungserstellung und übermittelt diese über eine DAKOTA-Schnittstelle für den digitalen Datenaustausch direkt an die Kostenträger. Auch mit Abrechnungszentren kann die Lösung gekoppelt werden. Dabei genügt die elektronische Rechnungsstellung zwar nicht, denn die Originalverordnungen müssen postalisch an die Krankenkassen gesendet werden. Dennoch spart die effizientere Abwicklung vieler manueller Arbeitsschritte erheblich Zeit, welche Therapeut:innen wieder mehr der Patientenversorgung oder der eigenen Freizeit widmen können. So verwaltet und pflegt die Software auch Patientendaten und sich stetig ändernde Kostenträgerinformationen weitgehend automatisch. Regelmäßige Software-Updates halten diese auf dem aktuellsten Stand, ohne dass Sie diese Informationen selber mühsam zusammentragen müssen. Ein weiterer Zeitfresser im Praxisalltag ist die Rezeptprüfung: Laut Heilmittelrichtlinie sind Therapeut:innen verpflichtet, Verordnungen auf Vollständigkeit und fehlerhafte Eingaben zu prüfen. Eine Praxissoftware verfügt bestenfalls über integrierte Prüfregelwerke, welche Rezepte auf Übereinstimmung mit einer Vielzahl an Kriterien abgleichen. Den kritischen Blick auf die Rezeptrückseite oder die Unterschrift der Ärzt:innen ersetzt die Technik dabei noch nicht ganz. Nichtsdestotrotz minimiert die automatisierte Rezeptprüfung Fehler und senkt die Rücklaufquote. Zahlungseingänge überwacht und verbucht das System ebenfalls automatisch und unterstützt beim Mahnwesen.    

Abrechnungssoftware auf dem Prüfstand: Lohnt sich die Selbstabrechnung?

Nicht außer Acht bleiben sollte bei allen technischen Möglichkeiten für Selbstabrechner:innen das Risiko im Hinblick auf Kürzungen und Absetzungen oder fehlerhafte Rezepteinreichungen, das sie eigenständig tragen müssen. Abrechnungszentren bieten hier zusätzliche Sicherheiten, auch durch die Übernahme des Mahnwesens, um die Patientenbindung nicht zu belasten, und ein Liquiditätsmanagement, welches etwa die Einnahmen vorfinanzieren kann. So sollten entsprechende Versicherungen in die Kostenaufstellung bei der Selbstabrechnung einfließen. Dabei stellt sich nicht zuletzt auch die Kompetenzfrage: Was trauen Praxisinhaber:innen sich und ihren Verwaltungsmitarbeitenden zu? Regelmäßige Fortbildungen für einen aktuellen Wissensstand rund um die Abrechnung sollten eingeplant und Abwesenheiten im Krankheits- und Urlaubsfall bedacht werden, damit es nicht zu finanziellen Engpässen kommt. Dabei sollten Selbstabrechner:innen bei der Möglichkeit, Geld für externe Dienstleister:innen einzusparen, im Blick behalten, dass Arbeitszeit auch einen Geldwert besitzt und ihr Tag nur 24 Stunden hat. So gilt es abzuwägen, wie Therapeut:innen ihre Arbeitszeit nutzen möchten, ob sie die entsprechende Freude an der Schreibtischarbeit mitbringen und wie lange sie dort sitzen möchten. 

Im Selbsttest: Individuelle Voraussetzungen und Vorlieben der Praxis prüfen

Ohne Abrechnung keine wirtschaftliche Praxisführung: Damit diese im Praxisalltag nicht zu viele Ressourcen bindet, bietet moderne Abrechnungssoftware Heilmittelerbringer:innen vielfältige automatisierte Funktionen, die zunehmend Zeit für die eigentliche therapeutische Arbeit freisetzen. Dabei bleibt die Selbstabrechnung mit Herausforderungen verbunden, welche durch Beauftragung eines Abrechnungszentrums auf mehrere Schultern verteilt werden können. Generell lässt sich sagen, dass die Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware für kleine bis mittelgroße Praxen mit überschaubarem Patientenvolumen und einem guten Zeitmanagement eine interessante Alternative darstellen kann. Mit Interesse an Digitalisierung und der entsprechenden technischen Ausstattung profitieren sie von den Automatisierungsmöglichkeiten der Abrechnungssoftware. Größere Praxen und Therapiezentren sollten hingegen von der Entlastung durch Hinzuziehen eines Abrechnungszentrums Gebrauch machen. Auch für neugegründete oder stark wachsende Praxen bietet sich die Zusammenarbeit mit einem Abrechnungszentrum an: Zeit und noch nicht vorhandenes Know-how können so zugebucht werden. Auch Praxen, die Risiken, wie Zahlungsausfälle, rechtliche Komplikationen oder Abrechnungsfehler minimieren möchten, sind bei einem Abrechnungszentrum besser aufgehoben. So hängt die Wahl zwischen Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware und einem Abrechnungszentrum von den individuellen Voraussetzungen in der jeweiligen Praxis ab.    

Hilfreiche  Fragen bei der Wahl zwischen Selbstabrechnung mit Abrechnungssoftware und Abrechnungszentrum:

1. Kosten und Budget: Welche Kosten entstehen durch die Anschaffung und den Betrieb einer (neuen) Abrechnungssoftware im Vergleich zu den Gebühren eines Abrechnungszentrums? Gibt es versteckte Kosten (z.B. für Updates, Support oder Schulungen) bei der Abrechnungssoftware? Wie beeinflussen die Kosten die Liquidität und Budgetplanung der Praxis?
    
2. Zeitaufwand und Arbeitsbelastung: Wie viel Zeit beansprucht die Einarbeitung und regelmäßige Nutzung der Abrechnungssoftware? Kann das Praxisteam die zusätzliche Arbeitsbelastung durch die Selbstabrechnung bewältigen, oder würde dies die Kernaufgaben (z.B. Patientenversorgung) beeinträchtigen? Wie viel Zeit würde durch die Beauftragung eines Abrechnungszentrums für andere wichtige Aufgaben frei werden?
    
3. Kompetenz und Know-how: Verfügen Praxisinhaber:in oder das Team über ausreichendes Wissen im Bereich Abrechnung und gesetzliche Anforderungen, um eine korrekte Abrechnung sicherzustellen? Wie hoch ist das Risiko von Fehlern bei der Selbstabrechnung, und welche Folgen könnte diese haben (z.B. Rückforderungen durch Krankenkassen)? Bietet das Abrechnungszentrum spezifisches Fachwissen oder Zusatzservices, die helfen könnten, rechtliche Vorgaben besser einzuhalten?
    
4. Flexibilität und Kontrolle: Wie flexibel ist die Praxis in der Nutzung der Abrechnungssoftware? Können Anpassungen vorgenommen werden? Wieviel Kontrolle über den Prozess bleibt, wenn ein Abrechnungszentrum beauftragt wird? Hat das Praxisteam jederzeit Einblick in den Stand der Abrechnung? Wie wichtig ist die Unabhängigkeit von externen Dienstleister:innen?
    
5. Datensicherheit und Datenschutz: Wie werden Patientendaten bei der Selbstabrechnung durch die Software geschützt? Entspricht die Software den aktuellen Datenschutzbestimmungen (DSGVO)? Wie gewährleistet das Abrechnungszentrum den Schutz sensibler Patientendaten? Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es? Welche Risiken bestehen im Falle eines Datenlecks bei einem Abrechnungszentrum im Vergleich zur Selbstverwaltung?
    
6. Support und Kundenservice: Welche Art von Support bietet der Softwareanbieter (z.B. telefonischer Support, Schulungen, Online-Hilfen) und wie schnell ist dieser verfügbar? Wie gut ist der Kundenservice des Abrechnungszentrums? Gibt es Erfahrungsberichte oder Empfehlungen? In welchem Umfang und zu welchen Kosten kann im Notfall auf Unterstützung zugegriffen werden?
    
7. Zukunftsperspektive: Wie entwickelt sich die Praxis voraussichtlich in den nächsten Jahren? Wird es zukünftig mehr oder weniger Zeit für administrative Aufgaben geben? Ist die Abrechnungssoftwaßre skalierbar und anpassbar an die wachsenden Anforderungen der Praxis? Könnte ein Wechsel zwischen Selbstabrechnung und Abrechnungszentrum in der Zukunft erforderlich sein, und wie einfach wäre dieser Wechsel?
    
8. Feedback und Erfahrungen: Welche Erfahrungen haben andere Praxisinhaber:innen mit der jeweiligen Abrechnungssoftware oder dem Abrechnungszentrum gemacht? Gibt es Empfehlungen oder Warnungen von Kolleg:innen, die bereits eine der beiden Optionen nutzen? Wie zufriedenstellen ist die aktuelle Abrechnungslösung und wo gibt es Verbesserungspotential?
    
9. Features und Funktionen: Welchen Funktionsumfang hat die Software meiner Wahl? Kann die Softwarelösung lediglich Funktionen rund um die Rezeptabrechnung abbilden oder gibt es weitere Features, die den Parallelbetrieb weiterer Softwarelösungen unnötig machen? Gibt es eine Abrechnungssoftware, die gleichzeitig auch eine Praxisverwaltungssoftware ist?