Absetzungen bei der Blankoverordnung Ergotherapie: Ursachen kennen, Vergütung sichern

Stand: April 2026

Wer die häufigsten Absetzungsgründe bei der Blankoverordnung kennt, schützt seine Praxis vor unerwarteten Vergütungsausfällen – und kann die therapeutische Freiheit, die die Blanko-VO bietet, wirklich nutzen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen, was das Ampelsystem bei der Wirtschaftlichkeitsprüfung wirklich bedeutet und wie eine sichere Abrechnung konkret aussieht.

Mehr Therapiefreiheit – aber das Abrechnungsrisiko liegt bei Ihnen

Die Blankoverordnung ist das, worauf viele Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten lange gewartet haben: Sie entscheiden in bestimmten Diagnosegruppen selbst über Heilmittel, Frequenz und Gesamtdauer der Therapie ohne Vorgaben des verordnenden Arztes – ein echter Gewinn für die Versorgungsqualität.

Die Kehrseite ist real: Mit der erweiterten Versorgungsverantwortung nach § 125a SGB V liegt auch die wirtschaftliche Verantwortung vollständig bei Ihnen. Und die Regeln für Abrechnung und Dokumentation unterscheiden sich von jenen der konventionellen Heilmittelverordnung.

Die entscheidende Hürde dabei ist die zeitliche Struktur. Eine Blankoverordnung läuft 16 Wochen. Abgerechnet wird erst, wenn die Verordnung abgeschlossen ist. Wer einen Fehler erst beim Einreichen bemerkt, hat ihn in vielen Fällen bereits vor Wochen gemacht und kann ihn nicht mehr korrigieren. Der Bundesverband Ergotherapie Deutschland (BED) hatte bereits bei Vertragsabschluss ein Absetzungsmoratorium gefordert, um Praxen eine Eingewöhnungszeit zu geben. Der Vorstoß scheiterte. Und die Befürchtungen, die dahinterstanden, haben sich bewahrheitet: Absetzungen, insbesondere bei der Zuordnung von Diagnosen zu den zugelassenen Diagnosegruppen, sind inzwischen eine der meistgenannten Barrieren, wenn es um die Akzeptanz der Blankoversorgung in der Praxis geht.

Die häufigsten Absetzungsgründe – eine aktuelle Übersicht

1. Fehlende oder falsche Kennzeichnung auf der Verordnung

Das klingt trivial, kommt aber in der Praxis häufiger vor als erwartet: Die Blankoverordnung muss im Feld „Heilmittel nach Maßgabe des Kataloges" exakt und ausschließlich mit dem Wortlaut „BLANKOVERORDNUNG" gekennzeichnet sein – in Großbuchstaben, ohne Abweichungen. Es darf weder ein weiteres Heilmittel, noch eine Verordnungsmenge, noch eine Frequenz hinzugefügt sein. Fehlt diese Kennzeichnung oder ist sie unvollständig, handelt es sich abrechnungstechnisch nicht um eine Blankoverordnung, sondern um eine reguläre Heilmittelverordnung. Die Folge: Absetzung der Blanko-spezifischen Abrechnungspositionen.

Praxis-Tipp: Führen Sie beim Eingang jeder Verordnung konsequent einen Verordnungscheck durch – bevor die Behandlung beginnt. Ein nachträglicher Korrekturbedarf beim Arzt, der erst nach dem ersten Therapietermin auffällt, kann nicht mehr berücksichtigt werden.

2. Diagnose passt nicht zur zugelassenen Diagnosegruppe

Die Blankoverordnung in der Ergotherapie gilt aktuell nur für drei Diagnosegruppen: SB1 (Erkrankungen der Wirbelsäule, Gelenke und Extremitäten mit motorisch-funktionellen Schädigungen), PS3 (wahnhafte und affektive Störungen, Abhängigkeitserkrankungen) und PS4 (dementielle Syndrome). Liegt eine andere Diagnosegruppe vor – selbst wenn der verordnende Arzt „BLANKOVERORDNUNG" eingetragen hat –, ist die Verordnung nicht als Blankoverordnung zugelassen und darf nicht nach § 125a SGB V abgerechnet werden.

Hinzu kommt ein weiterer, in der Praxis häufig genannter Punkt: die korrekte Zuordnung der ICD-10-Codes zur jeweiligen Diagnosegruppe. Nicht jede Diagnose, die oberflächlich zur richtigen Gruppe zu passen scheint, ist tatsächlich der entsprechenden Diagnosegruppe zugeordnet. Fehler in dieser Zuordnung sind laut BED aktuell einer der häufigsten Absetzungsgründe überhaupt.

Praxis-Tipp: Legen Sie sich intern eine Zuordnungsliste der für Ihre Praxis relevanten ICD-10-Codes zu den drei Diagnosegruppen an und schulen Sie Ihr Team auf dieses Thema.

3. Versorgungsbezogene Pauschale: doppelt oder gar nicht

Die versorgungsbezogene Pauschale (Abrechnungsposition 54503) soll den organisatorischen Mehraufwand der Blankoverordnung abgelten – derzeit in Höhe von 98,59 Euro – und wird genau einmal pro Blankoverordnung abgerechnet. Absetzungen entstehen sowohl dann, wenn sie doppelt abgerechnet wird, als auch dann, wenn sie vergessen wird und nachträglich nicht mehr ergänzt werden kann.

Praxis-Tipp für Optica-Kund:innen: Die versorgungsbezogene Pauschale wird automatisch abgerechnet. Ein Hinweis auf der Rückseite der Verordnung ist nur dann erforderlich, wenn sie ausnahmsweise nicht abgerechnet werden soll.

4. Fehlende oder inkorrekte Zeitangaben auf der Verordnungsrückseite

Anders als bei klassischen Verordnungen müssen Sie auf der Rückseite der Blankoverordnung nicht nur das Heilmittel eintragen, sondern auch die Zeitangaben zur Behandlungsdauer. Ein Eintrag wie „motorisch-funktionelle Behandlung" reicht nicht – es muss beispielsweise „motorisch-funktionelle Behandlung 60" heißen (Minutenangabe). Ohne diese Angaben können die Leistungen nicht korrekt abgerechnet werden.

Werden mehrere Datenblätter für die Quittierung verwendet (z. B. bei voller 16-wöchiger Nutzung), müssen diese nummeriert werden, damit die Zuordnung zur Ausgangsverordnung eindeutig bleibt.

5. Zeitangaben falsch eingetragen: Intervalle statt Minuten, oder Vor-/Nachbereitung mitgerechnet

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Art der Zeitangabe auf der Verordnungsrückseite: Einzutragen ist ausschließlich die reine Behandlungszeit in Minuten – nicht die Zeitintervalle (ZI), die im Ampelsystem hinterlegt sind. Die Vor- und Nachbereitungszeit wird von Optica automatisch abgerechnet und darf daher auf der Rückseite nicht eingetragen werden. Wer sie trotzdem manuell ergänzt, riskiert eine Doppelabrechnung und damit eine Absetzung.

Ebenfalls wichtig: Abkürzungen für das Heilmittel sind erlaubt, und Wiederholungszeichen für die Heilmittelbezeichnung sind zulässig – die Minutenangabe hingegen muss bei jeder einzelnen Behandlung ausgeschrieben werden, auch wenn dasselbe Heilmittel in gleicher Dauer wiederholt wird.

Korrekt sieht das so aus:

mot. funktionelle Beh.  30

          ''         30

Fehlt die Minutenangabe auch nur in einer Zeile, kann diese Behandlungseinheit nicht abgerechnet werden.

6. Maßnahmen nachträglich korrigiert

Bei klassischen Heilmittelverordnungen gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Korrekturmöglichkeiten. Bei der Blankoverordnung gilt: Eingetragene Maßnahmen dürfen nachträglich nicht korrigiert werden. Auch die Minutenangabe darf nicht nachträglich korrigiert werden, das Heilmittel selbst darf nachträglich korrigiert werden. 

7. Parallele Verordnung für dieselbe Lokalisation

Eine Blankoverordnung und eine konventionelle Heilmittelverordnung für dieselbe Diagnosegruppe und dieselbe Lokalisation dürfen nicht parallel laufen. Liegen beide vor, ist der Krankenkasse die parallele Versorgung nicht erstattungsfähig – die Folge ist eine Absetzung einer der beiden Verordnungen.

Wirtschaftlichkeitsprüfung bei der Blankoverordnung: Was wirklich gilt

Hier besteht nach wie vor einige Unsicherheit – und die ist verständlich, denn das Thema Wirtschaftlichkeit ist bei der Blankoverordnung anders geregelt als bei konventionellen Verordnungen.

Keine vertragsärztliche Wirtschaftlichkeitsprüfung

Blankoverordnungen unterliegen nicht den vertragsärztlichen Wirtschaftlichkeitsprüfungen nach § 106b SGB V. Das bedeutet: Ärztinnen und Ärzte, die Blankoverordnungen ausstellen, sind davon nicht betroffen. Die wirtschaftliche Verantwortung liegt vollständig bei Ihnen als Therapeutin oder Therapeut.

Diese Verlagerung der Verantwortung ist der Kern des Konzepts. Mit der erweiterten Versorgungsverantwortung übernehmen Sie nicht nur mehr therapeutische Freiheit, sondern auch die Mengen- und Ausgabenverantwortung gegenüber der GKV.

Das Ampelsystem als integrierter Steuerungsmechanismus

Statt einer nachgelagerten Wirtschaftlichkeitsprüfung arbeitet das System der Blankoverordnung mit einem präventiven Ampelsystem auf Basis von 15-Minuten-Zeitintervallen (ZI):

• Grüne und gelbe Phase: Volle Vergütung, keine Einschränkungen.
• Rote Phase: Ab Überschreitung der Grenzwerte (176 ZI bei SB1, 200 ZI bei PS3/PS4) werden die zusätzlichen Zeitintervalle mit einem Vergütungsabschlag von 9 Prozent belegt. Dieser Abschlag wird automatisch im Abrechnungsverfahren umgesetzt.

Wichtig: Das Ampelsystem gilt nicht für Versicherte mit langfristigem Heilmittelbedarf und nicht für Verordnungen des besonderen Verordnungsbedarfs. Für diese Patientengruppen gelten die Grenzen des Ampelsystems ausdrücklich nicht. Der langfristige oder besondere Behandlungsbedarf wird über en ICD-10 Code gesteuert.

Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass Leistungen in der roten Phase grundsätzlich unzulässig seien. Das ist falsch. Leistungen in der roten Phase dürfen erbracht werden – sie werden lediglich mit einem Abschlag vergütet. Entscheidend ist, dass Sie eine nachvollziehbare Dokumentation führen können, wenn der Behandlungsumfang deutlich über dem Durchschnitt liegt.

Die aktuelle Kritik der Krankenkassen im Blick behalten

Seit Einführung der Blankoverordnung in der Ergotherapie im April 2024 sind die Ausgaben der GKV in den betroffenen Diagnosebereichen laut AOK-Bundesverband um rund 62 Prozent gestiegen, die Anzahl der Behandlungen um 34 Prozent. Der AOK-Bundesverband kritisiert zudem, dass die Abrechnungsdaten kaum Anpassungen im Therapieaufbau zeigen – also wenig Variation bei Heilmittelauswahl, Kombination und Frequenz.

Diese Entwicklung hat politisches Gewicht: Wenn die Ausgabendynamik weiter steigt, ohne dass ein erkennbarer Qualitätsgewinn nachgewiesen werden kann, steigt der Druck auf die Vertragspartner, die Regelungen der Blankoverordnung zu verschärfen. Das macht eine sorgfältige, individuelle und gut dokumentierte Therapieplanung nicht nur aus fachlich-ethischen, sondern auch aus strategisch-berufspolitischen Gründen wichtiger denn je.

Dokumentation als Absicherung – und als Argument

Die Qualität Ihrer Dokumentation ist das wichtigste Instrument, um Absetzungen zu vermeiden und im Prüfungsfall abgesichert zu sein. Das gilt in besonderem Maße, wenn Sie im Rahmen der Blankoverordnung umfangreichere Therapieverläufe dokumentieren.

Achten Sie auf folgende Punkte:

• Der therapeutische Bedarf und die Begründung für Heilmittelauswahl, Frequenz und Gesamtdauer sind klar aus der Dokumentation ersichtlich.
• Die Praxisdiagnostik und (sofern angewendet) die Bedarfsdiagnostik sind mit Datum und Ergebnis dokumentiert.
• Veränderungen im Therapieverlauf (z. B. Anpassung der Frequenz oder Heilmittelwechsel) sind nachvollziehbar begründet.
• Alle erbrachten Leistungen, die ein Versicherter persönlich erlebt hat, sind von diesem auf der Rückseite der Verordnung quittiert – einschließlich korrekter Zeitangaben.

Checkliste: Blankoverordnung sicher annehmen und abrechnen

Bevor Sie mit der Therapie beginnen, prüfen Sie:

✅ Im Feld „Heilmittel nach Maßgabe des Kataloges" steht exakt „BLANKOVERORDNUNG"
✅ Die Diagnosegruppe ist SB1, PS3 oder PS4
✅ Der ICD-10-Code ist korrekt der angegebenen Diagnosegruppe zugeordnet
✅ Personalienfeld (Patient, Krankenkasse, Arzt) ist vollständig und eindeutig
✅ Stempel und Unterschrift des/der Verordnenden sind vorhanden
✅ Keine parallele konventionelle Verordnung für dieselbe Lokalisation
✅ Alle korrekturbedürftigen Angaben sind vor dem ersten Behandlungstermin durch den Arzt geändert worden

Während der Behandlung:

✅ Zeitangaben (bei Optica-Kunden ohne Vor-& Nachbereitungszeit) werden bei jeder Therapieeinheit korrekt auf der Rückseite eingetragen
✅ Quittierung durch die Patientin/den Patienten erfolgt lückenlos
✅ Therapieplanung und -verlauf sind dokumentiert und begründet
✅ Ampelstatus fortlaufend im Blick behalten
✅ Zusatzblätter werden nummeriert (z. B. 1/4, 2/4 ...)
✅ Für Optica Kunden: Analyse ist quittiert (Optica benötigt diese Angabe für die korrekte Abrechnung, auch wenn diese lt. Rahmenvertrag nicht verpflichtend ist)

Fazit: Mehr Freiheit erfordert mehr Sorgfalt

Die Blankoverordnung ist ein bedeutsamer Schritt hin zu mehr professioneller Autonomie für Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten. Gleichzeitig bringt sie eine Verschiebung der Verantwortung mit sich – sowohl fachlich als auch wirtschaftlich. Wer die Spielregeln kennt und die Abrechnung konsequent nach diesen Regeln gestaltet, kann von der neuen Versorgungsform profitieren.

Die häufigsten Absetzungsursachen liegen nicht in der Therapie selbst, sondern in der Verwaltung: falsche Kennzeichnung, fehlerhafte Diagnose-Zuordnung, unvollständige Zeitangaben. Diese Fehler lassen sich durch klare Prozesse, ein gut geschultes Team und – wenn sinnvoll – durch die Unterstützung eines erfahrenen Abrechnungspartners weitgehend vermeiden.