Praxiskennzahlen: Die numerischen Symptome der erfolgreichen Praxis
Die eigene Praxis ist immer die beste! Aber stimmen auch die Zahlen, die das belegen? Statistik liegt nicht allen Therapeut:innen. Die meisten haben ihren Beruf gewählt, weil sie gerade keine Zahlen am Schreibtisch verdrehen wollten. Was für Heilmittelerbringer:innen zählt, ist die Patientenversorgung. Wer auswerten möchte, wie gut die wirklich ist, kommt an Zahlen jedoch nicht ganz vorbei. Praxiskennzahlen gilt es auch im Auge zu behalten, wenn es um die finanzielle Stabilität der Praxis geht, um Produktivität, Behandlungsqualität oder Mitarbeiterzufriedenheit. Sie sind die numerischen Symptome über den Gesundheitszustand der Heilmittelpraxis. Dabei sind Therapeut:innen zugleich Expert:innen in der optimalen Behandlung verschiedenster Krankheitssymptome: Warum nicht auch, wenn es um die Stabilität der eigenen Praxis geht? Gerade wenn Statistik nicht zu den persönlichen Leidenschaften der Praxisinhaber:innen zählt, lohnt sich eine Software für Praxiscontrolling und Praxissteuerung, wie Optica Viva, doppelt. Denn mit den wichtigsten Zahlen bequem per Mausklick bietet sie einen extra Mehrwert mit Potenzial für die erfolgreiche Praxis. Das Rechnen bleibt dabei ganz der Software überlassen.
Mehr als nur Bauchgefühl: Statistik verrät den Zustand der Behandlungsqualität
Das Maß der Dinge ist in der Heilmittelpraxis die Patientenversorgung. Mehr als das Bauchgefühl ist nötig, um zu beurteilen, wie gut sie wirklich ist. Zentrales Instrument zur Bewertung der Praxiskennzahlen ist die aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Sie gibt einen Überblick über Umsatz, Kosten sowie wichtige Finanzkennzahlen, wie Gewinn und Verlust. Die meisten Praxen bekommen sie einmal im Jahr von ihrer Steuerberatung. Ein Blick in die Statistik der Praxisverwaltungssoftware verrät darüber hinaus die Symptome über den Zustand von Patientenzufriedenheit und Behandlungsqualität. Hier können diverse Kennzahlen einfach nach Tag, Woche oder Jahr gefiltert werden. Dabei gibt etwa die Neupatientenquote Aufschluss über den Akquiseerfolg und die Attraktivität der Praxis. Eine niedrige Stornoquote deutet darauf hin, dass Patient:innen die angebotenen Termine schätzen. Viele Absagen hingegen wirken sich direkt auf die Terminauslastung und die Umsätze der Praxis aus.
Wichtige Praxiskennzahlen, die Aufschluss über Patientenbindung und Qualität geben:
- Neupatientenquote
- PAtientenbindung
- Terminabsagequote
- Anzahl der behandelten Diagnosen
- Patientenzufriedenheit
- Fehlerquote bei der Abrechnung
- Erfolgsquote der Therapien
- Durchschnittliche Reaktionszeit auf Patientenanfragen
- Einhaltung von Behandlungsvorgaben
Finanzielle Praxiskennzahlen verraten wirtschaftliche Stabilität
Finanzielle Praxiskennzahlen sind gleichsam Symptome über die wirtschaftliche Stabilität der erfolgreichen Praxis. So beschreibt die Umsatzrentabilität den Prozentanteil des Gewinns zum Gesamtumsatz. Der Umsatz pro Therapeut:in ermöglicht es, individuelle Beiträge zum Praxiserfolg sichtbar zu machen. Der Wert legt den Grundstein für eine faire Entlohnung und Provisionen. Auf diese Weise stellen Praxisinhaber:innen auch sicher, dass Mitarbeitende mit Zusatzausbildung leistungsgerecht und motivierend bezahlt werden. Gleichzeitig bietet die Kennzahl eine Entscheidungsgrundlage für Investitionen in Fortbildungen. Die Personalaufwandquote gibt dabei den Prozentanteil der Personalkosten zum Gesamtumsatz an. Die Rezeptdurchlaufzeit gibt Aufschluss über die Zeit von der Rezeptausstellung bis zur Abrechnung. Daraus lassen sich Rückschlüssen auf die Liquidität ziehen, denn eine schnelle Bearbeitungszeit reduziert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt den Geldfluss. Ohne Moos nix los: Das gilt auch für die erfolgreiche Praxis. Therapeut:innen wissen: Mit Kenntnis der Symptome können Behandlungsmaßnahmen, die ein zuvor festgelegtes Ziel verfolgen, auf den Weg gebracht werden.
Folgende Kennzahlen sollten Praxisinhaber:innen in ihrer Software für Praxissteuerung und Praxiscontrolling im Blick behalten:
- Umsatz pro Therapeut:in
- Umsatzrentabilität
- Kosten pro Behandlungseinheit
- Personalaufwandquote
- Rezeptdurchlaufzeit
- Gewinnmarge
- Kosten-Nutzen-Verhältnis
- Liquidität
- Einnahmen pro Patient:in
- Umsatz pro Rezept
- Abschreibungsquote
Damit die Praxis läuft: Statistiken im Blick mit Optica Viva
Optica Viva versorgt Sie mit den wichtigsten Kennzahlen für Ihre Praxis: vom Umsatz über Therapeutenbezogene Kennzahlen bis hin zu weiteren Auswertungen über Ärzte oder Diagnosen werten Sie mit Optica Viva ganz einfach aus, wo Sie mit Ihrer Praxis stehen.
Produktivität und Prozesse: Weniger Bürokratie, mehr Patientenversorgung
Kennzahlen rund um die Produktivität und Abläufe in der Praxis haben direkten Einfluss auf die Schreibtischzeit: Wo weniger Bürokratie herrscht, bleibt mehr Zeit für die Patientenversorgung. Neben strukturierten Praxisabläufen tragen hohe Produktivitätskennzahlen zur Work-Life-Balance bei, wenn am Ende des Tages mehr Zeit für Freizeit übrigbleibt. Die Auswertung der Mitarbeiterproduktivität trägt dazu bei, Arbeitszeiten und Ressourcen besser planen zu können. So lassen sich Engpässe vermeiden und die Therapeut:innen optimal einsetzen. Kennzahlen über die Bearbeitungszeit für Rezeptprüfungen, die Patientenauslastung oder die Anzahl der offenen Rechnungen erlauben Rückschlüsse über Optimierungspotenziale der Praxisabläufe. Mit diesem Ziel vor Augen können in der Software für Praxiscontrolling und Praxissteuerung auch Folgeprozesse, wie ein Mahnwesen, eine automatisierte Rezeptprüfung oder ein virtueller Terminkalender in Gang gesetzt werden. So lassen sich etwa Behandlungsausfälle durch eine automatisierte Terminvergabe mit Erinnerungsfunktionen reduzieren.
Wichtige Kennzahlen, die Aufschluss über die Produktivität und Prozesstruktur der erfolgreichen Praxis geben:
- Patientenauslastung
- Mitarbeiterproduktivität
- Anzahl der Behandlungseinheiten pro Therapeut:in
- Durchschnittliche Behandlungszeit pro Patient:in
- Behandlungsdichte (Anzahl der Behandlungen pro Zeiteinheit)
- Bearbeitungszeit für Rezeptprüfungen
- Anzahl der offenen Rechnungen
Selbstheilungskräfte: Wie Mitarbeitende über Stabilität und Zukunftsvision entscheiden
Die Mitarbeitenden sind vielleicht ein bisschen wie das Immunsystem der erfolgreichen Praxis: Ihre Motivation, ihre Produktivität und ihr Potenzial sind die Selbstheilungskräfte der Praxis und entscheiden über Stabilität und Zukunftsvisionen. Dabei stellt der Fachkräftemangel mit Personalengpässen eine große Herausforderung für Heilmittelpraxen dar. Gute Therapeut:innen zu halten und dem Team ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten, ist deswegen existenziell. Praxiskennzahlen, die den Status Quo der Mitarbeitersituation beleuchten, gebührt deswegen besonderes Augenmerk bei der Inspektion des Gesamtzustandes der Heilmittelpraxis. Eine hohe Mitarbeiterfluktuation deutet auf Unzufriedenheit hin und ist verbunden mit zusätzlichem Zeitaufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Ein niedriger Krankenstand spricht für ein gesundes Arbeitsklima. Eine hohe Fortbildungsquote steht für Leistungsbereitschaft und wirkt sich wiederum auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus.
Wichtige Kennzahlen für Ihr Mitarbeitermanagement:
- Mitarbeiterfluktuation
- Mitarbeiterzufriedenheit
- Krankheitsquote
- Fortbildungsquote (Anteil der Mitarbeitenden in Fortbildung)
Abrechnung mit Optica: einfach und sicher
Optica heißt für Sie: Adieu, Abrechnungsstress & Verwaltungsaufwand! Denn mit unseren Abrechnungsleistungen sind Sie bestens aufgestellt: Mit Akribie und Erfahrung übernehmen wir Ihre Abrechnung und senken die Absetzungsquote, damit Sie am Ende auch erhalten, was Ihnen zusteht. Sie reichen dabei nur Ihre Verordnungen ein, alles andere erledigen wir.
Praxiskennzahlen als Indikator über die Umsetzung der Praxisziele
Wer die Praxiskennzahlen als numerische Symptome betrachtet, die den aktuellen Praxiszustand beleuchten, kann darauf aufbauend eine Diagnose stellen und entsprechende Behandlungen in Form von Maßnahmenpaketen anordnen. Ausgestattet mit einer modernen Software für Praxissteuerung und Praxiscontrolling, wie Optica Viva, haben Praxisinhaber:innen ihr Anamnese- und Behandlungswerkzeug gleichzeitig zur Hand: Die Kennzahlen tragen dazu bei, die richtigen Folgeprozesse in Gang zu setzen, um der gesunden Praxisführung auf die Sprünge zu helfen, Prozesse auf Kurs zu bringen und dabei Zeit und Kosten einzusparen. So sind sie letztlich Indikator bei der Umsetzung der Praxisziele: weniger Bürokratie, mehr Freizeit, zufriedene Patient:innen, ein attraktives Arbeitsumfeld und finanzielle Stabilität.