Wissen für Gründer:innen - Verordnungsmanagement leicht gemacht

Fehlerhafte Verordnungen kosten bares Geld. Was Heilmittelerbringer:innen bei der Erfüllung ihrer Prüfplichten beachten müssen, haben wir unsere Expertin Angelika Mettlach gefragt.

Junge Therapeutin markiert Unterlagen

Leistungserbringer:innen im Heilmittelbereich sind laut Heilmittelrichtlinie verpflichtet, Verordnungen auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Übersehen sie dabei falsche oder fehlende Angaben der Ärzt:innen, haben letztere nicht das Nachsehen: Die Krankenkassen drehen dann den Geldhahn der Heilmittelerbringer:innen zu. „Eine Absetzung ist schmerzhaft: Dabei geht es schnell um mehrere hundert Euro“, so Angelika Mettlach, Verkaufsleiterin und Schulungsreferentin bei Optica. Deswegen sei es vor allem für Praxisinhaber:innen existenziell wichtig, korrekte Verordnungen abzurechnen. In größeren Heilmittelpraxen haben angestellte Therapeut:innen oft wenig mit der Rezeptprüfung zu tun. Da übernimmt das Backoffice die Verwaltungsarbeiten. Gründer:innen hingegen übernehmen bei begrenztem Budget häufig erst einmal allein alle anstehenden Aufgaben der Praxisverwaltung. Gut beraten ist da, wer sich mit dem Verordnungsmanagement auskennt. 

Expert:in für Verordnungsmanagement werden

In der Ausbildung ist das Verordnungsmanagement gewöhnlich allenfalls am Rande Thema. Glücklich können sich da Auszubildende schätzen, wenn die Schule Expert:innen aus der Praxis für Vorträge neben dem eigentlichen Curriculum einlädt. Im Nachgang bieten etwa die Berufsverbände oder Dienstleister im Heilmittelbereich, wie Optica, Fortbildungen zu Prüfpflichten und absetzungsrelevanten Existenzgründerthemen an. Was aber müssen Leistungserbringer:innen bei der Erfüllung ihrer Prüfpflichten wissen?

Was Sie zum Verordnungsmanagement wissen müssen

Angelika Mettlach bietet regelmäßig Weiterbildungen im Verordnungsmanagement an. Sie weiß: „Die neue Heilmittelrichtlinie, die zum 1.1.2021 in Kraft getreten ist, gibt für alle Heilmittelbereiche nur noch ein Verordnungsformular, das Muster 13, vor. Therapeut:innen sind verpflichtet, es auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen. Andernfalls drohen trotz erfolgter Behandlung leere Kassen“. Dabei müssen sie etwa prüfen, ob die formalen Angaben vollständig sind. Fehlen Daten oder sind fehlerhaft, darf die Behandlung nicht begonnen werden, bis die behandelnden Ärzt:innen die Verordnung korrigiert und die Änderungen durch ihre Unterschrift versehen mit Datum besiegeln. Verordnen Ärzt:innen ein Heilmittel, für das die Therapeut:innen keine Zulassung haben, darf das Rezept nicht angenommen werden. Leistungserbringer:innen müssen auch prüfen, ob das Heilmittel zur Diagnosegruppe passt: „Dazu müssen Therapeut:innen den neuen bundesweit einheitlichen Rahmenvertrag kennen. Wir investieren bei Optica viel Zeit und Geld, um uns und unsere Kund:innen auf dem aktuellsten Stand zu halten. Dabei bieten wir regelmäßig Webinare und Schulungen an und stellen mit dem Verordnungs-Check eine formale Vorabprüfung der Rezepte als Zusatzleistung bereit“, so Angelika Mettlach.     

Was sind die häufigsten Fehler im Verordnungsmanagement?

Die Expertin für Verordnungsmanagement kennt die typischen Fehler beim Ausfüllen des Muster 13: „Wichtig ist, dass neben den Patientenangaben der Kostenträger eingetragen ist. Das Ausstellungsdatum darf nicht fehlen, die Diagnosegruppe und der ICD-10-Code“, so Angelika Mettlach. Weiterhin ist die Angabe der Leitsymptomatik entweder buchstabencodiert oder patientenindividuell als Klartext anzugeben. Dabei müssen Heilmittel und Behandlungseinheiten entsprechend des Heilmittelkatalogs hinterlegt werden. „Gerne vergessen werden Stempel und Unterschrift der behandelnden Ärzt:innen“, so Angelika Mettlach weiter. Bei Änderungen auf der Verordnung muss der Arzt die Änderung mit Datum und Unterschrift bestätigen. Dabei ist es wichtig zu beachten, ob ein dringlicher Behandlungsbedarf angekreuzt wurde. Dann muss die Behandlung auch innerhalb von 14 Tagen ab Ausstellungsdatum beginnen. Ist das nicht möglich, muss das noch vor Behandlungsbeginn innerhalb dieser zwei Wochen durch die Ärzt:innen geändert werden. Hat der Arzt kein Kreuz gesetzt, muss die Behandlung innerhalb von 28 Tagen ab Ausstellungsdatum stattfinden. „Die Rückseite der Verordnung gehört den Therapeut:innen: Dort müssen die Behandlungsmaßnahmen korrekt eingetragen werden, die Daten stimmen und Unterbrechungen von mehr als 14 Tagen mit der sogenannten KFT-Regelung gekennzeichnet sein“, erläutert Angelika Mettlach. Damit sind entsprechend der Anfangsbuchstaben therapeutisch indizierte Behandlungsunterbrechungen, Krankheit oder Ferien gemeint. Auch Hausbesuche, etwaige Zeitbeschränkungen oder Details zu bestimmten Behandlungen müssen vermerkt werden - stets übereinstimmend mit den Angaben auf der Vorderseite.

Unterstützung bei der Erfüllung der Prüfpflichten

Abrechnungsdienstleister, wie Optica, unterstützen Therapeut:innen bei der Erfüllung ihrer Prüfpflichten. So übernehmen wir etwa eine Rezeptprüfung vor Einreichung bei den Krankenkassen. Vorteil für die Leistungserbringer:innen: Sollte uns doch eine fehlerhafte Angabe durch die Lappen gegangen sein, bekommen die Therapeut:innen trotzdem ihr Geld. Außerdem bietet Optica mit der Praxissoftware „Optica Viva“ eine Lösung, die nicht nur alle Prozesse in Heilmittelpraxen von der Terminplanung bis zur Abrechnung abbildet, sondern auch über eine Prüffunktion verfügt, die bei Eingabe der Verordnungsdaten auf etwaige Fehler hinweist. „Wer Rezepte in Optica Viva überträgt, kann davon ausgehen, dass sie abrechnungsfähig sind“, so Angelika Mettlach. Ein weiterer Vorteil offenbart sich bei Folgeverordnungen: Sie werden automatisch übernommen. Therapeut:innen müssen dann nur noch das Ausstellungsdatum anpassen und prüfen, ob sich auf der Verordnung etwas geändert hat. Extra-Kosten für eine separate Rezepterfassung entfallen dadurch.  

Barrierefreie Kommunikation: Mitreden, mitbestimmen, mitmachen

Praxis & Betrieb

Wo lohnt sich Beziehungsmanagement besonders?

Gute Beziehungen zu Patient:innen, Kolleg:innen und Ärzt:innen lohnen sich. Wo Beziehungsmanagement besonders wichtig ist lesen Sie hier.

Physiotherapeut in Ausbildung

Existenzgründung

Ausbildungsthema Existenzgründung?

Es wird viel diskutiert um die Ausbildungsordnung in Heilmittelberufen - vor allem um die hochschulische Qualifikation. Welche Rolle spielt dabei das…

Befundung mit Tablet

Software

Wie gelingt die Softwareinführung in meiner Praxis?

Die passende Praxissoftware auszuwählen ist die eine Sache, sie im laufenden Betrieb einzuführen eine andere. Worauf es dabei ankommt lesen Sie hier.

Illustration: Rezeptabrechnung mit Optica

Abrechnung

LHB und BVB: 5 Tipps wie Sie extrabudgetäre Verordnungen prüfen

Langfristiger Heilmittelbedarf und Besondere Verordnungsbedarfe sind häufige Sonderfälle bei Verordnungen. Wann diese möglich sind und worauf Sie…

Abrechnung

Anpassung der Beihilfesätze im Heilmittelbereich

Die Bundesbeihilfe hat zum 01.01.2022 in einigen Bundesländern die Sätze in der Beihilfe erhöht. Alle Informationen lesen Sie hier.

Ergotherapeutin macht Ballünbungen mit kleinem Jungen

Heilmittelrichtlinie

Ist der Rahmenvertrag im Praxisalltag angekommen?

Nach den Verhandlungen ist für die Heilmittelverbände vor den Verhandlungen. Wie geht es nach dem Inkrafttreten des Bundesrahmenvertrags weiter? Wir…

Therapeut mit Zusatzqualifikation behandelt Frau

Praxis & Betrieb

Zahlen sich Zusatzqualifikationen aus?

Für den wirtschaftlichen Erfolg einer Praxis ist ein tragfähiges Konzept entscheidend. Zusatzqualifikationen können dabei eine wichtige Rolle spielen.…

junge Physiotherapeutin sitzt verträumt vor dem Laptop

Existenzgründung

Praxisgründung leicht gemacht

Unsere Webinarreihe für Existenzgründer:innen informiert über den Weg in die eigene Praxis. Am 4. Februar 2022 ging es um die optimale Vorbereitung…